Автоматизация документооборота
Переход на электронный формат обмена исключает риск потери важных документов, упрощает процесс хранения и передачи сведений между подразделениями. Электронный документооборот (ЭДО) оптимизирует процессы. Помогает оперативно отслеживать перемещение и статус документации. Автоматизация упрощает коммуникацию не только внутри компании, но и со сторонними участниками процесса: государственными органами, подрядчиками, клиентами.
Внедрение
электронного документооборота
Электронный документооборот позволяет автоматизировать все связанные с обработкой и обменом документами процессы.
Первый этап введения электронного документооборота в организации — анализ ситуации для подбора эффективной стратегии и грамотного построения системы перехода. Здесь важно учитывать как законодательные требования, так и внутренние регламенты компании. Оценивать преимущества цифровизации и желание контрагентов перейти на такой формат.
Выбор поставщиков
Процесс подбора поставщика включает несколько пунктов:
-
Определение требований к системе ЭДО и составление перечня услуг для конкретной компании.
-
Исследование рынка поставщиков, их оценка по нескольким параметрам: функциональности, надежности, клиентской поддержке.
-
Подписание договора с выбранным поставщиком
Внедрение и поставка систем ЭДО
Направление запросов оператору электронного документооборота для эффективного построения рабочего процесса. Проверка готовности к внедрению ЭДО, установка ПО и обучение сотрудников работе с системой. Контрольное тестирование и запуск. Организация технической поддержки на период внедрения
Проектное управление
Создание и инструктаж команды, ответственной за внедрение ЭДО. Проработка плана управления с целями и сроками, регулярный мониторинг ситуации. Выявление возможных рисков и решение проблем, связанных с цифровизацией документооборота
Реинжиниринг бизнес-процессов
Анализ бизнес-процессов, под которые выстроен документооборот. Определение слабых мест для улучшения ситуации и оптимизации работы. Разработка и внедрение новых направлений с последующей адаптацией под ЭДО
Управление изменениями
Разъяснение персоналу преимуществ перехода на электронный документооборот, а также правил безопасности при использовании электронной подписи.
Отслеживание внедрения ЭДО и внесение корректировок при необходимости. Поддержка и консультации на весь период адаптации
Собственная методология выбора поставщиков
При оценке поставщиков систем ЭДО мы обращаем пристальное внимание на такие критерии как:
- Надёжность поставщика
- Безопасность его продуктов
- Функциональные возможности системы
- Удобство интерфейса для пользователей
- Перспективы развития решения
- Стоимость реализации проекта
Бизнес-эффекты
от внедрения ЭДО
Сокращение времени и трудоёмкости
сопровождающих документооборот процессов
Прямая экономия средств
на бумаге, принтерах, курьерских услугах, бумажных архивах и т.п.
Исключение штрафов за нарушения,
связанные с некорректностью оформления документов
Существенное сокращение количества
вызванных «человеческим фактором» внутренних ошибок
Надёжное и безопасное хранение данных
Удобство взаимодействия
с контрагентами, органами государственной власти и между подразделениями
Преимущества работы с Северсталь – ЦЕС
Настройка ЭДО: этапы и особенности
Услуги по организации работы с электронными документами состоят из нескольких блоков:
-
Подготовка. Предварительный анализ для определения целей внедрения с дальнейшей подготовкой электронной подписи руководителя и других ответственных лиц. Выбор тарифа и подключение к системе ЭДО, при необходимости — настройка роуминга.
-
Установка программного обеспечения, настройка параметров цифрового документооборота с учетом специфики деятельности компании. Интеграция с внутренними корпоративными системами. Подбор форматов документации, схем согласования, регламентов взаимодействия подразделений.
-
Документообразование. Создание документации в утвержденных форматах. Отправка документов, заверенных электронными подписями (ЭП), через систему ЭДО.
-
Обработка входящих данных. Получение электронных документов через систему электронного учета. Проверка подлинности ЭП и регистрация входящих документов.
-
Хранение и архивация. Систематизация файлов, организация хранения в соответствии с требованиями законодательства РФ. Обязательное резервное копирование электронных документов — на физических носителях или в надежных облачных сервисах.
Во время работы электронные документы организации создают в одном из утвержденных форматов. Наиболее популярные — это XML, поддерживаемый большинством систем ЭДО, а также архивный PDF/A и EDI.
Важно! Электронная документация, заверенная ЭП, имеет такую же юридическую силу, что и бумажная. При этом цифровые документы должны содержать все реквизиты компании, как и стандартные аналоги на бумаге.
Узнать стоимость
своего проекта
Другие услуги
Частые вопросы
Важно выбрать электронную систему с учетом потребностей, специфики работы организации и существующей схемы документооборота. Это может быть веб-версия или интеграция с действующими учетными системами организации. После этого подбирают подходящего оператора и подключаются к системе. Одновременно с этим подключают контрагентов, обучают персонал, оцифровывают бумажные документы. Настраивают доступ и внедряют электронные подписи.
При переходе важна непрерывная техническая поддержка и обучение.
Цифровизация документооборота с контрагентами проходит в несколько этапов:
-
Сообщение контрагенту о переходе на ЭДО. Проверка готовности второй стороны к новому формату взаимодействия. Получение ключа электронной подписи (ЭП).
-
Направление приглашения для входа в систему электронного документооборота с указанием ИНН и email контрагента.
-
Настройка параметров обмена файлами — определение форматов, способов передачи и хранения данных.
-
Тестовый обмен для выявления возможных ошибок и проверки корректности настроек.
После тестовых операций можно приступать к реальному обмену документами, подписанными ЭП.
Кому обязательно нужен электронный документооборот:
-
Компаниям, участвующим в тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ и государственных закупках на сумму более 3 млн рублей.
-
Бюджетным организациям, муниципальным учреждениям.
-
Индивидуальным предпринимателям, торгующим одеждой, обувью и другими маркированными товарами.
-
Кредитным и страховым организациям, участникам рынка ценных бумаг.
-
Организациям, взаимодействующим с Роскомнадзором и Росздравнадзором.
Перечень категорий постоянно обновляется. Актуальные сведения — на официальном сайте ФНС.