Ведение кадрового делопроизводства для крупных компаний

Северсталь - ЦЕС берёт на себя полный цикл кадрового администрирования и структурно закрывает несколько блоков:

Кадровое делопроизводство:

• оформление приёма, перевода, увольнения и иных кадровых событий;
• подготовка и ведение трудовых договоров, дополнительных соглашений и должностных инструкций;
• оформление отпусков, командировок, совмещений и временных переводов;
• ведение личных дел сотрудников, воинского и миграционного учета;
• формирование и хранение кадровой документации в соответствии с номенклатурой дел.

Учёт рабочего времени:

• ведение табелей учёта рабочего времени по всем категориям персонала;
• контроль соблюдения режимов труда и отдыха;
• учёт сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни;
• обработка данных при сменном, вахтовом и гибком графиках работы.

Регуляторная отчётность:

• подготовка и подача сведений в Социальный фонд России и иные контролирующие органы;
• формирование статистической отчётности по численности и движению персонала;
• сопровождение проверок со стороны государственной инспекции труда.

Мы сопровождаем весь жизненный цикл сотрудника в компании — от оформления приёма до закрытия трудовых отношений:

Приём на работу:

• формирование пакета документов при трудоустройстве;
• оформление трудового договора и ознакомление с локальными нормативными актами;
• внесение данных в кадровую систему и заведение личного дела.

Изменения в период работы:

• переводы на другую должность или в другое подразделение;
• изменение условий труда и оплаты через дополнительные соглашения;
• оформление совмещений, замещений и временных переводов;
• обработка заявлений на отпуск, учебный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком.

Увольнение:

• подготовка документов по всем основаниям прекращения трудового договора;
• расчёт и выдача трудовой книжки или формирование сведений о трудовой деятельности (СТД-Р);
• закрытие личного дела и архивирование документации.

Мы поддерживаем как традиционный бумажный, так и электронный кадровый документооборот (КЭДО) в зависимости от зрелости инфраструктуры заказчика:

Электронный документооборот (КЭДО):

• работа в системах КЭДО, используемых или выбранных заказчиком;
• подписание кадровых документов усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• обеспечение юридической значимости электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ;
• хранение документов в электронном архиве с обеспечением доступа по запросу.

Бумажный документооборот:

• оформление, регистрация и хранение бумажных кадровых документов;
• ведение журналов регистрации приказов, договоров и иных документов;
• обеспечение архивного хранения в соответствии со сроками, установленными законодательством.

Гибридная модель:

• возможность параллельного ведения документооборота в обоих форматах в переходный период;
• поддержка миграции с бумажного на электронный документооборот.

Соответствие законодательным требованиям обеспечивается командой Северсталь -ЦЕС на нескольких уровнях:

Мониторинг изменений законодательства:

• отслеживание изменений в Трудовом кодексе РФ, подзаконных актах и разъяснениях Роструда;
• оперативное обновление шаблонов документов и регламентов при вступлении в силу новых норм;
• информирование заказчика о значимых изменениях, затрагивающих его кадровые процессы.

Контроль качества документов:

• многоуровневая проверка оформляемых документов на соответствие требованиям ТК РФ;
• контроль установленных законодательством сроков ознакомления сотрудников с документами.

Сопровождение проверок:

• подготовка документации к проверкам государственной инспекции труда;
• формирование ответов на запросы и предписания контролирующих органов;
• анализ выявленных нарушений и разработка корректирующих мер совместно с заказчиком.

Мы обеспечиваем корректный учёт рабочего времени при любых режимах, предусмотренных трудовым законодательством:

Нестандартные режимы:

• сменный график с суммированным учётом рабочего времени;
• вахтовый метод работы с учётом межвахтового отдыха;
• гибкий и скользящий графики, в том числе для дистанционных сотрудников;
• ненормированный рабочий день с учётом компенсаций.

Нестандартные ситуации:

• обработка отклонений: прогулы, опоздания, сверхурочная работа;
• работа в выходные и нерабочие праздничные дни с соответствующим оформлением;
• учёт времени простоя и отстранения от работы.

Интеграция с системами контроля доступа:

• загрузка данных из СКУД для автоматического формирования табелей;
• сверка данных систем доступа с фактическими кадровыми событиями;
• обработка расхождений и исключений по согласованным с заказчиком регламентам.

Переход организован поэтапно по проверенной методологии Северсталь - ЦЕС и структурирован для минимизации рисков непрерывности HR-процессов:

Этап 1 — Подготовка к переводу:

• подписание рамочного договора;
• формирование каталога процессов для передачи;
• обследование передаваемых процессов и формирование их детального каталога;
• оценка зрелости учётной базы и качества исходных данных.

Этап 2 — Детальный дизайн и перевод процессов:

• подготовка целевой модели и проектных решений;
• разработка KPI, SLA и регламентов взаимодействия;
• внедрение перечня организационных изменений;
• наём и обучение персонала;
• реализация плана организационных изменений;
• утверждение целевых бизнес процессов;
• перевод процесса в Северсталь - ЦЕС.

Этап 3 — Стабилизация:

• корректировка модели обслуживания в первые месяцы и донастройка процессов;
• мониторинг деятельности;
• консультирование и поддержка сотрудников ЦЕС и сотрудников бизнес единиц;
• корректировка расчета показателей SLA.

Мы выстраиваем взаимодействие с работниками заказчика в рамках чётко определённых процессов:

Прямое взаимодействие с сотрудниками:

• выдача справок о трудовой деятельности, стаже и занимаемой должности;
• ознакомление с кадровыми документами в рамках КЭДО или очно;
• консультирование по типовым вопросам кадрового учёта в рамках согласованного регламента.

Взаимодействие через HR-службу заказчика:

• приём исходных данных для оформления кадровых событий от HR-партнёров;
• эскалация нестандартных запросов через выделенного менеджера Северсталь - ЦЕС;
• уведомление HR-службы об истекающих сроках оформления документов.

Передача кадрового делопроизводства в Северсталь - ЦЕС обеспечивает измеримые результаты по нескольким направлениям:

Финансовый эффект:

• снижение операционных затрат на кадровую функцию за счёт оптимизации численности и устранения затрат на содержание инфраструктуры;
• снижение расходов на устранение последствий кадровых ошибок и штрафных санкций ГИТ;
• предсказуемая стоимость сервиса с прозрачной моделью ценообразования от Северсталь - ЦЕС.

Операционный эффект:

• снижение нагрузки на HR-службу за счёт передачи рутинных кадровых операций;
• сокращение сроков оформления кадровых документов за счёт стандартизации процессов;
• устранение зависимости от конкретных сотрудников кадровой службы.

Стратегический эффект:

• высвобождение ресурса HR-функции для работы с вовлечённостью, развитием и удержанием персонала;
• передача регуляторных рисков профессиональной команде Северсталь - ЦЕС с финансовой ответственностью (при соблюдении клиентом условий OLA)
• масштабируемость сервиса при росте численности персонала без дополнительного найма.

После запуска мы выстраиваем трёхуровневую модель взаимодействия, обеспечивающую полную управляемость процесса:

Опеционный уровень:

• выделенный менеджер Северсталь - ЦЕС как единая точка контакта для заказчика;
• согласованные каналы и сроки передачи данных о кадровых событиях;
• регламентированный порядок обработки нестандартных запросов и инцидентов.

Тактический уровень:

• ежемесячные встречи по итогам периода с разбором показателей качества;
• управленческая отчётность по SLA в разрезе типов кадровых операций;
• оперативная эскалация отклонений и согласование корректирующих мер.

Стратегический уровень:

• квартальные сессии по развитию сервиса и оптимизации процессов;
• анализ динамики показателей и точек для автоматизации совместно с командой Северсталь - ЦЕС;
• согласование изменений в объёме услуг при реструктуризации или росте компании.