Мария Петрова, «Северсталь – ЦЕС»: «Передоверие МЧД позволяет максимально эффективно использовать человеческие ресурсы и оптимизировать подписание документов»
Мария Петрова, старший менеджер сервисного центра по финансам «Северсталь — ЦЕС» и спикер Двадцать второго форума «Внутренний и внешний электронный документооборот», поделилась тонкостями создания и использования МЧД с правом передоверия.
Что такое электронное передоверие МЧД и как получить МЧД в порядке передоверия?
Электронное передоверие МЧД можно понимать как цифровую передачу полученных ранее от иного лица полномочий. Проще говоря, если организация или физическое лицо получили в электронной форме право действовать от имени доверителя, то посредством «передоверия» эти полномочия могут быть в электронном виде делегированы третьему лицу.
Чтобы получить МЧД в порядке передоверия, необходимо пройти несколько ключевых шагов и соблюсти требования российского законодательства в части регулирования ЭДО и использования электронной подписи.
В виде краткого алгоритма это выглядит так. Во-первых, убедитесь в наличии права и легитимности передоверия. Исходная электронная доверенность (МЧД) должна содержать прямое указание на возможность передоверия. Без такой оговорки передоверие будет недействительно. Кроме того, проверьте срок действия МЧД, так как дальнейшее передоверие не может выходить за рамки её действия.
Во-вторых, подготовьте проект электронного документа о передоверии, включая реквизиты сторон и перечень полномочий. В-третьих, удостоверьте передоверие (при необходимости — нотариально) с использованием электронной подписи. Для заверения документа о передоверии необходимо использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).
В-четвертых, зарегистрируйте МЧД и передайте на хранение в блокчейн ФНС через специализированные онлайн-сервисы, которые предлагают услуги по регистрации и управлению электронными доверенностями, или с использованием специализированных инструментов федеральных органов исполнительной власти — в зависимости от необходимых вам видов планируемого использования МЧД.
После регистрации передоверия «новый» доверенный может полноценно использовать предоставленные ему в рамках МЧД полномочия.
В «Северсталь — ЦЕС» передоверие МЧД показало свою максимальную применимость в аутсорсинговых процессах, когда клиенты нам доверяют ведение своего документооборота. Отказ от прямых доверенностей и выстраивание системы передоверия — один из множества элементов, повышающих качество обслуживания.
В каком случае МЧД, выданные по схеме передоверия, нужно заверять у нотариуса?
Ключевым критерием при решении вопроса о необходимости нотариального заверения МЧД в порядке передоверия является форма исходной доверенности и характер совершаемых по ней действий. Если первоначальная доверенность или сама сделка требуют нотариальной формы, то и передоверие (в том числе электронное) подлежит нотариальному удостоверению.
Нотариальное удостоверение МЧД, выданного по схеме передоверия, требуется в случаях, аналогичных доверенностям на бумаге. Первый случай — когда исходная (первичная) доверенность, с которой передаются полномочия, была выдана в нотариальной форме. Второй — если законодательство предписывает нотариальную форму для сделки, ради которой выдаётся доверенность. В ГК РФ прописаны случаи, когда закон или соглашение сторон требуют соблюдения нотариальной формы.
Третий случай — наличие прямого требования о нотариате в самом тексте первичной доверенности. Даже если по закону не требуется нотариальная форма, в самой исходной доверенности может быть указано условие о том, что передоверие должно удостоверяться у нотариуса. Четвертый — некоторые крупные корпорации и государственные органы могут предписывать нотариальную форму для определённых полномочий (например, в банковской сфере или при работе с особо конфиденциальной информацией). Тогда МЧД, выданные путём передоверия, заверяются нотариально по внутренним корпоративным правилам, даже если законодательство напрямую этого не требует.
Кроме того, в случае с МЧД есть ещё дополнительный случай, когда нотариальное удостоверение необходимо. С 1 сентября 2023 года руководитель филиала не может выпустить электронную подпись с указанием ОГРН организации. У него может быть только электронная подпись физического лица, а по ней нельзя понять, что доверенность подписывает именно руководитель филиала, а не рядовой сотрудник. Поэтому МЧД, которые формируются в порядке передоверия от руководителей филиала, также требуется заверять у нотариуса.
О чём прежде всего необходимо помнить, создавая и используя МЧД с правом передоверия?
Погружаясь в темы выпуска и нотариального заверения доверенностей, следует обратить внимание на несколько важных моментов. Во-первых, убедитесь, что при работе с МЧД соблюдены специфические регламенты отрасли или организации. Некоторые ведомства и компании устанавливают дополнительные требования при работе с электронными документами: особый формат файлов, дополнительные проверки подлинности, внутренние реестры полномочий и т. д.
Во-вторых, выстройте систему контроля актуальности и аннулирования МЧД при необходимости. Если передоверие аннулируется или истекает срок действия основной доверенности, автоматически утрачивают силу и все выданные на её основании МЧД. Этот аспект нуждается в дополнительном контроле.
В-третьих, обучайте своих сотрудников и партнёров работе с МЧД. Это достаточно новый инструмент, и необходимо время, чтобы использование МЧД, особенно с передоверием, стало обыденностью при взаимодействии с контрагентами. В собственном кейсе «Северсталь — ЦЕС» на первом этапе мы готовили пошаговые инструкции для сотрудников по самостоятельной работе с формированием и регистрацией МЧД, а сейчас — проводим периодические вебинары для ответов на вопросы и контроля закрепления знаний.
Для нас возможность передоверия МЧД — это полезный инструмент, позволяющий максимально эффективно использовать человеческие ресурсы и оптимизировать процессы подписания документов, который мы можем со всей ответственностью рекомендовать своим коллегам из других ОЦО, а также клиентам и партнёрам.
Источник: ssc-pro.ru