Как устроен кадровый ЭДО в «Северстали»
— Кадровый электронный документооборот у нас появился в момент создания ЦЕС, когда возникла необходимость отправлять с предприятий клиентов документы в бэк-офис в Ярославль и получать обратно готовые приказы, трудовые договора и прочие бумаги, — рассказывает Алексей Покидов. — Документооборот у нас организован на платформе SAP. Обмен документами между площадками и ЦЕС обеспечивается с помощью модуля в SAP – Doc Flow.
Личный кабинет сотрудников так же создан на базе SAP. Помимо кадровых сервисов здесь же находится достаточно большой блок инструментов Talent Management (обучение и развитие) и Performance Management (оценка сотрудников, связанная с квартальным и годовым премированием).
Личный кабинет доступен как из интранета/интернета, так и через мобильное приложение.
Кроме плаформы SAP, которая обслуживает подавляющее большинство сотрудников, ,более 15000 сотрудников (внешние и внетренние клиенты) обслуживаются через 1С. Мы начали разработку личного кабинета для 1С, поскольку не нашли готового решения. Надеюсь, что запустим в первой половине 2021 года.
Уроки пандемии
Пандемия подстегнула использование инструментов цифровизации. Мы с удивлением обнаружили, что ТОП-менеджеры наконец-то стали пользоваться возможностями личного кабинета. Если раньше многое делегировалось, то теперь они сами делали заявки на отпуска.
Весной, выйдя на удаленную работу мы перевели в электронный вид некоторые документы, такие как заявления на компенсацию найма жилья и авансовые отчеты: начали использовать сканы документов вместо предоставления оригиналов.
Когда сотрудник, обладающий правом подписи, уходил на самоизоляцию, это значительно усложняло рабочий процесс. Приходилось возить ему документы на такси с курьером или ждать его появления в офисе. Как только наши законодатели сделают шаг навстречу использованию электронной подписи, процесс подписания станет гораздо более эффективным.
Какие документы уже переведены в систему ЭДО
1. Заявление на отпуск. Это процесс, который переходит на электронную основу одним из первых. Здесь самое важное – обеспечить своевременность ухода в отпуск и выплаты отпускных. Если эти условия соблюдаются, от проверяющих органов к вам не должно претензий. До 2020 г. простой электронной подписью (ПЭП) подписывалось только заявление на отпуск, а приказ мы распечатывали. Теперь и сотрудник, и работодатель подписывают все документы с помощью ПЭП.
Планирование отпусков так же переведено в электронный вид с использованием ПЭП.
2. Компенсация неиспользованного отпуска. Остаток отпуска, который может быть компенсирован деньгами, сотрудник видит в личном кабинете. (это отпуска за ненормированный рабочий день, за вредные условия труда свыше 7 дней, дополнительный отпуск за работу в районах Крайнего Севера и другие). Не нужно никаких согласований: в системе формируются и заявление, и приказ, который сразу идет в оплату и потом хранится в электронном виде. Сотрудники бэк-офиса регулярно заходят и подписывают с помощью ПЭП от лица работодателя (по доверенности) сформированные приказы.
3. Оформление командировок. До 2020 г. в электронном виде оформлялись только распоряжения о направлении работника в командировку. Заявление на командировку было переведено в электронный вид, а авансовый отчет заполнялся в системе, но мы его распечатывали и подписывали руками. В этом году в рамках проекта по расширению документооборота в части подписания ПЭП, мы приняли новый для себя термин: «Простой авансовый отчет». Это случаи, когда сотрудник не тратит деньги с личной карты на заказ билетов или на проживания, и аванс не превышает суточных. В этом случае, мы храним такой авансовый отчет только в электронном виде.
Внедрили мы эту схему не так давно, но как только люди поймут её удобство, то будут стараться делать брони по безналу – через нашего трэвел-провайдера.
4. Заказ справок и копий документов. То, чем мы гордимся – автоматическое формирование справки 2-НДФЛ в личном кабинете, без участия сотрудников ЦЕС. Это удобно. Человек видит данные из 2-НДФЛ у себя на экране и может взять оттуда цифры, чтобы заполнить декларацию. Чтобы получить бумажную копию, сотрудник нажимает кнопку «Отправить справку в фронт-офис» и приходит за получением.
5. Взаимодействие с ФСС – автоматизированная выгрузка и загрузка документов.
Развитие в использовании технологий:
Центр Единого Сервиса старается использовать современные технологии во всех областях и кадровый документооборот не исключение.
Мы уже определили ряд следующих документов, которые будут переведены в электронный вид в 2021 году и будут подписываться ЭЦП.
Так же мы планируем применять инструменты оптического распознавания и даже искусственный интеллект.
Мы будем продолжать внедрение роботов и постараемся полностью роботизировать часть наших процессов.
Использование всех этих инструментов позволит нам сделать процессы эффективнее, снизить трудозатраты и упростить документооборот.
Руководитель Сервисного центра по обслуживанию персонала Северсталь-ЦЕС Алексей Покидов