Инвентаризация организации (предприятия): пошаговая инструкция

• Кто обязан проводить опись собственности?
• С какой периодичностью проводится экспертиза?
• Виды инвентаризации имущества предприятия
• Этапы процедуры
• Какая инвентаризация лучше – собственная или независимая?

Инвентаризация предприятия – это опись организационного имущества, которая проводится минимум раз в год. Директор должен зафиксировать наличие материальных активов, их состояние и количество. Ценность и другие показатели должны соответствовать показателям в бухгалтерских бумагах.

Зачем нужно проведение инвентаризации организации?

Основная задача процедуры – сравнение реальной ситуации в компании с данными, отраженными в бухгалтерских документах. Также инвентаризацию проводят для:

• Проверки качества имущества, особенно в фирмах, занимающихся розничными или оптовыми продажами. Продукция должна быть правильно и качественного упакована, презентабельной и соответствовать нормативам.
• Обнаружения недостачи и выявления ее причины.
• Контроля правильности хранения и использования продукции.
• Отслеживания всех активов предприятия с момента их поступления и дальнейшего использования.

У каждого свои задачи инвентаризации, который связаны с деятельностью компании и частотой проведения процедур.

Кто обязан проводить опись собственности?

Процедуру должны проводить абсолютно все компании, которые ведут бухгалтерский учет, включая юридические лица, которые не проводят аудит; фирмы на ЕНВД и УСН; субъекты малого предпринимательства.

Если организация считает себя добросовестным экономическим субъектом, она обязана проводить инвентаризационную опись каждый год минимум.

С какой периодичностью проводится экспертиза?

Организация обязана обеспечить проведение процедуры в следующих случаях:

• Перед формированием бухгалтерской отчетности. В документе фиксируется проверка всего имущества, кроме того, которое проверялось с 1 октября отчетного года.
• Смена лиц, ответственных за материальные активы компании. В этом случае проверяется только та собственность, которая была доверена ответственному сотруднику.
• Порча или хищения собственности компании.
• Стихийное бедствие, пожары или другие чрезвычайные происшествия.
• Ликвидация или реструктуризация компании.

Плановая инвентаризация проводится каждый год.

Виды инвентаризации имущества предприятия

1. Полная. Процедура предполагает оценку каждого актива фирмы. Чаще всего полная инвентаризация проводится перед годовой отчетностью.
2. Частичная. Данная проверка касается только определенных материально-технических средств. Обычно проводится в связи с выявленной недостачей, порчей товара или другими проблемами.
3. Плановая. Проводится в период, указанный во внутренних документах предприятия.
4. Внеплановая. Назначается неожиданно, поэтому к внеплановой инвентаризации невозможно подготовиться.
5. Натуральная. Эксперт занимается подсчетом реально существующих объектов собственности в месте их хранения и эксплуатации.
6. Документальная. В ходе проверки фактические данные сравниваются с показателями, зафиксированными в документах.

Этапы процедуры

Порядок проведения инвентаризации определяется нормативными документами и состоит из нескольких этапов. Перед началом процедуры необходимо подготовить приказ – это внутренний документ компании, в котором указываются цели проверки, время, место и дата проведения. Приказ подготавливается в виде письменного распоряжения. В документ также включается список сотрудников, ответственных за инвентаризацию.

1 шаг – Собрание комиссии.

Создание комиссии оформляется приказом руководителя. В состав группы входят следующие сотрудники:

• представители административного состава (например, заместитель руководителя и т.д.);
• глава отдела бухгалтерии;
• руководители подразделений компании, в которых проводится опись;
• персонал организации;
• независимые эксперты или приглашенные аудиторы.

Каждый член группы должен отметиться в приказе еще до начала проверки. Выполнять инвентаризацию в отсутствии хоть одного участника комиссии нельзя. К участию в группе не допускаются работники, которые несут ответственность за сохранность имущества, чтобы экспертиза была максимально объективной.

2 шаг – Получение последних документов.

До начала экспертизы необходимо получить документы о расходах и прибыли, последние на момент проведения инвентаризации. Документация заверяется председателем и служит основанием для процедуры.

3 шаг – Получение расписки.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить расписку от материально ответственного лица в день проверки. Документ подтверждает факт сдачи расходных и приходных бумаг, что все ценности оприходованы, а выбывшие изделия – списаны.

4 шаг – Проверка наличия, сохранности и количества собственности предприятия.

Комиссия на этом этапе определяет:

• наименование и количества собственности (документации, денег в кассе, ОС, МПЗ и т.д.), которая имеется в компании, включая арендованное имущества;
• состояние объектов;
• виды активов, которые не имеют материальной формы.

Полученные при инвентаризации данные заносятся в инвентаризационные акты. В документах должны расписаться материально ответственные лица, чтобы подтвердить свое присутствие в ходе проверки.

5 шаг – Сравнение данных.

На пятом этапе происходит сверка полученных в ходе проверки данных с показателями, указанными в бухгалтерских документах. Если будут выявлены излишки или недостатки, формируется специальная ведомость.

Оформить результаты можно при помощи ведомостей и описей различных товаров.

6 шаг – Обобщение результатов процедуры.

По итогам комиссия проводит анализ, а также предлагает способы решения расхождений в физических показателях. Заседание группы оформляется протоколом. В документе также фиксируется отсутствие расхождений.

Результаты оформляются как ведомость, в которой отражаются все обнаруженные излишки и недостатки, а также способы их урегулирования.

Протокол собрания комиссии вместе с ведомостью предоставляются руководителю компании, который принимает решение о проведении рекомендованных мероприятий.

7 шаг – Утверждение.

К протоколу о собрании и ведомости о результатах процедуры прикладываются ведомости и описи. После рассмотрения документации руководитель организации принимает окончательное решение о порядке устранения расхождений, которое фиксируется в приказе.

8 шаг – Отражение результатов.

Выявленные недостатки или излишки отражаются в отчете бухгалтера. В случае годовой инвентаризации результаты фиксируются в годовой отчет. Если в ходе процедуры обнаружилась собственность, которая морально устарела и не подлежит эксплуатации, ее списывают с учета.

Какая инвентаризация лучше – собственная или независимая?

Если вы проводите инвентаризацию самостоятельно, квалифицированным сотрудникам вашей компании придется тратить свои силы и время на сложную трудоемкую процедуру. Поэтому многие руководители обращаются в сторонние компании.

Независимая инвентаризация гарантированно будет объективной, без утаения фактов хищения и порчи собственности. Однако некоторые считают, что специалисты из другой компании не смогут разобраться в тонкостях организации. При этом вы сможете сэкономить свое время и силы для более важных задач фирмы.

Процедура позволяет всегда быть в курсе, в каком состоянии находятся ваши активы, сколько их. Вы сможете быстро устранить обнаруженные недочеты, если будете своевременно и честно выполнять проверку своего имущества. Это позволит избежать вам множества проблем с поставщиками и клиентами.

Заказать инвентаризацию в компании «Северсталь ЦЕС»

Наши сотрудники гарантируют быструю и объективную инвентаризацию имущества. Для заказа услуги обращайтесь к нам по телефону или оставляйте онлайн-заявку на сайте.

Новая услуга от Северсталь ЦЕС: наши услуги включают автоматизацию 1С для вашего бизнеса.