Оптимизация кадровых процессов

• Как оптимизировать работу с документами
• Обязательные и необязательные документы
• Что дает внедрение кадрового ЭДО
• Заключение

Для большинства предприятий наличие эффективно организованного документооборота является важным аспектом, позволяющим значительно ускорить кадровые процессы. Ведь при больших объемах легко совершить ошибку. Поэтому стоит выполнить оптимизацию процесса документооборота кадровой службы согласно с требованиями, которые предъявляются к этому процессу. Качественная организация системы движения документов с момента их создания до отправки способствует оперативному прохождению документации в организации. Рассмотрим, как оптимизация кадровых процессов помогает в решении задач компании.

Как оптимизировать работу с документами

Документированная информация – основа управления, его эффективная работа основывается на создании и потреблении информации. Качество этой информации оказывает влияние на качество управления. Для повышения эффективности управления предприятием следует уделить внимание улучшению работы с документами, поскольку любое действие и решение базируется на служебном документе.

Правильная организация работы с документацией влияет на качество работы организации. От того, насколько качественно ведется документооборот, зависит успех компании в целом. Согласно исследованиям, 70 % рабочего времени уходит на создание документов, их заполнение и утверждение, передачу и пр. Каждый кадровый процесс должен быть разложен на составные элементы, это касается даже простейших операций. Из правильно организованных действий работников складывается цепочка организационной работы. На одних предприятиях работа осуществляется вручную, на других – полностью автоматизирована. Однако далеко не все эти этапы работы с документацией одинаковы. Поэтому высококвалифицированный работник должен уметь составлять документы и знать, через какие стадии они проходят. Грамотное оформление документов – главная обязанность сотрудников кадровой службы.

На предприятии оптимизация процессов осуществляется в несколько этапов:

1. Составление перечня кадровых документов.
2. Разграничение на обязательные и необязательные документы. Отдельно следует выделить ту документацию, которую нужно заполнить только в бумажном виде.
3. Анализ каждого необязательного документа. Возрастают ли риски для организации при отсутствии данного документа? Защищает ли он интересы предприятия? Если нет, то стоит отказаться от его внедрения.
4. Перевод некоторых документов в электронный вид. Если конкретный документ имеет важное значение для вашей компании, стоит перевести его в электронный вид. Это позволит улучшить эффективность работы кадровой службы и существенно сэкономить время.
5. Выбор оператора по электронному документообороту с учетом требований и нужд предприятия.
6. Прописывание правил создания и хранения электронных документов.
7. Обучение сотрудников работе с электронным документооборотом и тестирование предоставленного сервиса.
8. Организация электронного архива.

После введения электронного документооборота можно заметить первые результаты: снижение нагрузки на бухгалтерию, неправильно оформленных документов и ускорение денежного движения.

Обязательные и необязательные документы

Чтобы оптимизировать кадровые процессы, важно определиться с тем, какая документация является обязательной, а какая нет. Под обязательными документами понимают ту документацию, которая соответствует требованиям законодательства. Перечислим некоторые из них:

• трудовой договор;
• график отпусков;
• политика о защите персональных данных;
• правила трудового распорядка;
• приказ о прекращении трудового договора.

В категорию необязательных документов входит документация, которая со временем перестала быть обязательной. Например, положения об отпусках, служебное задание и многое другое. Проверьте, какие документы следует оформить по каждой процедуре: увольнение, предоставление отпуска, аттестация сотрудников. Определите, какая документация ведется в электронном виде, а какая на бумаге.

НА ЗАМЕТКУ. Составьте список документов. Напишите возле каждого из них нормативный акт, регулирующий работу с ним. Это позволит увидеть, какие документы являются необязательными, чтобы исключить их и тем самым оптимизировать кадровый процесс.

Оптимизация содержания документа

Документ должен защищать организацию юридически и учитывать требования работодателя. В ходе оптимизации содержания документа следует соблюдать определенный баланс: соблюдение требований законодательства и упрощение процедуры ведения документооборота. Например, штатное расписание. Требования по его ведению законодательно не установлены. Можно воспользоваться формой – Т-3, либо составить самостоятельно. Единственный документ, ссылающийся на штатное расписание – ст. 57 Трудового кодекса. Название должности должно совпадать с той должностью, которая указана в штатном расписании. Работодатель самостоятельно включает в данный документ все нужные ему графы. Если предприятие имеет собственную форму, она вводится приказом.

Корректирование формы

Реквизиты указаны в ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете». Сюда входит название, автор документа, дата создания, номер и пр. Реквизиты придают документам юр. силу.

Некоторые работодатели продолжают вести документацию на бумаге. Продумайте, какие из документов можно преобразовать в электронный вид, чтобы работники ставили на них электронную подпись. Налаженные кадровые процессы позволяют не только экономить время, но и правильно использовать ресурсы, а также избежать возможных ошибок в документообороте предприятия.

Упрощение кадровых процедур

Главная задача – сделать процессы высокоэффективными. Чтобы добиться поставленной цели, следует сначала разобраться, как создается документ. Сам процесс включает в себя следующие этапы:

• подготовка проекта документа;
• согласование документации;
• регистрация документа;
• период, за который создается документ.

Особенности процесса зависят от принятого на предприятии документооборота. После реализации проекта юристы проверяют его на соответствие законодательным нормам, наличие реквизитов и т.п. Далее документ идет на согласование. Его срок составляет от 2 ч до 6 месяцев. Помимо этого, на предприятии могут быть дополнительные регламенты, увеличивающие жизненный цикл документа.

Что дает внедрение кадрового ЭДО

Упростить работу кадровой службы позволяет электронный документооборот (ЭДО). Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО, который входит в реестр операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.

Переход на ЭДО – возможность работать в дистанционном режиме и избавиться от существенных трудозатрат. Электронный формат имеет юридическую силу и существенно упрощает взаимодействие, как внутри компании, так и с госорганами контроля.

Внедрение ЭДО дает ряд неоспоримых преимуществ:

1. Автоматизирует кадровый документооборот, делая его максимально прозрачным. Сотрудник делопроизводственной службы всегда может просмотреть, на каком этапе находится необходимый документ.
2. Минимизирует ошибки. Ситуации, когда документы «неправильно заполнили» или «не сделали» будут исключены. Уведомлять о ранее полученных и новых документах будет система.
3. Повышает результативность кадровых процессов. Все документы создаются и утверждаются в соответствии с требованиями, которые предъявляются к ним. Создание баз и отчетов занимает считанные минуты.
4. Снижает риск потери данных. Если вам нужен документ, его можно поднять из архива.
5. Увеличивает ускоряет документооборот внутри организации, повышая эффективность использования рабочего времени.
6. Автоматизирует технические процессы. Сотрудник делопроизводственной службы может самостоятельно создать документ и отправить работнику для ознакомления. Интуитивно понятный интерфейс дает возможность быстро реагировать на полученную документацию. Наличие мобильной версии значительно упрощает процесс обмена документами, повышая эффективность использования времени каждым работником.
7. Позволяет сократить расходы предприятия за счет перехода к электронному формату.
8. Упрощает хранение документации. Электронный формат значительно выигрывает у бумажного.

Чтобы идентифицировать человека, который подписал документ, требуется электронная подпись. После подписания документов электронной подписью они получают юридическую силу. Подпись подтверждает неизменность информации, которая представлена в документе.

Существует ряд кадровых документов, требующих собственноручной подписи. Чтобы преобразовать их в электронный вид нужна усиленная электронная подпись. Простая подпись ставится на необязательной документации. Документы, которые можно не вести в бумажном виде, подписываются усиленной неквалифицированной подписью.

Заключение

К сожалению, у большинства госорганизаций и коммерческих компаний отсутствует правильная система ведения делопроизводства. Хотя документационное обеспечение может в разы улучшить эффективность работы предприятия. Используя оптимизацию кадровых процессов, в том числе применяя ЭДО, вы самостоятельно можете определить объем документов, которые можно упростить или перевести в электронный вид. Исключив лишние операции, уменьшаются трудозатраты, при этом самое необходимое в работе остается.

Узнайте больше о: построение IT архитектуры позволяет улучшить работу системы.