Моделирование бизнес-процессов: понятие, цели и методы

• Исходные данные для моделирования бизнес-процессов
• Технологии моделирования процессов в бизнесе
• Функциональное моделирование процессов в бизнесе
• Моделирование бизнес-процессов по процессному методу
• Ментальный подход к моделированию процессов в бизнесе
• Как выполнить моделирование коммерческих бизнес-процессов

Организация или компания, занимающаяся бизнесом, связанным с десятками процессов – это целый организм, выполняющий коммерческие или некоммерческие задачи. Работа предприятия включает в себя множество процессов, в результате которых происходит решение тех или иных задач, сводящихся в большинстве случаев к выполнению конечной цели – продаже товаров и услуг.

Моделированием бизнес-процессов называется визуализация различных процессов в бизнесе, которая выполняется с помощью нотаций (кроме схем, разработанных по принципам ментального подхода к визуализации процессов – они создаются по общим правилам). Их цель заключается в оптимизации различных процессов в компании – бизнес становится более прибыльным благодаря сокращению расходов, устранению препятствий, снижающим конверсию и т. д. Проработка коммерческих процессов иногда позволяет значительно повысить доходность собственного дела.

Методы анализа коммерческих процессов, моделирования и сопутствующие понятия мы рассмотрим подробнее ниже. Нотациями называется совокупность правил, на основе которых осуществляется моделирование бизнес-процессов. Инструкции включают в себя моделирования процессов бизнеса:

• иконки бизнес-процессов и их расшифровки с описаниями процессов;
• способы представления процессов;
• перечень обязательных элементов;
• дополнительную информацию о схеме;
• способы детализации действий и многое другое

Нотации превращают результат визуализированного моделирования бизнес-процессов в подробную карту процессов, которую может прочитать любой человек и использовать как инструмент для достижения поставленной цели. Созданием моделей коммерческих процессов в бизнесе занимаются штатные сотрудники или специализированные организации, которые прекрасно знакомы с различными сферами бизнеса.

Исходные данные для моделирования бизнес-процессов

Информацию для моделирования бизнес-процессов предоставляет руководство компании или ответственный специалист, являющийся штатным сотрудником. Исходные данные о бизнесе и процессах могут выглядеть как структурированная система или список с подробным описанием каждого пункта. При моделировании потребуется следующая информация, которая представлена в виде таблицы.

Перечень сведений, которые понадобятся для моделирования корпоративных процессов бизнеса, может различаться, в зависимости от конечной цели и выбранного метода. Иногда достаточно указать точку входа, этапы и финальный результат. Ниже мы рассмотрим методы визуализации процессов, при которых вышеупомянутые исходные данные или их часть.

Технологии моделирования процессов в бизнесе

Существует множество систем визуализации корпоративных процессов бизнеса, которые условно разделяют на структурные и динамические способы моделирования. Первые позволяют наглядно продемонстрировать детали бизнес-процессов и взаимосвязи между ними. Динамические системы моделирования показывают логику и различные варианты выполнения процессов в бизнесе. Наиболее популярны следующие системы моделирования процессов в бизнесе, которые применяются во многих компаниях различного профиля:

• система моделирования бизнес-процессов BPMN;
• DFD;
• EPC;
• IDEF1x;
• IDEF5 и др.

Наиболее распространены IDEF0 и BPMN – популярные технологии моделирования процессов в бизнесе, которые используются различными компаниями и организациями. Впрочем, обычно разработкой модели бизнес-процессов занимаются специалисты. Эксперты самостоятельно выберут оптимальную систему для моделирования процессов в бизнесе заказчика. Кроме того, профессионалы, занимающиеся анализом, легко определят наиболее оптимальный метод визуализации бизнес-процессов.

Читайте также: Оптимизация кадровых процессов

Функциональное моделирование процессов в бизнесе

Функциональный подход к моделированию процессов актуален в любых сферах бизнеса. Метод также называется проектировочным – его используют не столько для анализа жизненно-важных процессов, сколько для получения наглядного представления о том, какие действия следует выполнить для достижения желаемого результата. Концепция визуального моделирования процессов, происходящих в компании, занимающейся бизнесом, включает в себя следующие элементы:

• основной блок, к которому привязываются бизнес-процессы;
• визуальные связи графических элементов;
• блоки с названиями процессов;
• точку входа;
• конечный результат.

Рассмотрим ситуацию, в которой компания получает заказ на разработку системы CRM для бизнеса клиента. Точкой входа в схему моделирования будет бриф, составленный на основе пожеланий заказчика. Соблюдение требований законодательства, специфика коммерческих процессов, функционал и другие элементы специалисты отразят при моделировании в качестве бизнес-процессов. Готовая система CRM, предназначенная для решения ежедневных задач и проведения процессов, протекающих в бизнесе, визуализируется в ходе моделирования как результат. Основным блоком, с которым связаны все остальные, будет разработка корпоративной системы для бизнеса клиента.

Функциональный подход позволяет получить наглядное представление о процессах, ведущих к результату. Такая схема моделирования помогает составить полный перечень действий и является актуальной во всех сферах бизнеса. Количество процессов не имеет значения для моделирования – достаточно ориентироваться на площадь визуального пространства вокруг основного блока. Конечно, на небольшом листе бумаги все бизнес-процессы крупной компании могут и не поместиться, поэтому для моделирования часто используются специальные программы.

Моделирование бизнес-процессов по процессному методу

В процессном подходе к моделированию процессов в бизнесе допускается максимальная детализация отдельных бизнес-процессов, вплоть до перечисления задач, которые необходимо выполнить для их решения. Большинству людей процессная визуализация коммерческих процессов бизнеса кажется наиболее удобной в виду простоты восприятия. Схема представляет собой последовательность определенных событий в бизнесе (процессов), которая имеет начальную и конечную точки, являющиеся основой при моделировании бизнес-процессов. Концепт, получающийся в результате моделирования процессов бизнеса, может выглядеть следующим образом:

• заявка на разработку сайта – точка входа в блок бизнес-процессов бизнеса;
• регистрация заявки (фиксируется в CRM);
• переговоры (связь с менеджером, проведение презентации);
• клиент готов заключить договор (подписание договора, составление брифа);
• клиент сомневается (работа с возражениями и отказ или подписание договора).

В ходе моделирования процессов бизнеса каждый пункт визуализируется как отдельный блок. Детализация процессов также выполняется с помощью дополнительных блоков, соединенных связями с основными. Концепт, разработанный в процессе моделирования, выглядит как подробная схема, включающая в себя все возможные процессы и задачи.

Процессный подход к моделированию процессов бизнеса позволяет создавать исполняемые модели. Например, схемы, созданные путем функционального моделирования, представляют собой проекты, в которых процессы изображаются схематично. Подробная детализация бизнес-процессов обычно не проводится.

Ментальный подход к моделированию процессов в бизнесе

Ментальное моделирование процессов в различных нишах бизнеса, сводится к созданию специальной карты, которую можно использовать для анализа. В качестве основного блока при ментальном методе моделирования обычно используется результат, объединенный связями с сопутствующими событиями (процессами), происходящими в бизнесе.

Ментальное моделирование бизнес-процессов не ограничивается нотациями. В процессе моделирования допускаются вольные интерпретации графических элементов. Как изобразить блоки процессов, связи, иконки и другие элементы при моделировании бизнес-процессов – разработчик решает по своему усмотрению. Часто ментальное моделирование руководство компании выполняет для себя – исключительно для ознакомления с перечнем определенных процессов, сопутствующих решению определенной задачи в бизнесе. Схема, разработанная по принципу ментального моделирования бизнес-процессов, как правило, имеет простую структуру, например:

• разработка сайта – главный блок, являющийся основой моделирования;
• отрисовка макета;
• верстка;
• наполнение контентом;
• тестирование и запуск.

В схеме моделирования процессов, приведенной выше как пример, первый блок – основной, остальные – дополнительные. Ментальная схема может использоваться для самостоятельного анализа различных процессов в бизнесе. Несмотря на отсутствие подробной детализации процессов бизнеса, схема, созданная путем ментального моделирования, воспринимается интуитивно. Ментальный подход можно применять для визуализации абсолютно любых бизнес-процессов – это удобный способ моделирования различных процессов в бизнесе без ограничений.

Насколько оправдано применение нотаций моделирования процессов в бизнесе

Возможно, вам кажется, что моделирование процессов в бизнесе и других сферах с помощью специальных правил – излишне? Некоторые люди, уверены в том, что намного проще визуализировать бизнес-процессы посредством свободного моделирования, однако это не совсем так. Применение функциональных или процессных нотаций обеспечивает максимальную простоту восприятия бизнес-процессов в бизнесе.

За счет использования нотаций удается максимально сократить время на моделирование любых процессов. Все необходимые инструмент уже готовы – не нужно ничего создавать с нуля, пытаясь подстроить моделирование под специфику бизнеса! Гораздо проще один раз выучить несложные правила моделирования или освоить программу (существуют специальные инструменты для бизнеса), чем каждый раз придумывать все с нуля для визуализации коммерческих процессов.

Использование одной из технологий моделирования самых разных процессов в бизнесе значительно снижает вероятность ошибок. Вы можете быть уверены в том, что ни один процесс не будет упущен! Возможность детализации процессов бизнеса при моделировании до уровня рабочих задач позволяет ознакомиться со всеми нюансами. Различные технологии моделирования коммерческих процессов применяется в различных сферах бизнеса:

• оптовой и розничной торговли – руководители и топ-менеджеры используют моделирование процессов для оптимизации расходов;
• логистики;
• промышленного производства;
• общественного питания;
• пассажирских перевозок;
• индустрии развлечений;
• услуг и др.

Моделирование позволяет детально ознакомиться со всеми процессами в бизнесе и оптимизировать бизнес-процессы с целью сокращения расходов, а также для выполнения других задач. Использование моделирования жизненно-важных процессов актуально и для бизнеса в онлайне.

Как выполнить моделирование коммерческих бизнес-процессов

Подготовьте всю необходимую информацию о процессах (указана выше). Воспользуйтесь специализированными программами для моделирования любых бизнес-процессов, например, Microsoft Visio или аналогичными решениями от других разработчиков программного обеспечения. Очень важно использовать точные исходные данные о процессах и бизнесе! В противном случае моделирование вряд ли обойдется без ошибок.

Владельцы бизнеса различного уровня также обращаются в специализированные организации и заказывают моделирование определенных процессов. Услуга также оказывается в рамках выполнения смежных задач, например, моделирование осуществляется при аудите сайта и всех сопутствующих процессов, которые влияют на бизнес клиента.

Моделирование проводится в ходе разработки CRM для бизнеса – специалисты выполняют комплексное исследование или анализируют отдельные бизнес-процессы. Иногда моделирование позволяет вывести бизнес на новый уровень благодаря усовершенствованию различных процессов. Вы хотите сделать бизнес еще более прибыльным? Тогда разберите процессы в деталях!

Северсталь ЦЕС предлагает: обеспечьте стабильную работу вашей системы с помощью поддержки SAP от нашей компании.