Ведение воинского учета в организации

• Какие организации обязаны вести ВУ
• У кого есть бронь?
• Отсрочка
• Порядок ведения ВУ
• Кто осуществляет контроль того, как ведут ВУ в организации
• Что будет, если не вести ВУ или допускать ошибки
• Подводим итоги

Система воинского учета (ВУ) позволяет компетентным госорганам осуществлять контроль каждого военнообязанного и отслеживать случаи уклонения от исполнения воинского долга. Под воинским учетом понимают комплекс мероприятий по сбору и анализу количественного состава всех военнообязанных лиц. Создание системы ВУ позволяет понять, на какой территории, когда и в каком количестве находятся потенциальные призывники, и оперативно ими управлять.

Воинский учет в организации ведется в 2-х направлениях – общий ВУ и бронирование пребывающих в запасе граждан. Чтобы не возникало проблем во время проверки, следует своевременно составлять списки работников, которые соответствуют установленным критериям. Вести ВУ обязует ФЗ от 28.031998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». За непредставление данных о гражданах, подлежащих постановке на ВУ, работодателю законом предусмотрена административная ответственность (гл. 21 КоАП РФ).

Задача работодателя – вести ВУ работников, разъяснять их обязанности, проводить анализ обеспеченности трудовыми ресурсами в периоды военного положения, мобилизации, оказывать содействие военкоматам в учете сотрудников, обеспечивать явку по призыву. Организации создают специальные подразделения и осуществляют работу по ВУ. Все расходы по ведению ВУ производятся из средств предприятия.

Какие организации обязаны вести ВУ

Каждая организация, независимо от своего штата, вида деятельности и форм собственности, обязана вести ВУ. Только ИП освобождаются от этой работы, даже если у них есть наемные работники. Вся ответственность за организацию ВУ возлагается на руководителя компании. Допустимо наделить этими полномочиями других лиц на предприятии. В крупных организациях возможно создать службу для ведения ВУ.

У кого есть бронь?

Воинский учет в организации бывает общий и специальный. Многие организации ведут только общий ВУ. На специальный ВУ ставят военнообязанных, на которых действует бронь. Чтобы обеспечить стабильную работу компании, забронированные работники получают отсрочку от службы. Помимо этого, на специальном ВУ состоят сотрудники:

• МВД;
• госорганов ФСИН;
• национальной гвардии;
• противопожарной службы

.

Все остальные военнообязанные состоят на общем ВУ.

Отсрочка

Некоторые IT-специалисты в прошлом году получили отсрочки от мобилизации. Не стоит путать отсрочку и бронью. Бронь закрепляется за должностью. Если специалист увольняется или переводится на должность без брони, бронь переходит другому лицу. Отсрочка предоставляется конкретному человеку.

Порядок ведения ВУ

Вести воинский учет в организации должны все без исключения. Пошаговая инструкция поможет узнать все нюансы данного процесса.

Этап 1. Назначение ответственного лица

За организацию и ведение ВУ ответственен непосредственно начальник организации, однако занимается учетной работой сотрудник компании. Зачастую это кадровый специалист. Иногда может быть несколько работников – зависит от количества военнообязанных на предприятии.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 г. N 719 установлены следующие требования:

• менее 500 чел. работают в организации назначается 1 сотрудник, который чаще всего работает по совместительству;
• от 500 до 2 тыс. чел. – 1 сотрудник;
• от 2 до 4 тыс. чел. – 2 сотрудника;
• на каждые следующие 3 тыс. чел. – 1 сотрудник.

При этом руководящий состав должен выделить специально оснащенные помещения с железными шкафами.

Этап 2. Определить, кто подлежит ВУ, а кто – нет

Подлежат ВУ:

• граждане, которые находятся в запасе;
• мужчины в возрасте от 15 до 17 лет, подлежащие первоначальному ВУ;
• специалисты, прошедшие обучение на военных кафедрах ВУЗов;
• мужчины призывного возраста от 18 до 27 лет;
• лица женского пола, которые имеют военные специальности.

Учитываются всех подходящих по критериям работники, в том числе работающие в дистанционном режиме или на условиях частичного совместительства.

Не подлежат ВУ:

• граждане, которые пребывают в местах лишения свободы или имеют условный срок наказания;
• лица, достигшие предельного возраста пребывания в запасе;
• граждане, постоянно проживающие за пределами страны;
• лица, которые прошли военную службу;
• лица женского пола, не имеющие военной специальности;
• офицеры запаса ФСБ или СВР;
• лица, проходящие военную службу на данный момент времени.

НА ЗАМЕТКУ. Чтобы определить, относится ли гражданин к числу военнообязанных, откройте на 13-ю страницу паспорта РФ, где ставится штамп.

Стоит отметить, что работодателю следует вести ВУ и на сотрудников, которые работают по совместительству.

Этап 3. Составление номенклатуры дел

Под номенклатурой дел понимают порядок, согласно которому выполняется распределение документации по папкам и опись содержимого каждого дела. Работнику следует разложить по папкам все бумаги. К регламентирующей документации относятся методические рекомендации, приказы, Конституция РФ, журналы проверок и пр. Предприятие должно предоставить специальные формы с учетом специфики ВУ.

С 8 января 2022 года на каждого состоящего на ВУ работника нужно завести личную карточку. Она ведется как в электронном, так и бумажном виде. Карточка по форме № 10 содержит информацию на сотрудника, сведения о приеме на работу, ВУ и увольнении. Внесение каких-либо новых данных или их корректировка в базе допускается только сотрудником, осуществляющим ведение ВУ на предприятии. Электронная картотека требует постоянного обновления.

Все карточки следует распределять по группам:

• офицеры запаса;
• призывники;
• военнообязанные женщины;
• солдаты, старшины, прапорщики и пр.

Карточки граждан, которые были сняты с ВУ, следует хранить отдельно от картотеки до того момента, пока не будет проведена сверка с органом районного самоуправления или военкоматом. Затем составляет акт об уничтожении документов, и они ликвидируются.

Карточки лиц, которые поставлены на ВУ по месту пребывания на срок более 3-х месяцев, выделяются в отдельные категории и хранятся в порядке согласно удобству их использования. В архиве лежат карточки бывших работников, которые подлежат ВУ. Архив строится по годам, в рамках года – в алфавитном порядке.

Разделы заполняются следующим образом:

• I – карточки офицеров запаса;
• II – карточки сержантов, солдат и пр. в запасе;
• III – карточки военнообязанных женщин;
• IV– карточки граждан призывного возраста;
• V– карточки граждан с предписаниями, которые распределены по номерам партий.

Карточки работников, поставленных на ВУ по месту пребывания на период больше 3-х месяцев, группируют по отдельности и хранят в удобном порядке. На сегодняшний день нет утвержденной формы журнала карточек сотрудников, подлежащих ВУ. Но работодатели заводят его для удобства пользования картотекой.

Этап 4. Сбор документов

Для постановки организации на ВУ следует собрать следующие документы:

• сопроводительное письмо;
• ксерокопии регистрационных документов;
• приказ руководителя о назначении работника, который будет вести ВУ;
• форма Ф-18.

В военкомат нужно подать целый пакет документов:

• донесение – 11МУ;
• заявление о постановке на ВУ;
• план работ по осуществлению ВУ;
• форма Ф-18;
• должностная инструкция;
• приказ об организации ВУ.

Перед тем как начать ведение воинского учета в организации, следует утвердить обязанности работника, который ответственен за ВУ, составить приказ, разработать план. Такой сотрудник должен обеспечить постановку граждан на ВУ по месту работы, организовать сбор и обработку данных, содержащихся в карточках лиц, подлежащих ВУ. Также нужно поддерживать в актуальном состоянии данные, которые содержатся в документах ВУ военных комиссариатов (далее ВК) и личных карточках.

Этап 5. Постановка организации на ВУ

Согласование документации – важный этап перед началом ведения ВУ. Согласованию подлежат план работы, приказ и прочие документы, которые запрашиваются ВК. Для этого нужно обратиться в ВК по месту регистрации компании.

Как правило, организации регистрируются в территориальной комиссии, которые располагаются при районных управах. Чтобы зарегистрироваться, нужно заполнить форму Ф-18 и сдать все необходимые документы. После того, как будут поданы все документы, следует получить от ВК и управы специальную справку о постановке предприятия на ВУ.

Этап 6. Направление данных в военкомат по месту регистрации каждого работника

При трудоустройстве у военнообязанного сотрудника нужно запросить следующие документы:

• военный билет;
• удостоверение гражданина;
• справка или временное удостоверение (вместо военного билета).

Документ ВУ при приеме на работу обязателен. Однако ТК РФ позволяет отказать в трудоустройстве, если у гражданина нет необходимых деловых качеств. В случае если у человека нет военного билета – его обязаны принять на работу. Единственное, что ему сделать выговор за непредставление документа ВУ.

Если работник снят с ВУ по месту регистрации и нет данных о том, что он состоит на ВУ в другом месте, то следует выполнить постановку на ВУ. Для этого нужно отправить в ВК сведения о том, что сотрудник обязан состоять, но не состоит на ВУ.

При трудоустройстве граждан, подлежащих ВУ и не имеющих регистрации по месту пребывания, следует выдавать им сведения по установленной форме. Их передадут в военкомат для постановки на ВУ (ПП РФ от 06.02.2020 г. № 103)

Этап 7. Соблюдение сроков подачи отчетности

В военкомат или госорганы самоуправления работодатель должен предоставлять следующие данные:

• в сентябре – о работниках-мужчинах в возрасте 15 и 16 лет;
• в 2-х недельный срок с даты события – о приеме на работу и увольнении граждан, подлежащих ВУ;
• до 1 ноября – о работниках-мужчинах, которым исполнится 17 лет в следующем году;
• по запросу в 2-х недельный срок – о работниках, состоящих на ВУ.

Сотрудник, ответственный за ВУ, не должен ограничиваться только работой с бумагами, а осуществлять подготовку персонала: вручать повестки, информировать о вызовах в военкомат, рассказывать о мобилизации. Также следует проводить актуализацию сведений по ВУ:

• вести базу данных 1С;
• информировать сотрудников о вызовах ВК, разъяснять воинские обязанности;
• обновлять картотеку;
• вести журналы и номенклатуру дел;
• оформлять листки сообщений для постановки на ВУ;
• выполнять внутренние аудиты ведения ВУ;
• проверять документы;
• готовить обязательные отчеты и формы;
• сверять данные карточек c военкоматом.

Эту работу выполняет работник, который ответствен за ведение ВУ.

Отчитываться в военкомат следует ежегодно. Существуют формы, которые не предусматривают определенной даты по срокам.

Кто осуществляет контроль того, как ведут ВУ в организации

Контролировать предприятия могут органы самоуправления и военкоматы. В специальной инструкции указано, какие проверки должны быть, как их осуществлять и как оценивать, правильно ли организация ведет ВУ или нет. Ежегодно госорганы самоуправления и ВК должны проверять предприятия, в штате которых более 500 работников. Остальные организации – не реже одного раза в 3 года. О проверках информировать нужно заблаговременно – до 31 декабря текущего года. Второе уведомление обычно присылают за 5 дней до начала проверки.

До начала проверки следует уточнить у работников следующие сведения:

• должность, профессию;
• из раздела II карточки;
• образование;
• прохождение сборов;
• семейное положение;
• ФИО, дату и место рождения;
• состояние здоровья;
• контакты для связи.

Если работник состоит на ВУ в другом военкомате, нужно сообщить сведения для сверки.

Во время проведения проверки проверяется качество ВУ на предприятии и полнота охвата работников. Сведения в карточках учета должны быть достоверными. Если при проверке найдут неточности или ошибки, об этом сообщат в вышестоящий госорган и военкомат. Результаты проверки сообщают начальнику организации и указывают в журнале проверок. Если был составлен акт проверки, нужно отметить это в журнале проверок. Работник военкомата делает соответствующую запись в специальном журнале проверок.

Что будет, если не вести ВУ или допускать ошибки

За нарушения по ВУ на предприятии предусмотрены штрафные санкции. Административная ответственность распространяется на граждан и должностных лиц и граждан. Военкоматы могут отправлять запросы по сведениям ВУ. Данные военкому следует отправить в течение 2-х недель. Если предоставить информацию по ВУ несвоевременно или проигнорировать запрос, могут оштрафовать руководителя организации или сотрудника, который ответственен за ВУ. Такие дела рассматривают военкоматы и налагают штраф:

• на организацию – от 3 до 5 тыс. руб.;
• на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
• на граждан – от 100 до 300 руб.

Если руководитель не представит в военкомат списки сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на ВУ, придется заплатить штраф в размере от 1 до 3 тыс. руб. (ст. 21.1 КоАП РФ). Штраф в таком же размере будет, если работник, ответственный за ведение ВУ, не уведомит работника о вызове по повестке (ст. 21.2 КоАП РФ). В случае, если начальник или специальный сотрудник не проинформируют военкомат о принятых на работу или уволенных работниках, это повлечет штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб. Постановления обычно выносят ВК. Стоит отметить, что срок исковой давности для нарушений в области ВУ увеличен с 2-х месяцев до 3-х лет. Изменения внесены в ст. 4.5 КоАП РФ.

Подводим итоги

Проверки ведения воинского учета проходят регулярно. Если ВУ еще не ведется, инструкция такова: назначить сотрудника на эту должность, подготовьте локальные акты, списки работников, пройдите регистрацию в военкомате. Если ведется воинский учет в организации, не помешает сделать аудит: проверить все сведения, чтобы понять, вовремя ли отчитывались в военкомате, хранятся ли документы в отделе кадров и пр. Внимательно изучите правила сверки данных в Методических рекомендациях Генерального штаба, а также обратите внимание на перечень нюансов, согласно которым осуществляется проверка ведения ВУ. Желаем вам успехов. Работайте без нарушений!