Роботизация бизнес-процессов: каким компаниям нужна и зачем?

RPA — программное обеспечение, работающее по правилам и алгоритмам без сопровождения человека, как виртуальный сотрудник. RPA работает с приложениями и компонентами «поверх» основной ИТ-архитектуры.

Примеры популярных процессов, которые роботизируются компаниями:

• отправка документов в банки через соответствующее программное обеспечение банк-клиент;
• предоставление справок с места работы;
• учет заработной платы и расчеты с персоналом;
• проверочные процедуры и еще много типовых задач.

Все эти процессы позволяют сократить время обработки данных и количество ошибок, тем самым повышая производительность.

Одними из первых RPA внедряли предприятия, хорошо развитые в плане ИТ-технологий. Лидировали нефтегазовая и металлургическая отрасли, телеком, финансовая сфера, банки и ритейл. Сегодня роботы стали востребованными в среднем и малом бизнесе.

Задачи, которые могут решать роботы RPA:

• работа с таблицами в Excel, копирование и преобразование данных;
• проверка информации на корректность;
• заполнение экранных форм банк-клиента;
• формирование отчетов;
• перенос данных из одной системы в другую;
• обработка почтовых сообщений, автоматическая отправка уведомлений;
• считывание информации с первичных документов, сканов и другие.

На этот вопрос можно ответить легко: роботизация нужна и актуальна для любой компании, у которой в работе используются программные системы. Но наибольший эффект от роботизации достигается в крупных компаниях со значительными операционными расходами на бэк-офис.

Основные критерии, которым должна соответствовать компания, которая рассматривает роботизацию:

• Регламентирующие процессы.
• Отсутствие изменений схем процесса в ближайшее время.
• Возможность выполнения процесса в нерабочее время.
• Определение триггера старта процесса.
• Количество участвующих в процессе отделов.
• Минимальная вариативность и формат вводной информации.
• Возможность привести вводные данные к одному формату во всем процессе.

Имея такие вводные как наличие процессов на роботизацию с готовыми техническими заданиями важно определить/спрогнозировать количество таких процессов, так как важно на начальном этапе определить стратегию развития RPA-решений в компании и, соответственно, инструмент разработки: программных роботов RPA-платформы, Python, VBA.

VBA, Python можно выбрать как основное решение для роботизации в компании при условии, что максимальное количество процессов, которое планируется автоматизировать, не превышает 10 и отсутствует сложная взаимосвязь разных систем в одном процессе. Довольно сложно определить общую методологию написания кода, что в будущем будет проблемой передачи процесса на доработку и поддержку.

Также не стоит забывать про основной критерий робота — это автозапуск, который не просто настраивается для таких инструментов.

Основной плюс выбора языка программирования под роботизацию — его бесплатность. Но есть и издержки — ведь для того, чтобы разрабатывать процессы на VBA, Python потребуются высококвалифицированные разработчики с расширенной функцией поддержки готовых решений.

Важно начать с того, что у любой платформы (UiPath, Primo, PIX и проч.) есть лицензирование на свои продукты:

• лицензия для разработки роботов (на ней можно и запускать процессы вручную);
• лицензия для запусков (устанавливается на отдельную машину, сервер);
• лицензия управления (как правило является веб-формой, в которой хранятся все готовые процессы, настраиваются запуски и есть мониторинг работы процессов).

Для того чтобы от внедрений по роботизации можно было получить гарантированные эффекты/экономию и стабильную работу, важно обратиться к квалифицированным RPA-специалистам, которые могут реализовать для вашей компании пилотные проекты или даже полноценный проект. Стоимость разработки одного программного робота начинается от 300 тыс. руб., а покупка платформы со всеми нужными лицензиями для разработки и поддержки начинается от 1,5 млн руб.

Правильная роботизация начинается с определения основной RPA-платформы, количества нужных для работы лицензий на ближайший год и прописанная методология для центра компетенций RPA.

Для выполнения шага — анализ процессов для роботизации с помощью системы оценки целесообразности и потенциальных выгод от внедрения, приоритизация инициатив и отрисовка процессов под роботизацию — нужно определить ресурс, на котором будут формироваться заявки на роботизацию в нужном формате для бизнес-аналитика (для этого формируется форма или шаблон для заполнения информации по процессу).

На основе бэклога заявок нужно определить приоритетные процессы для разработки, как правило, формируются встречи-демонстрации процесса со стороны бизнес-заказчика, на которой визуально фиксируется алгоритм выполнения процесса с учетом всех исключений. На основе видеоматериалов формируется документация — техническое задание, которое нужно согласовать с обеих сторон (отдел роботизации — непосредственный заказчик).

Чтобы разработка программных роботов проходила безопасно, нужно иметь тестовые доступы в разрабатываемых системах, этот этап лучше всего формировать на этапе написания документации, чтобы исключить простой команды разработчиков.

Если сравнивать разработки на языках программирования и RPA-платформе, то, согласно методологии, у RPA есть фреймворк, на котором разрабатываются роботы — что является универсальным решением как для текущей команды, так и для новых сотрудников, которые приходят в команду. Такие решения легко поддерживаются специалистами, и можно реализовывать одного робота несколькими разработчиками, перед финальным тестированием все разработанные шаги можно соединить в одного робота, который будет последовательно отрабатывать свой алгоритм.

Перед тем как переносить робота в продуктивные системы важно организовать приемосдаточные испытания написанного робота, на котором фиксируется выполнение всех шагов нового цифрового сотрудника.

Для команды разработки финальным шагом является формирование инструкций пользователя и разработчика, публикация нового робота в оркестратор (лицензия управления) и постановка процесса на автозапуски, в зависимости от решения могут быть настроены запуски по триггеру (наличия письма или файлов на вход в сетевой папке) или же расписание — старт процесса каждый день/неделю/месяц/квартал в определенное время. После настройки робот передается на поддержку отдельно выделенным специалистам (рекомендуемо).

Роботизация процессов — освобождение сотрудников от рутинных задач и высвобождение их ресурсов на создание добавленной стоимости: улучшение процессов, стратегические задачи, проработку новых продуктов и пр. Сейчас, особенно в крупных компаниях, огромные ресурсы тратятся на поддержание операционных процессов: выгрузку и обработку данных, часто в ручном режиме, хотя с такими задачами намного быстрее и эффективнее справляются написанные алгоритмы.

Роботы — это цифровые помощники, которые могут взять на себя итерационную деятельность и помочь бизнесу, освободив экспертов для проектов развития — в итоге не только повышается эффективность процессов, но и решается проблема перегруженности отдельных сотрудников и функций.

Роботизация — не замена «живых» сотрудников, а взаимовыгодное сотрудничество: помимо более стабильных и быстрых процессов, а также сотрудников, эффективно расходующих свое время, компания получает и повышение общей цифровой грамотности за счет активного вовлечения бизнеса в структурирование процессов и демонстрации финальных результатов роботизации.

Многие компании из нефтегазовой, металлургической и других отраслей уже воспользовались роботизацией, получая экономические и другие эффекты. Сделав правильные шаги, ваша компания сможет поднять производительность на новый уровень, повысить операционную эффективность, обеспечить новую экономию средств и рост для своих сотрудников.