Оптимизация подготовки отчетности с Северсталь – ЦЕС

Услуга охватывает полный цикл работ по подготовке финансовой отчётности — от получения и проверки исходных учётных данных до формирования итогового пакета документов и его передачи клиенту.

Конкретный состав работ зависит от потребностей компании и определяется на этапе обследования, но в типовой периметр входит:

• закрытие отчётного периода в учётной системе
• проверка полноты и корректности первичных данных
• формирование форм отчётности по РСБУ, МСФО, управленческим и статистическим форматам
• подготовка расшифровок, пояснительных записок и приложений
• трансформация и консолидация данных для холдинговых структур
• подготовка ответов на запросы ФНС, Росстата и других регуляторов
• сопровождение аудиторских проверок

Часть функций клиент может оставить внутри — например, первичный учёт или казначейские операции. Финальный состав передаваемых задач всегда фиксируется в договоре и SLA до начала работ.

Услуга покрывает все основные форматы финансовой отчётности, которые могут быть востребованы в зависимости от структуры бизнеса, требований собственника или регулятора.

В стандартный периметр входит:

• РСБУ — бухгалтерская отчётность по российским стандартам: баланс, отчёт о финансовых результатах, комплект промежуточной и годовой отчетности в соответствии со стандартами РСБУ
• МСФО — отчётность по международным стандартам, включая трансформацию из РСБУ, подготовку полного пакета форм и раскрытий
• Управленческая отчётность — в формате, согласованном с клиентом: P&L, CF, балансовые сводки по сегментам или юридическим лицам
• Статистическая отчётность — формы для Росстата в установленные сроки
• Налоговая отчётность — подготовка деклараций и ответов на требования ФНС
• Консолидация — свод отчётности по группе компаний с элиминацией внутригрупповых оборотов

Если компания ведёт отчётность одновременно в нескольких стандартах или имеет несколько юридических лиц, все форматы могут быть охвачены в рамках единого договора. Конкретный перечень согласовывается на старте проекта.

Сроки закрытия зависят от нескольких факторов: объёма операций, количества юридических лиц, применяемых стандартов и готовности учётных данных на стороне клиента. Все сроки фиксируются в SLA до начала работ и являются обязательными для исполнения.

Ориентиры по срокам в типовых сценариях:

• Закрытие периода по РСБУ — от 3 рабочих дней при готовности исходных данных
• Формирование управленческой отчётности — как правило, в течение 1–3 дней после закрытия периода
• Сближение стандартов РСБУ и МСФО — сроки согласовываются индивидуально и зависят от сложности корректировок и объёма раскрытий
• Консолидация по группе — планируется с учётом количества юридических лиц и структуры внутригрупповых операций
• Статистическая и налоговая отчётность — в соответствии с установленными законодательными дедлайнами

Если текущие внутренние сроки закрытия значительно длиннее — это, как правило, выявляется на этапе обследования, и, при необходимости, в план проекта закладывается их поэтапное сокращение.

Контроль качества выстроен как многоуровневый процесс — каждый отчёт проходит несколько этапов проверки, прежде чем попасть к клиенту. Это исключает ситуацию, когда ошибка обнаруживается уже после сдачи документов.

Основные элементы системы контроля:

• Входной контроль данных — перед началом работ проверяется полнота и корректность исходных учётных данных; при выявлении расхождений они фиксируются и согласовываются с клиентом до закрытия периода
• Внутренняя проверка — каждый подготовленный отчёт проходит проверку на уровне исполнителя и старшего специалиста; используются контрольные соотношения и сверки между формами
• Методологический контроль — соответствие применяемых подходов требованиям стандартов (РСБУ, МСФО) отслеживается методологами, которые также фиксируют все изменения в нормативной базе
• Документирование — рабочие файлы, модели трансформации и расчёты хранятся в структурированном виде; клиент может запросить их в любой момент
• Отчётность по SLA — по итогам каждого периода клиент получает сводку о выполнении согласованных показателей: сроки, объём задач, замечания и их устранение

Такой подход позволяет финансовому директору контролировать процесс на уровне результатов и показателей, не погружаясь в операционные детали.

Аудиторская проверка — один из наиболее трудоёмких периодов для финансового департамента: аудиторы запрашивают большой объём документации, требуют пояснений и часто работают в сжатые сроки. Команда Северсталь - ЦЕС готова брать на себя нагрузку по этой задаче.

Что конкретно делается в ходе аудита:

• Подготовка документации по запросам аудиторов — расшифровки статей, рабочие таблицы, аналитические справки, мостовые таблицы между периодами
• Пояснения к применяемой методологии — специалисты объясняют аудиторам логику трансформационных корректировок, принципы консолидации и учётную политику
• Оперативное предоставление данных — все рабочие файлы и модели структурированы и готовы к передаче; аудиторы не ждут ответа неделями
• Устранение замечаний — если аудитор выявляет вопросы по оформлению или раскрытиям, они оперативно отрабатываются командой исполнителя
• Координация коммуникации — взаимодействие с аудиторами по вопросам, находящимся в периметре услуги, ведётся напрямую через Северсталь-ЦЕС без привлечения внутренних ресурсов клиента

В итоге финансовый директор остаётся в курсе хода проверки, но не тратит время команды на сбор и подготовку материалов для аудиторов.

Выбор учётной системы на стороне клиента напрямую влияет на то, как выстраивается процесс подготовки отчётности: от способа выгрузки данных до автоматизации отдельных шагов закрытия. Поэтому анализ ИТ-инфраструктуры — обязательная часть обследования на старте проекта.

Что важно знать об экспертизе и подходе:

• 1С — основная экспертиза охватывает все распространённые конфигурации: Бухгалтерия предприятия, ERP, и другие; настраиваются регламентные операции, автоматические выгрузки и контрольные проверки
• SAP — работа ведётся с модулями FI/CO; при необходимости настраиваются отчётные формы и процедуры закрытия периода
• Нестандартные или самописные системы — оцениваются на этапе обследования; при наличии ограничений в системе разрабатываются обходные решения на уровне методологии или промежуточных инструментов
• Методологическая настройка — если учётные данные требуют нормализации или в системе отсутствуют необходимые аналитики, это фиксируется в плане проекта и устраняется до начала первого отчётного периода
• Инструменты трансформации и консолидации — в зависимости от задачи могут использоваться как встроенные возможности системы, так и отдельные решения (например, на базе Excel-моделей или специализированных платформ)

Итоговое решение по инструментарию всегда согласовывается с клиентом — с учётом уже используемой инфраструктуры и планов по её развитию.

Переход на аутсорсинг — это структурированный проект с чёткими этапами и зафиксированными результатами на каждом шаге. Он выстроен так, чтобы текущая работа финансового департамента не прерывалась и не деградировала в процессе передачи функций.

Как устроен процесс поэтапно:

• Обследование — анализируются текущие процессы подготовки отчётности: составляется их каталог, оценивается зрелость, выявляются узкие места и риски. На этом же этапе согласовывается состав передаваемых функций
• Проектирование — разрабатывается целевая модель процессов, описываются регламенты, определяются точки взаимодействия между командой клиента и командой Северсталь-ЦЕС
• Согласование SLA — фиксируются сроки, форматы передачи результатов, зоны ответственности и порядок эскалации при нештатных ситуациях
• Пилотный период — первые один-два отчётных периода работают в режиме параллельного контроля: внутренняя команда клиента и Северсталь-ЦЕС готовят отчётность совместно, что позволяет выявить и устранить расхождения до полной передачи
• Полноценная передача — после успешного прохождения пилота функции переходят в полное ведение Северсталь-ЦЕС; внутренняя команда клиента при необходимости перераспределяется на другие задачи

После запуска команда Северсталь - ЦЕС полностью сопровождает процесс подготовки отчетности и корректирует процессы при необходимости.

Продолжительность переходного периода зависит от сложности процессов и количества передаваемых функций — в среднем от 2 до 4 месяцев.

Финансовая отчётность содержит чувствительную информацию, и вопрос защиты данных при передаче функций на аутсорсинг — один из ключевых для любого финансового директора. Работа с данными клиента регулируется как на уровне договора, так и на уровне внутренних регламентов Северсталь-ЦЕС.

Основные механизмы защиты:

• Договорная база — условия конфиденциальности, ограничения на использование данных и ответственность сторон фиксируются в договоре до начала работ; при необходимости заключается отдельное NDA
• Разграничение доступа — доступ к данным клиента предоставляется только сотрудникам, непосредственно задействованным в проекте; права доступа настраиваются в соответствии с ролевой моделью
• Безопасная передача данных — обмен информацией между клиентом и командой Северсталь-ЦЕС ведётся по защищённым каналам; порядок передачи данных и допустимые форматы согласовываются на старте проекта
• Хранение данных — рабочие файлы и документация хранятся в защищённой инфраструктуре с контролем версий и журналированием действий

Северсталь – ЦЕС сертифицирована в области информационной безопасности ISO 27001: 2013 международной компанией по сертификации DQS.

Конкретные технические и организационные меры защиты обсуждаются с клиентом индивидуально — с учётом требований его службы информационной безопасности и политик группы.

Разные отрасли предъявляют разные требования к учёту и отчётности: у торговой компании и производственного холдинга — принципиально разная структура себестоимости, аналитики и форматы раскрытий. Поэтому отраслевая специфика учитывается на всех этапах — от обследования до методологической настройки.

Что это означает на практике:

• Широкая отраслевая база — Северсталь-ЦЕС работает с компаниями из различных секторов: розничная и оптовая торговля, деревообработка и лесопромышленный комплекс, металлургия, машиностроение, логистика, строительство и другие отрасли
• Учёт отраслевых стандартов — при настройке методологии учитываются отраслевые особенности: специфика признания выручки, учёт производственных затрат, особенности основных средств и запасов, отраслевые формы статистической отчётности
• Адаптация форматов — управленческая отчётность и аналитические разрезы настраиваются под логику конкретного бизнеса, а не по универсальному шаблону
• Регуляторные требования — если отрасль предполагает специфические требования со стороны регуляторов или отраслевых ассоциаций, они учитываются при формировании состава и форматов отчётности
• Накопленная экспертиза — опыт работы с компаниями схожего профиля позволяет быстрее проходить этап обследования и избегать типичных для отрасли ошибок при настройке процессов

Если у компании нестандартная бизнес-модель или специфические требования к отчётности — это обсуждается отдельно на этапе первичных переговоров, до подписания договора.