Автоматизация – это не проект. Это культура

• Любой кризис – время действовать
• Экономика и вызовы: зачем нужна автоматизация
• Цифровая архитектура как фундамент
• Автоматизация не ради автоматизации
• Как принимаются решения: приоритизация и фильтрация
• Цифровизация – это система

Любой кризис – время действовать

«Северсталь – ЦЕС» работает с 2009 года. За эти годы мы прошли вместе с рынком и нашими заказчиками «примерно всё». Все кризисы, вызовы и трансформации. Все трудности, вызванные последствиями изменения социально-экономических условий. Сейчас, как и другие бизнесы, действуем в условиях демографической ямы, дорогих денег, ухода с рынка вендоров и прочих неопределённостей. И не просто проживаем этот период, но и используем ранее полученный собственный опыт, лучшие отраслевые практики и ресурсы команды, чтобы оставаться лучшими в своей сфере. Клиенты привыкли видеть в нас стабильного гаранта высокого уровня сервиса, а мы, в свою очередь, работаем на стыке технологического развития и операционного совершенства.

Формально мы общий центр обслуживания, сервисная компания. Но помимо сопровождения десятков функциональных направлений, обслуживания процессов с участием более 120 000 человек в периметре группы компаний и за её пределами при численности «всего лишь» около 1500 сотрудников, по сути, мы давно стали внутренним центром экспертизы, развития и цифровизации. Реальный масштаб нашей работы выходит далеко за рамки цифр, как и наши компетенции. Мы участвуем в построении архитектур, управляем цифровыми продуктами, поддерживаем ERP, разрабатываем передовые решения для анализа данных и делаем многое, многое другое. Даже то, о чём в далёком 2009 и не задумывались. С тех пор мы научились не только масштабировать свои знания и управлять изменениями, но и поняли для себя главное: дожидаться «идеального времени» для трансформации не стоит, его просто не будет. Кризис, как и любой другой момент, это подходящее время, чтобы начать действовать.

В этой статье я поделюсь нашим опытом автоматизации, которую считаю основой основ любой оптимизации и качественных изменений бизнеса, нашим подходом и алгоритмами, уже доказавшими свою успешность и эффективность. Именно в трудные времена запрос на такие решения – «палочки-выручалочки» для компании любого масштаба и направленности особенно актуальны. Пользуйтесь!

Экономика и вызовы: зачем нужна автоматизация

Сегодняшняя экономика – это не про щедрые инвестиции. Мир живёт в условиях ограничений: рост налогов, ключевой ставки, цен. Дивиденды больше не гарантированы. Промышленность растёт точечно, инвестиционные бюджеты «под лупой».

Цифровые проекты должны быть быстрыми, обоснованными и дающими понятные бизнес-эффекты. «Просто красиво» уже не работает. Работает то, что снижает издержки, приносит выручку и позволяет действовать быстрее конкурентов.

Цифровая архитектура как фундамент

Наша цифровая архитектура охватывает три уровня: транзакционный, управленческий и аналитический. Это ERP-системы, инструменты управления процессами, платформы визуализации и анализа. Всего в системах компании более 43 тыс. корпоративных пользователей, из них более 10 тыс. работают с мобильных устройств.

«Северсталь – ЦЕС» оперирует по модели с пятью уровнями доступа к инфраструктуре, выстроенными по принципу безопасности, ответственности и ролей. Из 1500 пользователей часть оперирует внутри корпоративного контура, а часть – за его пределами. И всё это не просто сопровождается, но и развивается, тестируется и постоянно адаптируется к меняющимся условиям.

Автоматизация не ради автоматизации

В стратегии «Северстали» чётко обозначено, что цифровые решения должны:

• Обеспечивать рост EBITDA

• Давать конкурентное преимущество

• Превращаться в конкретные источники дохода

Именно поэтому мы используем продуктовый подход. У нас нет абстрактных цифровых программ, только жизненные циклы продуктов: от идеи до эксплуатации. Каждый продукт проходит семь обязательных этапов:

1. Генерация идеи

2. Валидация – расчёт, экспертиза, оценка

3. Дизайн – визуализация, MVP, функциональная модель

4. Разработка

5. Внедрение

6. Масштабирование

7. Эксплуатация и поддержка

На каждом этапе задействуются определённые роли: инициаторы, аналитики, архитекторы, владельцы продуктов, разработчики и пользователи. Это даёт контроль, управляемость и прозрачность, чтобы не превращать автоматизацию в «чёрную дыру» бюджета.

Как принимаются решения: приоритизация и фильтрация

Каждая инициатива проходит воронку:

• Подача идеи инициатором

• Согласование на уровне функции

• Экспертная оценка, включая архитектурные советы

• Расчёт потенциального эффекта

• Попадание в backlog продукта

Дальше – приоритезация. Что приносит большую ценность, то и идёт в работу. Что не требует участия ИТ-команды – будет реализовано самостоятельно. Всё, что не даст понятного эффекта – откладывается или отправляется «в корзину».

Мы не верим в универсальность. Всё должно быть адаптировано под реалии и потребности каждой функции. Поэтому решения развиваются не «для всех», а по конкретным запросам.

Система цифровых ролей

Для устойчивого внедрения изменений мы развили цифровую модель ролей. В неё входят:

• Цифровые участники. Это базовый уровень, где функционируют все сотрудники, владеющие цифровыми навыками, способные понять и поддержать изменения

• Цифровые профессионалы. Все, кто фактически автоматизирует процессы. Руками. Создаёт макросы, занимается анализом данных в Power BI, пишет RPA и сценарии работы других цифровых инструментов

• Лидеры цифровизации. На этом уровне – руководители проектов, отвечающие за эффекты. Все, кто ведёт и драйвит команду

• Эксперты по цифровизации. Архитекторы, разработчики, технические партнёры для бизнес-команды

Функциональные роли в проектах

Чтобы изменения шли быстро и с минимальными потерями, в каждой функции внутри «Северсталь – ЦЕС» есть и специальные роли:

• Агенты по роботизации. Они выявляют возможности для автоматизации, разрабатывают RPA-решения

• Агенты по аналитике. Отвечают за создание дашбордов, следят за метриками, выявляют отклонения

• Ключевые пользователи ERP. Это поддержка 1-ой линии, которая помогает коллегам, снимая с ИТ сотни задач

• Владельцы продуктов. Заняты управлением backlog, приоритизацией и планированием развития

• Руководители, обеспечивающие фокус на цели. Кроме того, они получают обучение, чтобы всегда «быть в теме» и уметь самостоятельно управлять цифровыми проектами

Важный аспект обеспечения реальности всех этих действий: вышеприведённые роли встроены в годовое планирование – от формирования загрузки до согласования ресурсов и KPI.

Обучение и вовлечение

Как и у любого бизнеса, у нас нет «волшебной кнопки». Есть планомерная работа. 

Мы обучаем сотрудников Power BI, основы RPA, управление проектами, цифровые инструменты. Участвуем в обучении команд на заводах и в офисах. Используем курсы по ИИ и цифровой трансформации.

Мы уверены, что изменения происходят только тогда, когда люди понимают зачем. А не потому, что пришла команда сверху.

Цифры говорят лучше слов

Теперь об эффектах, которые удалось за счёт такого подхода получить, планомерно реализуя вышеизложенный подход в течение текущего турбулентного периода (2020-2021 плавно перетекли в реалии 2022, длящиеся по настоящее время). Точнее, о дополнительных ресурсах – полезном времени и средствах, которые стали доступны для инвестирования в дальнейшее совершенствование наших процессов без дополнительных затрат.

1. За счёт развития компетенций ключевых пользователей снизили количество заявок на ИТ-поддержку на 40%

2. Повысили ценность бэклога до полной окупаемости разработки. Отдача от него в году стала сопоставима с самой стоимостью внедрения, а на длинном горизонте планирования – превышает её

3. Использование продуктового подхода позволило принимать решение Go/No-Go на базе прототипа/MVP. То есть с бóльшим пониманием итоговой ценности продукта. По нашей статистике это уже позволило экономить 10-15 млн руб. в год только на тех проектах, которые не были утверждены к дальнейшему продвижению. Просто за счёт принятия взвешенных решений относительно дальнейшей судьбы не показавших ожидаемых результатов прототипов

Цифровизация – это система

Автоматизация в «Северсталь – ЦЕС» – это не модный термин и не набор красивых слайдов в стратегии. Пусть и у вас она будет такой же прочно выстроенной системой со всеми составляющими, находящимися в балансе:

• Архитектура

• Роли

• Метрики

• Цикл управления

• Вовлечённость

• Эффект

Мы развиваемся системно и системно же преодолеваем кризисы. Секрет в том, чтобы не ограничиваться автоматизацией. Мы учим людей: у нас есть внутренние программы развития по ролям, по инструментам, по ИИ. Очень важно делать так, чтобы люди понимали, как и зачем это происходит, и могли сами быть частью процесса. Иначе никакое гениальное в своей технологичности решение «не взлетит».

Истинная цель автоматизации – не просто внедрить, а создать практичный, работающий инструмент. Чтобы изменения были устойчивыми. Чтобы цифра приносила результат. И чтобы мы управляли этим процессом, а не он – нами.

Источник: eg-online.ru