Аутсорсинг воинского учета

Мы обеспечиваем полное ведение воинского учёта в организации в соответствии с требованиями Федерального закона № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и Постановления Правительства РФ № 719. Услуга структурно делится на несколько блоков:

Организация и ведение учёта:

• постановка и снятие с воинского учёта сотрудников при приёме и увольнении;
• ведение карточек воинского учёта по форме № 10 и личных карточек работников в части воинского учёта;
• актуализация сведений при изменении данных сотрудников: семейного положения, адреса, воинского звания;
• разделение работников на категории: призывники и военнообязанные.

Взаимодействие с военными комиссариатами:

• направление сведений о военнообязанных и призывниках в военкомат по месту нахождения организации;
• подача списков сотрудников, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт;
• оповещение военкомата о приёме и увольнении военнообязанных в двухнедельный срок;
• исполнение запросов и предписаний военных комиссариатов.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе:

• ведение специального воинского учёта для организаций, имеющих право на бронирование;
• оформление и продление удостоверений об отсрочке от призыва на военную службу;
• взаимодействие с территориальными комиссиями по бронированию;
• подготовка отчётности по забронированным сотрудникам.

Мы ведём учёт всех категорий работников, подлежащих воинскому учёту по российскому законодательству:

Военнообязанные:

• мужчины, пребывающие в запасе, в том числе прошедшие военную службу;
• женщины, имеющие военно-учётную специальность;
• граждане, прошедшие обучение на военных кафедрах учебных заведений;
• офицеры запаса и граждане, уволенные с военной службы в запас.

Призывники:

• мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе;
• граждане, подлежащие первоначальной постановке на воинский учёт;
• лица с действующей отсрочкой от призыва по основаниям, установленным законодательством.

Категории, не подлежащие учёту:

• женщины без военно-учётной специальности;
• граждане, освобождённые от исполнения воинской обязанности;
• иностранные граждане и сотрудники, постоянно проживающие за рубежом.

Мы формируем актуальный реестр сотрудников по категориям и поддерживаем его в актуальном состоянии при каждом кадровом событии.

Мы принимаем на себя всё операционное взаимодействие с военными комиссариатами, освобождая HR-службу от необходимости самостоятельно отслеживать требования и сроки:

Регулярная отчётность:

• ежегодная сверка списков военнообязанных с военным комиссариатом;
• подача сведений об изменениях в составе военнообязанных в установленные законом сроки;
• предоставление списков сотрудников для проведения призывных мероприятий.

Оперативное информирование:

• уведомление военкомата о приёме и увольнении военнообязанных в двухнедельный срок;
• направление сведений об изменении должности, семейного положения и места жительства сотрудников.

Сопровождение проверок:

• подготовка документации к плановым и внеплановым проверкам военкомата;
• формирование ответов на запросы и устранение выявленных замечаний;
• разработка плана корректирующих мероприятий по итогам проверки.

Законодательство в сфере воинского учёта регулярно меняется — мы берём на себя мониторинг изменений и своевременную адаптацию процессов:

Мониторинг законодательства:

• отслеживание изменений в ФЗ № 53-ФЗ, Постановлении Правительства № 719 и подзаконных актах;
• мониторинг разъяснений Генерального штаба ВС РФ и Министерства обороны;
• оперативное обновление внутренних регламентов и форм документов при изменении требований.

Контроль соблюдения сроков:

• автоматизированный контроль двухнедельных сроков уведомления военкомата о кадровых событиях;
• отслеживание сроков действия документов об отсрочке и бронировании
• своевременное информирование HR-службы о приближающихся дедлайнах.

Снижение рисков:

• проактивная проверка актуальности воинских документов у действующих сотрудников;
• регулярный внутренний аудит состояния воинского учёта в организации;
• подготовка рекомендаций по устранению выявленных несоответствий до проверки военкомата.

Нарушения в сфере воинского учёта влекут административную ответственность, значительно возросшую после изменений законодательства 2023–2024 годов:

Как мы минимизируем риски:

• выстраивание процессов в строгом соответствии с установленными сроками и требованиями;
• многоуровневый контроль полноты и корректности передаваемых в военкомат сведений;
• финансовая ответственность за штрафные санкции, возникшие по нашей вине, закреплённая в договоре.

Превентивные меры:

• регулярный внутренний аудит состояния воинского учёта с формированием отчёта для HR-директора;
• устранение выявленных нарушений до плановых проверок военкомата;
• консультирование HR-службы по спорным и нетиповым ситуациям.

Для компаний с несколькими офисами, филиалами или большой долей дистанционных сотрудников мы выстраиваем централизованную модель воинского учёта:

Территориально распределённые компании:

• организация воинского учёта в каждом обособленном подразделении в соответствии с требованиями военкомата по месту нахождения;
• централизованный контроль качества ведения учёта во всех подразделениях;
• единая отчётность для HR-директора по состоянию воинского учёта в разрезе локаций.

Удалённые и дистанционные сотрудники:

• определение порядка постановки на учёт сотрудников, работающих дистанционно из других регионов;
• взаимодействие с военкоматами по месту фактического нахождения таких сотрудников;
• контроль актуальности документов независимо от географии сотрудника.

Единое информационное пространство:

• ведение реестра военнообязанных в единой системе по всем локациям;
• автоматические уведомления ответственным при возникновении кадровых событий в любом подразделении;
• консолидированная отчётность для головного офиса.