Аутсорсинг закупок: как эффективно передать процесс стороннему исполнителю
- Преимущества аутсорсинга закупок
- Как выгодно сотрудничать с аутсорсером
- Как добиться качественной работы
Чтобы достичь конкурентного преимущества бизнеса, руководители предпочитают фокусироваться на основной деятельности, а сопутствующие задачи передают внешним исполнителям. Сегодня практически нет компаний, которые полностью автономно обеспечивают свои потребности в товарах и услугах. В результате среди сервисов, которые компании передают на аутсорсинг, появляются и бизнес-процессы: бухгалтерия, кадровый учет, налоговый учет и закупки.
В этом решении я расскажу, какие нюансы нужно учесть при передаче процесса закупок сторонней компании.
Идеальный процесс закупок в России сегодня выглядит так:
- компания-закупщик в учетной системе обрабатывает заявки;
- на специализированной электронной площадке проводит закупочные процедуры;
- регистрирует контрагентов в учетной системе;
- заносит в систему договоры;
- формирует заказы поставщикам;
- производит оплату.
Сама концепция и последовательность шагов понятны, если бы не одно но — совокупная стоимость всех этих изменений не всем по карману. Не каждая компания готова идти по такому пути, к тому же есть альтернатива — аутсорсинг закупочных процессов.
На рынке много спекуляций на тему, как должен выглядеть аутсорсинг закупок. К примеру, под видом аутсорсинга предлагают консалтинг или аутстаффинг. Поэтому предлагаю для начала определиться с терминологией. Аутсорсинг — это привлечение внешних исполнителей для выполнения некоторых бизнес-процессов вашей компании с передачей ответственности за результат. Следовательно, когда вы передаете процессы в закупках внешнему исполнителю под его ответственность за результат — это и является аутсорсингом. Проектные же задачи по методологии закупок или проработке категорий закупок являются консалтингом, а предоставление временных сотрудников третьей стороной — аутстаффингом.Преимущества аутсорсинга закупок
Ниже я перечислю очевидные плюсы передачи на аутсорсинг процесса закупок.
Постоянные затраты станут переменными. Одно из важных преимуществ работы с сервисной компанией заключается в том, что постоянная часть затрат на персонал может стать переменной. Это выгодно в случае сезонных пиковых нагрузок в закупках. Здесь важно то, на каких условиях составлен договор с сервисной компанией, с какой периодичностью партнер готов пересматривать объем услуг и каким образом эти услуги рассчитываются. Возможная экономия зависит от каждого конкретного случая: иногда выгодна фиксированная стоимость, иногда — стоимость транзакции. Если сервисная компания готова предложить несколько различных вариантов ценообразования, это будет ее преимуществом.
Снизите затраты на HR. С точки зрения затрат на HR сэкономить получится на найме, поддержке и обучении персонала, обеспечивающего закупки, так как теперь это будет забота сервисной компании. Если ваш потенциальный партнер смог должным образом развить эти процессы, поставить на поток и достиг существенной экономии без потери качества, то потенциал вашей экономии будет существенным. Например, в моей практике были случаи, когда после передачи на аутсорсинг закупок клиент отказывался от штатных рекрутеров и тренеров, потому что перестал нуждаться в их услугах на постоянной основе.
СОВЕТ
При заключении договора уточните, как ваш партнер будет нанимать и обучать персонал, какие требования к компетенциям сотрудников он предъявляет
Это важно, потому что вы рискуете столкнуться с персоналом, не соответствующим требуемым в закупках компетенциям, что отразится на итоговом качестве услуг.
Уменьшите зарплатный фонд. В закупках много различных задач. Если разделить эти задачи по уровню сложности и требуемым для их выполнения компетенциям, можно сократить количество дорогих сотрудников. А для рутинных задач нанять дешевых или передать такие задачи на аутсорсинг.
ПРИМЕР
Расчет
Допустим, зарплата вашего закупщика составляет N тыс. руб., а зарплата специалиста по документообороту N/2 тыс. руб. Закупщик умеет делать всю закупочную работу, в том числе сопроводительную, а специалист — только сопроводительную. В этом случае вам невыгодно платить закупщику за сопроводительную работу. В сервисной компании за счет разделения задач по компетенциям удается достигнуть еще большей экономии.
Отдельным фактором будет ваша локация и локация аутсорсинговой компании. Зачастую аутсорсинг решает задачу перевода бизнес-процессов в регионы с более низкой оплатой труда или в регионы с достаточным количеством необходимых специалистов на рынке. К примеру, переведя закупки производственных компаний из Восточной Сибири в общий центр обслуживания в Ярославле, можно существенно сэкономить — примерную экономию можно подсчитать, опираясь на данные исследований по отрасли и уровень зарплат в регионах.
Снизите коррупционные и финансовые риски. Важная составляющая в процессах закупок — это работа с коррупционными и финансовыми рисками. Первый тип рисков устраняется разделением ответственности между участниками цепочки и усиливается, когда эти участники находятся в разных независимых подразделениях. Аутсорсинг с этой стороны более привлекателен, нежели собственный сервисный центр. С точки зрения финансовых рисков выгода в том, что компании-аутсорсеры обычно страхуют свои риски и готовы финансово ответить за свои ошибки.Как выгодно сотрудничать с аутсорсером
Подписывая договор с сервисной компанией, всегда отдавайте себе отчет, на чем вы будете экономить благодаря передаче процесса закупок на аутсорсинг. Особенно если экономия — определяющий фактор.
Экономия от средней цены в тендере или от цены предыдущей закупки. Если партнер обещает экономию от средней цены в тендере или от цены предыдущей закупки, то такая «экономия» не всегда будет вам на руку. Например, вам необходимо закупать изделия в тот момент, когда соответствующий рынок падает. В этом случае разыгрывать тендер, ориентируясь лишь на цену прошлой закупки, неправильно — нужно ориентироваться на макропоказатели.
ПРИМЕР
Поставщики не снизили цены вместе с рынком
В 2016–2018 годах я сам работал закупщиком. При закупке стандартного крепежа столкнулся с такой ситуацией: цены на металл упали, а поставщики по привычке на годовом тендере предложили цены прошлого года. Мне пришлось провести дополнительный этап в закупках и указать, что макропоказатели по ценам на сталь снизились, а значит, и цены на крепеж также должны быть снижены.
Экономия за счет понижения качества или увеличения стоимости обслуживания. То же касается и закупок, при которых стоимость снижается за счет понижения качества или увеличения стоимости обслуживания.ПРИМЕР
Снижение стоимости за счет качества
В своей практике я столкнулся с ситуацией, когда поставщик шпал снизил качество пропитки, тем самым обеспечив себе снижение издержек и преимущество на тендерных конкурсах. При этом его цена для такого качества шпал была выше рыночной. Не оценив всех нюансов и стоимости полного владения, нельзя делать заключение о том, что вы сэкономили.
Экономия за счет договора с более выгодным поставщиком. Отдельный случай, когда по договору вы платите комиссию аутсорсинговой компании, — процент от экономии в будущем после заключения договора с более выгодным поставщиком. Здесь важно учитывать, что эти закупки могут и не состояться по разным причинам. Это тот самый случай, когда консультанты под видом аутсорсинга предлагают проработку категории — консалтинг.
ПРИМЕР
Консалтинг в закупках
Компания вам проработала прайсовые позиции зарубежных производителей. Вы за это уже заплатили консультанту, потом началась СВО и поставщики ушли с рынка. Такой договор аутсорсинга тоже не принесет ничего хорошего. Последние несколько лет наметилась тенденция к резким переменам на рынке. В таком случае лучше передать ведение категорий аутсорсинговой компании на постоянной основе с оплатой за достигнутый результат.
Наибольшую экономию в закупках через аутсорсинг вы получите через качественно выполненную работу партнера. Своевременное и методичное исполнение всех этапов работы сэкономит как минимум время вашей компании по сравнению с неконтролируемым процессом закупок: срывом поставок, отсутствием документов, необдуманными предоплатами.
Как добиться качественной работы
Качество выполненной работы — обязательный пункт в договоре с сервисной компанией. Однако нужно понимать, каким образом это качество вы будете оценивать. Постоянные поставщики, когда нет конкуренции, не развиваются, поэтому со временем качество их работы падает, а цены растут. Подобное можно наблюдать и на бытовом уровне, когда ваш любимый товар становится хуже, чем вы привыкли видеть: упаковка менее качественная, не тот объем и т. п. Это следствие поиска экономии, и все компании к этому склонны, пока есть такая возможность.
Главное, что такие поставщики не приносят никаких инновационных решений, а именно этого ожидает бизнес, когда приобретает что-либо, а не изготавливает сам. Чтобы решить этот вопрос, периодически изучайте рынок на предмет новых партнерств.
Закупщик может сослаться на высокую загруженность и необходимость закрывать срочные поставки. Это будет вполне обоснованным решением для отказа от проработки конкурентной среды. Что делать? Предложите закупщику сосредоточиться на том, чтобы выполнять все шаги закупки вовремя: сервисные компании, как правило, имеют возможность привлекать дополнительный ресурс для сглаживания пиков нагрузки.
Но и в этом случае может произойти так, что закупщик будет проводить конкурс среди минимального количества поставщиков. Чтобы предупредить такое развитие событий, учитывайте минимум два показателя качества обеспечения закупки: OTIF (англ. On Time in Full — вовремя и в полном объеме) всех шагов процесса и процент привлечения новых поставщиков.
Для гарантированного качества процесса закупки сервисной компанией при заключении договора договоритесь о показателях качества SLA (англ. service level agreement — соглашение об уровне сервиса) и поддерживающих этот показатель OLA (англ. operation level agreement — соглашение об уровне эксплуатации).
Если говорить простыми словами, SLA устанавливают объем услуг, запрашиваемых клиентом у поставщика. Они определяют метрики, по которым оцениваются услуги, и штрафы в случае невыполнения согласованного уровня обслуживания. OLA — это обязательство, или соглашение, которое поставщик услуг устанавливает для своих внутренних клиентов в отношении соблюдения SLA.
Фактически это те взаимные обязательства, которые обеспечивают бесперебойность работы сервиса. Настаивая на подписании договора без OLA, вы рискуете, что внутренние службы не будут стремиться к оперативному отклику на запросы сервисной компании, что приведет к невыполнению SLA, штрафам и расторжению контракта в будущем.
СОВЕТ
Чтобы получить надежного бизнес-партнера в закупках, сделайте акцент на качественных показателях в договоре
Расчет эффектов оставьте категорийному менеджменту — он сможет вовремя скорректировать работу партнера при изменениях на рынке. А годовое вознаграждение за достижение экономии может стать для него дополнительной мотивацией.
Мы рады предложить: закажите поддержку SAP и получите профессиональные услуги.