Авансовый отчет: правила оформления

Статья

Автор: Кира Лапина

Содержание:

Лица, представляющие авансовый отчет
Действие закона четырех правил в отношении авансового отчета
Составление авансового отчета
Роль бухгалтера в составлении авансового отчета
Бухгалтерские тонкости в авансовом отчете

Авансовый отчет при кажущейся простоте имеет ряд сложностей. Чтобы избежать недоразумений, нужно четко знать правила оформления и применять их на практике. При возникновении сложностей при заполнении можно обратиться в бухгалтерию за консультацией.

Суть авансового отчета

В компаниях сотрудникам выдают авансы на какие-либо нужды:

Канцелярские;
Хозяйственные;
Оформительские;
Транспортные;
Коммунальные;
Командировочные.

Лицо, получившее финансы, называется подотчетным, что связано с обязательностью в дальнейшем представить отчет об израсходованных денежных средствах. Частичная выплата заработной платы к указанной категории относится, но не требует оформления расходов, хотя при спонтанном увольнении сотрудник должен вернуть полученные авансовые средства в кассу.

Авансовый отчет относится к группе первичных документов организации. Он составляется подотчетным лицом в подтверждение, что выданные деньги потрачены в соответствии с целевым назначением.

Лица, представляющие авансовый отчет

Подотчетным лицом становится не каждый сотрудник, а тот, кто назначен приказом руководителя. Перечень работников должен находиться в бухгалтерии.

Получив денежные средства, сотрудник обязан выполнить заявленные действия (приобрести, оплатить, изготовить что-либо), а затем сдать авансовый отчет, сообщив, сколько денег израсходовано, каков остаток. Неиспользованные средства нужно сдать в кассу. Если он этого не делает или в фирме предусмотрен иной порядок, неизрасходованный остаток будет вычтен из заработной платы.

Действие закона четырех правил в отношении авансового отчета

Подотчетные лица не могут устно сообщить, что они приобрели на авансовые средства или какие операции им оплатили. Недостаточно только отдать чеки. Информация должна быть корректно оформлена в соответствии с действующим нормативом.

Существуют 4 основных положения, соблюдение которых обязательно в бухгалтерском учете:

утверждение руководителем формы авансового отчета на основе унифицированной (обычно в качестве приложения к учетной политике);
официальное установление сроков сдачи сведений подотчетным лицом (ранее было предусмотрено всего 3 дня, сейчас временные рамки могут быть уменьшены или увеличены);
определение интервала для проверки авансового отчета бухгалтером;
визирование главным бухгалтером и руководителем.

Неподписанный авансовый отчет считается недействительным.

Составление авансового отчета

Заполненная утвержденная форма авансового отчета пишется в одном экземпляре.

Содержание документа:

наименование организации;
указание структурного подразделения;
фамилия, имя, отчество подотчетного лица;
его профессия, должность;
табельный номер;
сумма для отчета в рублях и копейках;
назначение авансовой выплаты;
сведения об остатке, перерасходе;
бухгалтерская запись дебета и кредита с конкретизацией счета или субсчета;
дата сдачи авансового отчета;
отметка о проверке информации;
подпись руководства;
дата принятия;
расписка бухгалтера, выданная подотчетному лицу;
перечисление на обратной стороне листа подтверждающих документов с учетом дат по восходящей линии.

В приложение входят кассовые, электронные и товарные чеки, квитанции, корешки, накладные, проездные билеты, талоны, ордера с указанием даты, суммы по отчету и учету, дебета. При отсутствии документов авансовый отчет не может быть принят. Об этом должны знать все подотчетные лица до получения денежных средств.

Роль бухгалтера в составлении авансового отчета

Бухгалтер также участвует в составлении авансового отчета. В его обязанности входит:

присвоить номер документа;
поставить дату приема авансового отчета у работника;
написать расписку в получении официальной информации (объем средств, реквизиты отчета, количество подтверждающих документов в приложении) и выдать ее сотруднику;
заполнить форму сведениями о предыдущем и текущем авансе, общей сумме полученных и перерасходованных средств, остатке или перерасходе;
записать информацию об используемых бухгалтерских счетах.

Ошибки в принятом авансовом отчете недопустимы, это повлечет искажение информации в налоговом учете.

Бухгалтерские тонкости в авансовом отчете

В работе бухгалтера есть ряд нюансов, которые нужно учитывать:

выдача, зачет производятся через приходные и расходные кассовые ордера соответственно;
при выдаче аванса в валюте заполняется дополнительная графа формы авансового отчета;
в случае получения аванса от клиента, организация обязана начислить на поступившую сумму НДС;
встретившиеся при проверке документа ошибки можно поправить, зачеркнув слово, цифру и написав «Исправленному верить».

Все поправки в официальной информации заверяются дополнительной подписью бухгалтера. Недочеты нельзя заштриховывать ручкой либо корректором, заклеивать бумагой. Способ исправления должен быть оговорен в локальном акте.

Ответственность за непредоставление авансового отчета

Законодательством предусмотрена ответственность за не сдачу физическим лицом отчетности по авансовым операциям:

штраф до 10 тысяч рублей,
при рецидиве указанная сумма удваивается.

При проверке организации налоговыми и другими надзорными органами выявленные нарушения (искажение сведений о трате выданной суммы, отсутствие заявления на предоставление финансов) фиксируются, составляется представление и выписывается штраф.

Составление корректного авансового отчета — задача со звездочкой. Во многих компаниях при выдаче денежных средств сотруднику выдается памятка с инструкцией. Так минимизируются проблемы по сбору подтверждающих документов и заполнению утвержденной формы.