Больше фокуса на бизнесе, меньше на рутине: как ОЦО работает на оперэффективность
Представьте ситуацию: бизнес активно растёт, открываются новые филиалы, присоединяются другие компании. Вместе с масштабом компании закономерно растёт и объём сопутствующих задач: нужно больше ресурсов на бухгалтерию, кадровое делопроизводство, юридическую поддержку. В итоге подразделения на местах начинают дублировать функции друг друга, процессы рассинхронизируются, а управление ими усложняется.
Как крупным игрокам сохранить гибкость, эффективность и единые стандарты качества?
Ответ – ОЦО (Общий центр обслуживания). Разбираемся, что это за модель и почему она стала золотым стандартом для лидеров рынка.
Если говорить просто, ОЦО – это централизованная компания/подразделение, куда переводятся поддерживающие бизнес бэк-офисные функции. Вместо того, чтобы выстраивать отдельную административную структуру в каждом филиале, ресурсы, опыт и экспертиза объединяются в одном мощном центре.
Какие функции чаще всего есть смысл переводить в ОЦО?
- Финансы, бухгалтерский и налоговый учёт.
- Кадровое делопроизводство и управление персоналом.
- ИТ-услуги и техническую поддержку.
- Закупки, логистику и управление цепочками поставок.
- Юридическое сопровождение и контакт-центры.
Такая централизация – самое логичное и эффективное решение при естественном масштабировании бизнеса или объединении нескольких компаний в группу.
Зачем это нужно: 5 главных преимуществ ОЦО
Компании переходят на модель ОЦО, чтобы сделать процессы прозрачными и управляемыми. Что конкретно это дает бизнесу?
- Единые стандарты. Процессы приводятся к общему алгоритму – вся компания начинает работать по единым, понятным и прозрачным правилам.
- Оптимизация ресурсов. Исключается дублирование функций в разных отделах, что позволяет грамотнее распределять нагрузку и бюджет.
- Минимизация ошибок. Экспертиза собрана в одном месте, и это снижает риски. Кроме того, в масштабах ОЦО гораздо выгоднее внедрять роботизацию и автоматизацию рутины.
- Масштабируемость. Завтра вы откроете еще 10 филиалов, и вам не придется с нуля выстраивать для них бэк-офис – ОЦО легко и быстро интегрирует новые объёмы.
- Прозрачный контроль. Все параллельные, но критически важные процессы находятся под единым руководством.
Собственный центр или партнёрство? Выбор оптимальной модели
Есть несколько путей централизации функций.1. Внутренний ОЦО (инсорсинг). Вы создаёте собственный общий центр обслуживания вашей компании/группы/холдинга (таким изначально стал «Северсталь – ЦЕС» в периметре «Северстали»). Это отлично работает, когда компания хочет сохранить абсолютный контроль над процессами.
Но запуск своего ОЦО – сложный трансформационный проект: нужно проанализировать текущие процессы, разработать детальный дизайн модели, подготовить ИТ-инфраструктуру и людей к изменениям. Идти в этот процесс без профильного опыта бывает непросто. Чтобы минимизировать риски и грамотно выстроить архитектуру ОЦО, аудит и запуск лучше проводить совместно с опытным партнёром. Если вы планируете строить или развивать свой ОЦО, посмотрите, как помогаем выстроить эту систему и пройти все этапы трансформации мы, основываясь на опыте создания общих центров обслуживания и централизации отдельных функций на проектах компаний-лидеров рынка.
2. Внешний ОЦО (аутсорсинг). Самый быстрый вариант с точки зрения выхода на максимальную оперэффективность. Вы передаёте функции профессиональному провайдеру (например, ОЦО «Северсталь – ЦЕС» сегодня обслуживает бизнесы с совокупной штатной численностью свыше 130 тыс. сотрудников из 100+ компаний-клиентов).
В чём плюсы такого подхода? Постоянные затраты становятся переменными (что особенно спасает при сезонных пиках), снижается нагрузка на внутренний HR-блок по найму и обучению персонала, а финансовые риски разделяются с провайдером. Если вы готовы доверить операционку профильным экспертам, познакомьтесь с нашими возможностями и 17-летним опытом аутсорсинга учётных функций.
3. Гибридная модель, при которой ключевые процессы остаются внутри компании, а наиболее затратная рутинная часть – передаётся провайдеру, и консорциумы, когда несколько компаний создают единый для всех ОЦО, чтобы разделить затраты.Как ОЦО работает на главную задачу любого бизнеса – получение прибыли и стратегическое развитие?
ОЦО забирает на себя транзакционную нагрузку, позволяя компании стать более гибкой, конкурентоспособной и сфокусированной на своих главных целях, направленных на увеличение стоимости бизнеса. При этом – выстроив максимально надёжную и слаженную работу сервисных подразделений.
Чтобы понять, какая модель будет оптимальной для вас, насколько компания готова к переходу к централизации своих бэк-офисных функций, и получить независимую оценку состояния своих бизнес-процессов, стоит принять участие в исследовании, подготовленном по методологии «Северсталь – ЦЕС» для сообщества профессионалов выделенного сервиса Клуб ОЦО.
Понимание, насколько эффективно работают отдельные функции вашей компании, и оценка зрелости её процессов помогут определить текущий уровень развития бэк-офиса, увидеть сильные стороны и зоны роста и определить приоритеты дальнейшей трансформации для роста и развития вашего бизнеса.