Роботизация: от макроса до RPA-решения

Статья

Интервью Киры Лапиной, генерального директора Северсталь -Центр Единого Сервиса для портала CFO-Russia

- Как давно «Северсталь-ЦЕС» занялся роботизацией процессов? Что сделано в этом направлении уже сейчас?

- Роботизация у нас развивалась эволюционно: в 2013 году мы начали активно внедрять макросы для автоматизации рутинных процессов в центре единого сервиса. С начала процессы автоматизировались точечно. Расчет KPI стал первым процессом, который был автоматизирован. До этого процесс сбора и расчета KPI занимал неделю, а после внедрения макроса -1 день без участия человека. Quick win дал значимый эффект и было решено собирать наиболее трудоемкие процессы и программировать макросы для них.

Следующей стадией стала подготовка «агентов автоматизации (роботизации)». Для сотрудников была разработана обучающая модульная программа, которая совершенствовалась в зависимости от запросов бизнеса. «Агенты автоматизации» разрабатывали макросы для процессов в своих подразделениях. Результатом разработки макроса является документальный код макроса и регистрация его в реестре макросов.

Количество макросов росло с каждым годом, и здесь на помощь к нам пришла технология RPA — инструмент управления и администрирования всеми роботизированными процессами. Центр единого сервиса освоил два RPA-решения. Несколько роботов обслуживает рутинные процессы в ЦЕС уже более года. Это позволило высвободить 45 FTE или более 80000 человеко-часов в год.

- Как подготовить компанию к внедрению RPA? Что нужно предусмотреть перед началом роботизации?

- Подготовка компании можно разделить на три направления: формирование определенной digital-среды в коллективе, поскольку сотрудникам придется взаимодействовать с роботами; аудит и изменения в тех бизнес-процессах, которые планируется роботизировать; предпринять меры по безопасности данных и защите кода и ПО. Аудит бизнес-процессов и их оптимизация могут привести, например, к упразднению или радикальному изменению процессов.

Начинать стоит с вводного обучающего курса по RPA и архитектуре бизнес-процессов, для тех, кто в перспективе будет в рабочей группе по настройке процессов и внедрения роботов. Роботы следуют определенной логике. Все бизнес-процессы необходимо будет перестроить, следуя этой логике. С другой стороны, сотрудники уже на этом этапе понимают, как взаимодействовать с роботами и что, они управляемы обычными пользователями ПК. Роботов также можно настроить работать автономно — включаться и отключаться в установленное время.

После вводного курса необходимо проанализировать бизнес-процессы в компании. Процессы систематизируются по следующим признакам: алгоритмизация, повторяемость процесса, стабильность процесса, наличие большого количества ошибок по вине человеческого фактора, структурированная информация на входе. Далее определяем приоритеты по порядку роботизации процессов. Приоритеты чаще всего определяются сложностью и трудоемкостью процессов, и трудозатратами на них.

Параллельно осуществляется выбор оптимального инструмента для реализации проекта по роботизации: RPA-решение. Мы в своей практике используем технологически лучшие и доступные в России.

Безопасность данных, защита кода и ПО обязательно должны быть в фокусе компании при внедрении RPA. В нашей компании все макросы и роботы защищены паролем. Обязательны комментарии к коду в макросе и схеме процесса для робота. Это необходимо для обеспечения процесса преемственности и доступа дополнительных авторизованных пользователей. В политике безопасности по ИТ компании следует предусмотреть, что RPA-решения программируются пользователем (либо у них есть рекордер, который запоминает алгоритм действий пользователя), поэтому соблюдение роботами безопасности напрямую зависит от пользователей.

- Как вы оценивали эффективность внедрения RPA?

- После того, как на более раннем этапе были выбраны приоритетные процессы для роботизации и RPA-решение — приходит время тестового режима роботизации и обучения по использованию робота. На основании этих тестовых процессов необходимо рассчитывать бизнес-кейс для роботов и затем проецировать его на остальные процессы.

Стоимость лицензии на RPA-решения высока, поэтому бизнес-кейс на данном этапе следует рассчитывать на период 6–18 месяцев. При дальнейшей роботизации — этот срок может сокращаться.

При расчете мы учитываем все расходы на задействованные FTE, включая аренду, расходы на обучение отнимаем целевые инвестиции в лицензию и внедрение робота и поддержке. Рассчитываем эффекты, как количественные, так и качественные и сравниваем с ранее подсчитанными расходами. Алгоритм расчета бизнес-кейса схож с тем, что мы используем при расчете эффекта при переходе компании на аутсорсинг бизнес-процессов.

- Как выбирали наиболее подходящее компании решение?

При выборе RPA-решения мы прежде всего изучили экспертные обзоры RPA. Протестировали несколько решений и пришли к выводу, что такое решение обязательно должно быть доступно на нашем рынке и адаптировано для наших пользователей. Таких решений на тот момент оказалось всего два.