Кадровое сопровождение крупной организации

Мы обеспечиваем комплексное кадровое сопровождение организации — от расчёта заработной платы до ведения воинского учёта. Услуга охватывает все ключевые HR-процессы:

Расчёт заработной платы и налоговый учёт:

• расчёт всех видов начислений и удержаний: оклады, премии, отпускные, больничные, выплаты при увольнении;
• исчисление и перечисление НДФЛ и страховых взносов;
• подготовка и подача отчётности в ФНС, Социальный фонд России и Росстат.

Кадровое делопроизводство и учёт рабочего времени:

• оформление всех кадровых событий: приём, перевод, увольнение, изменение условий труда;
• ведение личных дел, трудовых договоров и дополнительных соглашений;
• ведение табелей учёта рабочего времени по всем режимам работы.

Воинский учёт:

• ведение воинского учёта в соответствии с требованиями законодательства;
• взаимодействие с военными комиссариатами и бронирование граждан запаса.

Да, мы работаем как в формате полного кадрового аутсорсинга, так и в формате точечной передачи отдельных функций:

Варианты частичной передачи:

• только расчёт заработной платы и налоговый учёт по персоналу;
• только кадровое делопроизводство и учёт рабочего времени;
• только подбор персонала под конкретные категории вакансий;
• только воинский учёт как наиболее регуляторно чувствительная функция.

Преимущества модульного подхода:

• возможность начать с одного процесса и расширять контур по мере накопления опыта;
• гибкая настройка объёма сервиса под актуальные потребности и бюджет;
• отсутствие необходимости реорганизовывать всю HR-функцию единовременно.

Система обеспечения качества выстроена на нескольких уровнях и распространяется на все передаваемые процессы:

Операционный контроль:

• более 400 контрольных процедур, охватывающих все этапы сервисного цикла;
• показатель своевременного исполнения операций — 99,99% (после этапа стабилизации);
• автоматизированный контроль соблюдения сроков по каждому процессу.

Договорные гарантии:

• чётко зафиксированные SLA по каждому виду услуг;
• финансовая ответственность за нарушения, допущенные по нашей вине;
• регламентированный порядок урегулирования претензий и инцидентов.

Управленческая прозрачность:

• ежемесячная отчётность по ключевым показателям качества в разрезе процессов;
• регулярные встречи сторон для разбора отклонений и планирования улучшений.

Этап 1 — Подготовка к переводу:

• подписание рамочного договора;
• формирование каталога процессов для передачи;
• обследование передаваемых процессов и формирование их детального каталога;
• оценка зрелости учётной базы и качества исходных данных.

Этап 2 — Детальный дизайн и перевод процессов:

• подготовка целевой модели и проектных решений;
• разработка KPI, SLA и регламентов взаимодействия;
• внедрение перечня организационных изменений;
• наём и обучение персонала;
• реализация плана организационных изменений;
• утверждение целевых бизнес процессов;
• перевод процесса в Северсталь - ЦЕС.

Этап 3 — Стабилизация:

• корректировка модели обслуживания в первые месяцы и донастройка процессов;
• мониторинг деятельности;
• консультирование и поддержка сотрудников ЦЕС и сотрудников бизнес единиц;
• корректировка расчета показателей SLA.

Мы берём на себя мониторинг изменений законодательства и своевременную адаптацию всех процессов:

Мониторинг законодательства:

• постоянное отслеживание изменений в ТК РФ, НК РФ, ФЗ № 53-ФЗ и подзаконных актах;
• оперативное обновление шаблонов документов, алгоритмов расчётов и регламентов;
• информирование заказчика о значимых изменениях, затрагивающих его процессы.

Контроль качества и сопровождение проверок:

• многоуровневая проверка документов и расчётов на соответствие актуальным требованиям;
• подготовка документации к проверкам ГИТ, ФНС и военных комиссариатов;
• разработка корректирующих мер по итогам проверок совместно с заказчиком.

Мы имеем опыт сопровождения крупных организаций с территориально распределённой структурой и нестандартными условиями труда:

Территориально распределённые компании:

• централизованное ведение всех HR-процессов с учётом региональной специфики;
• соблюдение требований контролирующих органов по каждому месту нахождения;
• единая отчётность для головного офиса в разрезе локаций и юридических лиц.

Нестандартные условия труда:

• расчёт при сменном, вахтовом, гибком и дистанционном форматах работы;
• учёт районных коэффициентов, северных надбавок и территориальных особенностей;
• сопровождение реструктуризаций и открытия новых подразделений без остановки процессов.

Система защиты данных выстроена на трёх уровнях:

Правовой уровень:

• обработка персональных данных в соответствии с ФЗ № 152-ФЗ;
• заключение соглашения об обработке данных как части договора;
• разграничение прав доступа по принципу минимальных привилегий.

Технический уровень:

• передача данных по защищённым закрытым каналам связи;
• шифрование данных при хранении и передаче;
• журналирование действий пользователей в кадровых и учётных системах.

Организационный уровень:

• назначение ответственного за защиту персональных данных с нашей стороны;
• регулярный аудит соответствия требованиям и регламентированный порядок реагирования на инциденты.

Комплексная модель дает понятный и измеримый эффект, недостижимый при точечной передаче отдельных процессов:

Единая ответственность:

• один провайдер отвечает за весь кадровый контур, исключая разрывы между процессами;
• исключается дублирование данных и ошибки на стыке процессов.

Единое информационное пространство:

• все кадровые данные консолидированы в одной системе;
• кадровое событие автоматически инициирует изменения во всех смежных процессах;
• HR-директор получает сквозную аналитику по всему контуру из одного источника.

Экономия на управлении:

• один договор и одна точка контакта вместо нескольких провайдеров;
• сокращение административной нагрузки при взаимодействии с подрядчиками.

После запуска мы выстраиваем трёхуровневую модель взаимодействия:

Оперативный уровень:

• выделенный менеджер сервиса как единая точка контакта по всем функциям;
• согласованные каналы передачи данных и регламентированные сроки реакции на запросы.

Тактический уровень:

• ежемесячные встречи по итогам периода с разбором показателей качества;
• управленческая отчётность по SLA в разрезе процессов и подразделений.

Стратегический уровень:

• квартальные сессии по развитию сервиса и оптимизации процессов;
• аналитика по рынку труда и динамике численности для HR-стратегии;
• согласование изменений в конфигурации услуг при реструктуризации или росте компании.