08 апреля 2020 года
Что автоматизировать в работе с кадрами. Опыт «Северсталь — ЦЕС»

Зачем нужна автоматизация и как ее организовать.

Наша компания — ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса» занимается аутсорсингом учетных и кадровых функций для ПАО «Северсталь» и других российских и международных компаний. Мы обслуживаем более 86 000 сотрудников наших клиентов. Такое большое количество персонала увеличивает опасность штрафов. Да и в целом к крупным компаниям трудинспекторы проявляют больше интереса. Из-за этого возникают риски для компании, справляться с которыми нам позволяет четкая система внутреннего контроля. Первым делом риск необходимо идентифицировать. Затем для его нейтрализации разрабатываем контрольные процедуры. При этом учитываем специфику бизнес-процесса, в котором выявили риск. Контрольные процедуры автоматизируем, в итоге получаем инструмент, который позволяет выявить до 100 процентов ошибок. Приведу два примера автоматизированных контрольных процедур, которые мы сами разработали и успешно используем на практике.

Оформление переработок сотрудников.
У большинства наших клиентов негативный учет рабочего времени. То есть по умолчанию считается, что сотрудник работает по графику. В кадровую программу вносим только отклонения от нормальной продолжительности рабочего дня. Сверхурочные рабочие часы автоматизировали следующим образом. У нас есть внутренний корпоративный портал, на котором каждому сотруднику заводим личный кабинет. Если появляется необходимость в сверхурочной работе, например после окончания рабочего дня или в выходной, руководитель подразделения согласовывает дату, время и сумму компенсации с сотрудником. Для этого даже не нужна личная встреча — все происходит через сайт. Это гарантирует, что важные договоренности не останутся на словах. Когда формальности с работником улажены, его руководитель согласовывает переработку с вышестоящим начальством. Этот процесс так- же проходит на внутреннем портале. Не нужно готовить текстовый документ, распечатывать его, ходить по кабинетам и собирать подписи. Все происходит дистанционно. Вышестоящему руководителю необходимо только нажать кнопку «Согласовать». Распоряжение сформирует программа. Такой подход позволяет сэкономить время работников и минимизировать риск технической ошибки в документе. Все реквизиты в нем заполняются автоматически. Остается только распечатать распоряжение и получить подписи сотрудника и руководителя. Запись о сверхурочной работе или работе в выходной день в кадровую про- грамму попадет без участия человека напрямую из личного кабинета.

Взаимодействие с ФСС по больничным.
Раньше у нас много времени уходило на проверку больничных листов. Чтобы автоматизировать этот процесс, реализовали возможность распознавания электронных листков нетрудоспособности. Система построена так. Больничные, которые получаем от ФСС, выгружаем в систему электронного документооборота, а затем переносим в нашу учетную программу — SAP. Это позволяет в процессе перегрузки данных проверить подлинность больничного и минимизировать риск отказа в возмещении пособий из ФСС. После того как все проверки завершены, формируем реестр на выплату пособий и отправляем в фонд через спецоператора. Автоматизированная проверка значительно снизила трудозатраты работников кадровой службы и бухгалтерии. Но есть куда развиваться. Сейчас приходится вручную скачивать каждый больничный лист, который присылает фонд. Поэтому в настоящий момент работаем над бесшовной интеграцией листков нетрудоспособности. Исключается целая операция — выгрузка в электронный документооборот. Не придется и по одному скачивать электронные листы. Можно будет сразу получить сведения по всем нашим предприятиям. За нами остается только проверка загрузки больничных на корректность и отправка реестра выплат в фонд соцстраха. К чему мы стремимся В ООО «Северсталь — Центр Единого Сервиса» все бизнес-процессы сквозные, то есть в них задействованы сотрудники сразу нескольких подразделений. Автоматизация построена по тому же принципу. Использование систем автоматизации и роботизации обеспечивает четкие правила взаимодействия между подразделениями, а это повышает производительность. Я считаю, что этот процесс налажен хорошо, но всегда есть возможность сделать еще лучше. Самая большая сложность, которая возникает во время автоматизации, — отсутствие современного цифрового трудового законодательства. Да, мы движемся по пути цифровизации. Внедряем электронные больничные и трудовые книжки. Но, к примеру, до сих пор нет четких правил по применению электронных подписей. Это значительно тормозит возможности оптимизации на участках работы, где пересекаются бухгалтерия и кадровая служба. Мы продолжаем цифровизировать наши бизнес-процессы. Постоянная работа над их эффективностью и автоматизацией приносит экономию 5—10 процентов в год. Причем не только бюджета, но и времени. В ближайших планах — расширение возможностей использования квалифицированной электронной подписи в кадровом делопроизводстве, развитие системы самообслуживания. В будущем планируем полностью отказаться от бумаги. Хочется верить, что трудовое законодательство тоже изменится так, чтобы подтолкнуть компании к этому. После объявления о карантине нам удалось перейти на удаленный режим работы за пять дней. Это стало возможным в том числе благодаря автоматизации и гибким подходам к организации труда в удаленном режиме. Переход мы начали в 2019 году и уже 20 процентов сотрудников работали удаленно. Из ситуации с коронавирусом мы все обязательно выйдем. И выйдем более технологичными, более гибкими. Надеемся, что наш опыт будет полезен для любых компаний — как крупных, так и небольших. По собственному опыту скажу: время, потраченное на настройку автоматизации, полностью компенсируется