Налоговое администрирование: централизация процессов в компании

Статья

О том, как централизация функции расчета налогов позволяет снизить затраты на налоговое администрирование, свести к минимуму налоговые риски и проблемы с контролирующими органами, рассказывает налоговый эксперт Ольга Ильинична Файчук, руководитель Управления Налоги, Северсталь –Центр Единого Сервиса

Перепоручение налоговых процессов

– Расскажите, как в группе компаний «Северсталь» появился «Центр Единого Сервиса» (далее – ЦЕС,Центр). Почему решено было создать самостоятельное юридическое лицо и перепоручить ему отдельные функции?

– Решение об организации Центра было принято в 2008 году в разгар экономического кризиса. Мы опирались на лучшие практики иностранных компаний, где выделение общих центров бслуживания стало общепринятой нормой еще в конце прошлого века. Одной из предпосылок стало также внедрение системы по планированию ресурсами предприятия SAP ERP – системы мирового класса. Это позволило нам сразу же создать платформу для централизованного удаленного исполнения процессов бухгалтерии и казначейства из одной локации для разных компаний группы. В дальнейшем подобным образом были трансформированы другие функции и процессы. В настоящее время благодаря накопленной экспертизе мы вышли на рынок в нашей корневой компетенции – трансформации бизнес-процессов и оказания услуг аутсорсинга в области финансов и процессов по управлению персоналом.

– Какие услуги вы оказываете компаниям как налогоплательщикам?

– Мы ведем налоговый учет, формируем отчетность, администрируем и проводим бизнес-планирование налогов, сопровождаем налоговые проверки, обеспечиваем эффективный внутренний контроль, методологическую поддержку пользователей учетных систем. Наша задача – максимально автоматизировать расчет налогов в системе учета клиента и минимизировать риски их некорректного исчисления. До перехода в ЦЕС налоги на отдельных предприятиях закрывались 20–25 дней, сейчас это занимает несколько часов. Представление документов в налоговые органы и суды

– Куда налоговый орган направляет запрос – непосредственно в ЦЕС или в адрес компании, которую вы обслуживаете? Кто готовит ответ, подписывает документы?

– ЦЕС выполняет полный цикл действий: от получения требования до подписания и отправки документов. Классификацией требований налогового органа, распределением ответственных по каждому пункту требования, консолидацией документов, подготовкой ответа занимается ответственный за расчет налога в Центре. Сложные вопросы решаются с помощью налогового эксперта и (или) налогового юриста компании. Основная задача клиентов – принимать бизнес-решения и предоставлять Центру специфическую информацию или пояснения в части бизнес-процессов и производства.

– Поясните, пожалуйста. Например, налогоплательщик – предприятие из Карелии получило запрос на бумаге налогового органа о предоставлении документов. Это предприятие – ваш клиент. Что происходит дальше?

– Обычно запросы приходят по телекоммуникационным каналам связи, крайне редко по почте. Но в предложенном случае документ поступает в отдел по сопровождению бухгалтерского и налогового учета – обособленное подразделение ЦЕС, расположенное в месте локации клиента. Далее запрос переводится в электронный вид и отправляется в специальную папку электронного архива. С момента, когда документ получен в Карелии, и до того, как он открыт в нашем Центре в Ярославле, проходит не более трех часов. Все документы компаний, которые направляются в налоговые органы, формируются и хранятся в электронном виде, что обеспечивает оперативность, сокращает трудозатраты и почтовые расходы (см. текст на полях). В бумажном виде документы предоставляются, только если нет технической возможности направить электронную версию. Технически для электронного архива мы используем стандартные возможности продукта ≪Контур Экстерн≫, если запрашивается небольшое количество документов. По объемным требованиям применяется облачный сервис ≪Контур Архив≫, позволяющий налогоплательщику выкладывать документы в электронном виде, а налоговому органу –использовать их в мероприятиях налогового контроля.

– А если нужно представить документы в суд по налоговому спору, как они готовятся?

– В ЦЕС существует практика подбора документов из бумажного архива по запросу налогового юриста. С 2016 года на предприятиях ≪Северстали≫ внедрен юридически значимый электронный документооборот мы будем готовить в суд распечатанные электронные документы.

– Нет ли у судов претензий по соответствию требованиям АПК РФ о представлении документов в виде оригиналов или надлежащим образом заверенных копий?

– Подобного опыта работы с судами у нас еще нет, однако налоговые органы электронный документ в распечатанном виде принимают без претензий. Подготовка налоговой документации в консолидированных и международных группах компаний

– Как обслуживаются крупные сделки с учетом требований НК РФ?

– На стадии согласования договора налоговый эксперт классифицирует сделку. Порядок отражения в налоговом учете разных видов сделок регламентирован соответствующими стандартами. Введенная в ЦЕС система внутреннего контроля позволяет отслеживать сделку от момента принятия решения до отражения в учете.

– Компании группы «Северсталь» входят в консолидированную группу алогоплательщиков (КГН). Отчетность для них также формирует Центр?

– Да, в группе на сегодня 25 участников. Тот факт, что почти все они, за исключением одной компании, находятся на обслуживании в ЦЕС, сильно упростило работу по формированию налоговой базы и сопровождению налоговых проверок. В целом же введение КГН позволило значительно сократить трудозатраты на администрирование контролируемых сделок, ввести единые стандарты и правила коммуникации с налоговыми органами. Как следствие –более высокая степень управляемости и прозрачности.

ПОИСК РЕШЕНИЯ

– В России внедряется трехуровневая документация по трансфертному ценообразованию для международных групп компаний: Country-by-country report, Master file и Local file2. Ваш Центр готов оказывать услуги такого рода?

– В части процессов трансфертного ценообразования ЦЕС оказывает услуги по обоснованию цены сделки, формированию и отправке уведомлений о контролируемой сделке, сопровождению налоговых проверок. Подготовкой Master file и Local file занимается налоговый эксперт. Эффективность передачи этого процесса в ЦЕС пока не оценивалась: практики по нему сформировано мало, требуется принятие решений исходя из знания последовательности и сущности сделок. Отчетность Country-by-country будет подготавливаться силами налогового эксперта, но после проработки методологических вопросов ЦЕС сможет выполнять и эту функцию. Преимущества и трудности аутсорсинга услуг по налоговому администрированию

– Сейчас ЦЕС оказывает услуги не только подразделениям группы «Северсталь», но и сторонним компаниям. С Вашей точки зрения, какие преимущества появляются у тех, кто выбирает Центр?

– Прежде всего, это более чем восьмилетний успешный опыт в разных отраслях и функциях. Накопленная нами экспертиза, методологическая база по труднейшим налоговым вопросам позволяет предложить нашим клиентам оптимальное решение. Другой фактор – репутация, основанная на стабильности и высоком качестве услуг. Для нас крайне важно соблюдение уровня SLA (см. текст на полях) с заказчиком. Ну и наконец, это автоматизация и роботизация процессов, благодаря чему сокращаются сроки, стандартизируются и оптимизируются бизнес-процессы, снижается количество ошибок и обеспечивается бесперебойность работы в заданном клиентом режиме.

– Можно ли выделить типичные проблемы, возникающие у клиентов при переходе на обслуживание в ЦЕС? К чему стоит подготовиться заранее?

– Во-первых, это сопротивление персонала. При всей эффективности и просчитанности перевода сервисов у кого-то работы уменьшится, кого-то перемены коснутся лично, кому-то предложат новые роли или бо´льшую ответственность. Здесь нет единого решения, главное – быть открытым с персоналом и планировать занятость ценных и продуктивных сотрудников и экспертов на будущее. Во-вторых, в переходный период возникают ситуации неполной передачи знаний. Специфика нового сервиса требует повышенного внимания к его качеству и, как может показаться, даже излишне щепетильного отношения к полноте и качеству выполнения контрольных процедур, позволяющих определять и корректировать уровень обслуживания. И в-третьих, вопросы IТ и инфраструктуры. Но основные и разумные тесты на отказоустойчивость, создание резервных копий баз данных, дублирование инфраструктуры и тестирование программного обеспечения и оборудования позволяют свести эти риски к минимуму.

– А есть ли правовые барьеры, которые мешают развивать в России такие центры, как ваш?

– Разумеется, как у общего центра обслуживания, у ЦЕС нет правовых ограничений в развитии. Но если говорить о нас как о провайдере услуг аутсорсинга и консалтинга,
то при расчете экономического эффекта, прибыльности (убыточности) сделок всегда возникают нюансы, обусловленные правовым регулированием разных отраслей экономики.
Так, есть компании, которые полностью или частично работают в режиме государственной тайны. Поставщик услуги должен соблюдать требования к лицензированию права на работу с гостайной и ряд ограничений. Или, например, требования к проведению конкурсов для компаний, находящихся в муниципальной или государственной собственности. Ежегодно такие компании проводят тендер на закупку услуги. Способствует ли это нормальному функционированию такой долгосрочной услуги, как аутсорсинг финансов или управление персоналом? Скорее нет, ведь у аутсорсинга
годичный цикл.
Развитию центров мешает и недостаточное урегулирование электронного документооборота.

Северсталь ЦЕС рекомендует: мы предлагаем автоматизацию SAP для повышения эффективности работы.