22 сентября 2021

Роботизация бизнес-процессов (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) – это вид роботизации бизнес-процессов, который подразумевает использование искусственного интеллекта и роботизированных устройств. Робот, взаимодействуя с интерфейсом, воспроизводит действия человека.

Сегодня компании, которые хотят ввести роботизацию, могут столкнуться с препятствием в виде недостаточной информированности компаний о возможностях RPA, хотя сегодня это направление считается одним из самых трендовых не только в России, но и во всем мире. Согласно Grand View Research, к 2027 году рынок автоматизации достигнет 25,66 миллиардов долларов и в среднем будет каждый год возрастать на 40,6%.

По данным KPMG, с 2017 по 2019 год количество компаний, который тестируют роботизацию процессов или уже внедрили ее, увеличилось вдвое. Чаще всего к RPA прибегают банки, нефтегазовым организациям, фирмам в телекоммуникационной и металлургической отрасли.

Какие бизнес-процессы можно роботизировать?

Технология RPA предназначена для того, чтобы избавить сотрудников от рутинных ежедневных операций. Роботизация экономит деньги компании, повышает производительность труда и эффективность работы. В первую очередь компании автоматизируют документооборот, сбор и обработку данных, миграцию информации между системами и другие процессы. Рассмотрим их подробнее.

  1. Подписание документов.

Роботизация работы с документами позволяет увеличить скорость обработки заказов и снизить нагрузку на офисных сотрудников. Без автоматизации работникам приходится вручную проверять и подписывать документацию, выгружать ее из систем учета, проверять по отдельности каждый лист. На это тратится много времени, а также повышается вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором.

Можно передать операцию по подписанию документации роботизированным устройствам. Робот работает по заранее подготовленному сценарию: забирает документ из системы, проверяет правильность его структуры и содержания, затем подписывает и отправляет контрагенту. Персоналу остается только проконтролировать: был ли документ подписан или отклонен. В результате на работу с одним экземпляром уходит несколько секунд.

  1. Сверка.

Операция сверки расчетов позволяет выявить задолженность и договориться о ее погашении. Без роботизации работники самостоятельно, вручную занимаются сверками. Процесс этот долгий и энергозатратный: нужно найти информацию по каждому документу и сравнить ее с проведенной приемкой. Автоматизированная сверка, в отличие от ручной, исключает риск ошибок, вызванных человеческим фактором.

Перед роботизацией процесса сверки придется для начала бумажный документооборот перевести в электронный. Автоматизация может выглядеть следующим образом: после получения документов данные о входящих поставках направляются в систему. Она сверяет информацию о поступлении, его условиях и актуализирует статус. Сверки можно настраивать по различным сценариям: по стоимости, количеству, товару и т.д. Система можно выбрать любой алгоритм действий – переслать экземпляр контрагенту или отправить на исправление.

Роботизация процесса сверки сокращает время на выполнение операции и при этом снижает риски ошибок.

  1. Трансформация документации.

Российские компании, которые используют в работе зарубежные системы, могут столкнуться с тем, что они не будут поддерживать строгие ФНС-стандарты документов в электронном формате. Чтобы не переводить каждый экземпляр из одного вида в другой вручную, прибегают к роботизированной трансформации. Она позволит сократить экономические и временные затраты.

Еще одна проблема связана с паллетными этикетками. Информация с кодом бирки и уведомлением об отгрузки формируется в складской системе. Этот код нужно отправить контрагенту. Если заниматься этим вручную, придется потратить много времени и сил. Автоматизированная система сама проведет трансформацию документа в нужный формат и загрузит уведомление.

  1. Сбор информации.

Сбор данных необходим для формирования отчетов об интенсивности продаж и суммах, остатках товаров. Регулярное проведение процедуры нужно для отслеживания задолженностей поставщиков, которые поставляют бракованные продукты, а также быстрого принятия решений.

Сбор и обработку информации можно автоматизировать. Благодаря роботизации на основе автоматически сформированных отчетов по заранее составленному расписанию. Роботизированные устройства могут сравнивать данные из сообщений и отмечать расхождения в отчетах.

  1. Архивация документов.

При проведении налоговой проверки сотрудникам приходится обрабатывать тысячи документов, чтобы найти тот, который запрашивает орган. А если у компании несколько подразделений, то сделать это быстро не получится.

Эту проблему можно решить при помощи создания электронного архива и автоматизации работы этого направлению. По заранее настроенной стратегии документация отправляется в архив и получает статус «завершено». Можно настроить фильтрацию, чтобы сократить время на поиск нужного экземпляра, например, по ИНН, сумме, статусу. В результате, если налоговый орган запросит какой-то конкретный документ, сотруднику нужно будет всего лишь сформировать запрос и выгрузить архив.

  1. Адаптация новых сотрудников.

Процесс адаптации сотрудников довольно энергозатратный и часто HR не имеет ресурса для него. Он включает в себя создание учетных записей в системе, распределение прав доступа, создание профилей и т.д. Роботов можно настроить на выполнение этих задач. Они могут рассылать уведомления и документы по почте.

Этапы внедрения роботизации бизнес-процессов RPA

  1. Обследование.

На этом этапе проводится обследование текущих бизнес-процессов в компании, оценка существующей IT-системы и ее производительности, принятие решения о том, нужно ли увеличивать ресурсы сервисного и программного обеспечения.

Результатами этапа становятся утвержденные заказчиком шаги роботизации процессов и разработка рекомендаций по изменению ресурсов.

  1. Разработка проекта.

Разработка проекта включает в себя:

  • архитектуру решения с учетом RPA;
  • детальное описание бизнес-процессов, которые будут автоматизированы;
  • описание интеграции с существующими системами;
  • детальный план работы на следующие этапы;
  • перечень отчетных материалов.
  1. Реализация проекта.

На этом этапе происходит развертывание роботизации, настройка устройств для каждого процесса, тестирование работоспособности роботов, разработка инструкций для персонала и обучение сотрудников.

По окончании этапа заказчик получает развернутую RPA-платформу, протестированных роботов, подготовленные инструкции для каждого пользователя, протокол проведения обучения сотрудников.

  1. Эксплуатация.

На этом этапе производится сопровождение роботов и, при необходимости, их перенастройка. По окончании заказчик получает устойчивую роботизированную систему.

Преимущества от внедрения роботизации процессов

Ценность RPA на начальных этапах не так заметна, как спустя время. Основные преимущества от автоматизации бизнес-процессов:

  • Сокращение ошибок. Операции, которые выполнялись сотрудниками вручную, теперь отдаются роботизированным устройством. Это позволяет полностью исключить ошибки, вызванные человеческим фактором.
  • Повышение производительности труда. Так как роботы берут на себя рутинные задачи, сотрудники освобождаются для выполнения более важных поручений, и производительность труда в компании растет.
  • Снижение расходов. При использовании роботизированных устройств компания экономит денежные средства на содержание штата, так как может сократить количество бухгалтеров и операционистов.
  • Повышение скорости выполнения задач. Автоматизация процессов позволяет ускорить процесс их выполнения.
  • Решение нескольких задач одновременно. Часть операций берут на себя роботы, а другую часть – сотрудники. Поэтому можно одновременно решать сразу несколько вопросов.
  • Контроль работы в компании. Благодаря роботизированным устройствам, каждый процесс может быть записан и проконтролирован, и даже доведен до идеала при помощи детального анализа.

Роботизация бизнес-процессов значительно упрощает жизнь сотрудников и всего предприятия. С каждым годом организаций, выбирающих RPA, становится все больше.