Этапы внедрения электронного документооборота в организации

• Зачем нужно внедрение ЭДО?
• Какие преимущества компания получит от внедрения ЭДО?
• Какие проблемы могут возникнуть?
• Анализ текущего документооборота на предприятии
• Положение о внедрении ЭДО на предприятии
• Официальный ввод ЭДО в компанию
• Этапы внедрения электронного документооборота

Любая компания со временем должна перейти на электронный документооборот. Внедрение ЭДО – это выгодно и целесообразно. Перевод всех документопотоков в цифровую систему позволяет ускорить и повысить эффективность работы всего предприятия, сократить расходы компании и выйти на новый уровень коммуникации с партнерами.

Зачем нужно внедрение ЭДО?

Электронный документооборот позволяет наладить обмен документами с партнерами и структурными подразделениями компании. Основные функции, которые предоставляет ЭДО:

• Хранение, сортировка и редактирование документации в одной программе.
• Защита конфиденциальности информации при помощи шифрования данных и настройки уровня доступа к документам организации.
• Контроль и отслеживание действий сотрудников.
• Оперативное согласование и составление документов.
• Быстрый поиск документации в архиве по ключевым словам.
• Экономия на расходных материалах, канцелярских товаров и услугах курьерской службы.
• Разгрузка бухгалтера, секретаря, юридического и кадрового отделов.

Для внедрения ЭДО понадобится система электронного документооборота (СЭД), которая может быть представлена в виде программы. В ней можно выполнять создание, обмен документов. Современные решения для ЭДО оснащены широким набором функций для работы с договорами и счетами.

Какие преимущества компания получит от внедрения ЭДО?

• Рост производительности и эффективности труда в компании. Цифровая обработка документации позволяет сократить время на передачу документов, а также обеспечить контроль за работой сотрудников. Руководитель сможет в одной программе видеть все операции, произведенные с документами.
• Быстрый доступ к любому документу. Электронный документооборот позволяет осуществлять оперативный поиск нужного элемента, быстро вносить коррективы и уведомлять об этом других сотрудников.
• Снижение количества ошибок, вызванных человеческим фактором. Когда с документами работает электронная система, недочеты и ошибки в документации практически невозможны.
• Сокращение затрат. Компания снижает расходы на бумагу, письменные принадлежности, оргтехнику и другие товары.
• Более эффективное взаимодействие. Возрастает скорость обмена информацией между подразделениями предприятия, а также с партнерами компании.
• Сокращение времени на документооборот. ЭДО дает возможность быстрее создавать, согласовывать и утверждать документы.
• Сокращение расходов на учет и архивное хранение бумаг.
• Повышение защиты данных от несанкционированного доступа и утраты.

Какие проблемы могут возникнуть?

1. Негативная реакция сотрудников.

Изменение режима работы может вызвать негатив у персонала, а старшее поколение встретится со сложностями в обучении. Рекомендуем сначала внедрить ЭДО для молодых сотрудников, а для остальных подробно прописать инструктаж или заказать обучающую программу.

2. Отсутствие заинтересованности в ЭДО у руководителей компании.

Если директор не будет заинтересован в изменениях, это негативно скажется на мотивации остальных сотрудников.

3. Слабая организация структуры.

Если компания часто перестраивает свою структуру, могут возникнуть сложности с коммуникацией внутри предприятия. Из-за этого построить маршрут обмена документации практически невозможно. Нужно начинать с работы со структурой.

4. Низкий уровень документооборота.

Если компания небольшая, то у нее может быть не налажено делопроизводство. В этом случае поможет грамотно построенная и удобная для сотрудников система документооборота.

5. Партнеры, которые работают с документами бумажного формата.

Если все партнеры предприятия продолжают работать с бумагой, в переходе на ЭДО нет смысла. Придется отправить контрагентам письма с предложением перейти на электронный документооборот и демонстрацией его эффективности.

6. Перевод архива в цифровой формат.

Это длительная и кропотливая работа, которую можно поручить сторонней компании.

Анализ текущего документооборота на предприятии

Внедрение ЭДО требует предварительной подготовки. Для начала придется провести анализ существующего документооборота в компании, воспользовавшись услугами аналитика и ИТ-специалиста.

Анализ позволяет:

• Найти слабые места в текущем делопроизводстве (утеря документов, дублирование бумаг, длительное время согласования, высокие затраты на расходные материалы и т.д.).
• Найти самый критичный участок бизнес-взаимодействия, который требует наиболее быстрого внедрения ЭДО. В некоторых случаях допустимо локальный переход на цифровой документооборот.

На основе проведенного анализа формируется новая схема обмена документацией, которая должна обеспечивать:

• быстрый и удобный поиск документов;
• оперативный контроль всех этапов работы;
• редактирование и согласование документации;
• иные требования, которые обусловленными особенностями компании.

Положение о внедрении ЭДО на предприятии

Для руководства и персонала будет проще, если будет составлен документ, регламентирующий внедрение электронного документооборота. В положении нужно отразить всю основную информацию, которая касается ЭДО:

• Цели и задачи внедрения.
• Термины и определения, которые нужно знать при использовании СЭД.
• Порядок доступа каждого сотрудника к программе: ответственность и права персонала.
• Инструкция по работе с документами, порядок согласования, обмена и т.д.
• Назначение ответственных лиц за внедрение, настройку программы и обучение работников.
• Сроки работы, правила постановки поручений для сотрудников.
• Классификация документации: порядок хранения документов, наименования файлов и категории.

Официальный ввод ЭДО в компанию

Запуск программы проходит через Приказ. Руководитель должен выпустить документ с указанием даты перехода на электронный документооборот, ответственных сотрудников и подписями персонала.

Запуск ЭДО осуществляется только после того, как все недочеты и ошибки были устранены.

Этапы внедрения электронного документооборота

На начальном этапе ЭДО потребует от руководителя компании небольших издержек в виде затрат на техническое сопровождение и услуги сторонней организации, однако в дальнейшем система принесет гораздо больше прибыли и сэкономит время персонала для выполнения более важных задач, требующих их непосредственного участия.

Если вы внедряете программу на небольшом предприятии, вам нужно выполнить несколько задач:

• Получить сертификат электронной подписи на уполномоченное лицо предприятия.
• Выбрать и заключить договор с аккредитованным ФНС оператором.
• Отправить приглашения контрагентом, которые уже используют цифровое делопроизводство.
• Подключить к вашему ЭДО контрагентов.

Для крупных компаний рекомендуется внедрение программ и обращение за помощью к сторонним организациям с большим опытом.

1. Выбор электронной подписи.

Электронная документация бывает формализованной и неформализованной. Вторая не регулируется государственными органами и принимается только с участием человека. К неформализованным документом относятся письма, договора, счета и т.д.

Для формализованных документов утвержден единый регламент передачи, который используют все сотрудники при документообороте. Чтобы закрепить их юридическую силу, используют квалифицированную ЭП. Для обмена с контрагентами использую защищенную подпись.

Если подпись простая и подтверждает факт подписания документа, можно пользоваться неквалифицированной электронной подписью.

2. Выбор оператора.

В качестве оператора выступает организация, которая обладает программным обеспечением для реализации обмена документами. Защищенные каналы позволяют передавать информацию безопасно и не бояться, что ее перехватят злоумышленники. Оператор может своевременно вносить изменения в механизмы обмена документацией и форматы документов.

Основные функции оператора:

• уведомление ФНС о том, что юридическое лицо присоединилось к обмену документами;
• проверка электронной подписи на действительность в момент подписания;
• реализация функционального обмена приглашениями между контрагентами.

Без оператора невозможно обмениваться формализованными документами, так как регламент передачи, установленный законодательством, в таком случае соблюдаться не будет.

3. Выбор УЦ.

Удостоверяющий центр занимается созданием и выдачей сертификатов ключей проверки ЭП, а также иными функциями. При выборе УЦ обращайте внимание на наличие аккредитации и правовой статус учреждения.

4. Подписание соглашений.

Купить ЭП можно в Удостоверяющим центре. Для этого придется подписать договор и оплатить услугу.

Когда компания регистрируется в системе выбранного оператора, она присоединяется к регламенту работы сервиса. Такой формат работы позволяет не заключать договора с каждым партнером и облегчает процесс внедрения ЭДО.

Помощь во внедрении электронного документооборота в компании «Северсталь ЦЕС»

Наши специалисты проконсультируют вас по поводу электронного документооборота и подскажет, как сделать это быстро, избежав проблем и лишних расходов. Вы можете обратиться к нам любым удобным для вас способом: по телефону, оставив заявку на сайте или написав на электронную почту.