Централизация, стандартизация, автоматизация: как повысить эффективность работы казначейства. Опыт «Северсталь – ЦЕС»
- Предпосылки создания «Северсталь – ЦЕС»
- Результаты централизации процессов
- Значение автоматизации для эффективного управления процессами
Ольга Крылова, руководитель управления «Казначейство», «Северсталь – ЦЕС», рассказала, как централизация процессов позволила повысить эффективность обработки платежей, а также о важности автоматизации.
В данной статье я расскажу о становлении нашего Центра Единого Сервиса и том пути, который привел нас к текущей эффективности в работе с платежами.
Предпосылки создания «Северсталь – ЦЕС»
Пилотный проект по централизации казначейской функции стартовал в 2008 году в «угольном» дивизионе «Северсталь-Ресурса», входившего в группу компаний «Северсталь». Масштаб группы впечатлял уже 16 лет назад: 3 ключевых дивизиона объединяли около 60 крупных и средних организаций. В штате специалистов, задействованных в процессе обработки платежей всех этих юрлиц, счёт шёл на десятки человек – ресурс для этой функции достаточно значительный. При этом одним из приоритетов развития бизнеса «Северстали» всегда являлся поиск путей постоянного совершенствования рабочих процессов, снижения их себестоимости, а значит – и оптимизации количества сотрудников для решения той или иной задачи.
В то же время технологическая инфраструктура группы компаний представляла собой двухсистемную модель: «Воркутауголь» – единственная из всех – работала на платформе SAP, а остальные организации использовали различные модификации 1С. Наиболее крупные – находились в самой начальной точке перехода на SAP.
Более того, каждая организация выбирала финансового партнёра, исходя из своего местоположения. В крупных городах это чаще всего был Сбербанк. В небольших населённых пунктах – локальные банки, сотрудничество с которыми имело свои преимущества: быстрая обработка платежей и возможность оперативного решения возникающих вопросов. Обратная сторона медали заключалась в том, что общее количество банков в нашей системе превышало сотню, что было обусловлено обширностью географии присутствия компаний и различиями в их деятельности.
Именно эти условия и стали основой соответствующего стратегического решения и отправной точкой для создания Центра Единого Сервиса. Он был призван централизовать казначейскую функцию, оптимизировать процессы и повысить эффективность работы всей группы компаний. Иными словами, предстояло уменьшить количество сотрудников, работающих с платежами группы, в десятки раз.
Важным вопросом также стало определение местоположения нового подразделения. На выбор Ярославля повлияло множество факторов, в том числе – географический: город расположен между Москвой, где находится управляющая компания, и Череповцом – центром основного бизнеса. Это обеспечивало удобную логистику и связь с ключевыми точками. Экономическое обоснование такого выбора лежало на поверхности: в отличие от северных регионов, где компании группы «Северсталь» выплачивали существенные надбавки сотрудникам за работу в сложных климатических условиях, в Ярославле северные коэффициенты, региональные надбавки, а также дополнительные компенсационные выплаты отсутствовали.
Таким образом, стратегическое решение о размещении «Северсталь – ЦЕС» в Ярославле позволило компании оптимизировать затраты на персонал и обеспечить максимально эффективное управление процессами при сохранении высокого качества обслуживания.
Результаты централизации процессов
Текущий уровень нашего ОЦО впечатляет: 10 специалистов казначейства обслуживают процесс платежей для 58 компаний «Северстали». Впрочем, количество платежей, на мой взгляд, не совсем корректный бенчмарк для нас. Например, группа компаний «Лента» обрабатывает около 4 млн платежей в год, а мы – 1 млн. Однако наши отрасли слишком отличаются, чтобы сравнивать их по этому критерию. Так что наш основной драйвер – не количество платежей, а количество обработанных реестров. Для нашей специфики это более показательно.
Тем не менее, на слайде выше я привела цифры по количеству платежей на одного сотрудника в месяц. Как видите, динамика положительная.
Ключевым фактором успеха стала унификация и стандартизация процессов. Ранее каждая компания имела собственную частоту платежей: кто-то осуществлял их ежедневно, кто-то – 2-3 раза в неделю. После перевода казначейства в «Северсталь – ЦЕС» все компании адаптировались под единую методологию. Текущая организация платежей построена следующим образом: для всей группы «Северсталь» установлен единый платёжный день, раз в неделю. В перспективе планируется расширение до 3 платёжных дней еженедельно.
Технологическое развитие включает автоматизацию процессов, в том числе внедрение мультибанка «Транзит 2.0» с НРД. Практически все банки, с которыми мы сотрудничаем, подключены к этой системе, что значительно упрощает и ускоряет обработку платежей.
Рост эффективности процессов стал возможен благодаря системному подходу к унификации и автоматизации рабочих процессов.
Значение автоматизации для эффективного управления процессами
С момента фактического основания в 2009 году ключевым направлением развития «Северсталь – ЦЕС» стала автоматизация бизнес-процессов. Наша цель – минимизация трудозатрат и повышение эффективности работы.
Технологический подход реализуется двумя путями. Первый – сотрудничество со специализированной компанией для разработки сложных автоматизированных решений. Второй – внутреннее обучение сотрудников для создания базовых роботизированных процессов.
Например, сейчас специалист из управления казначейства занимается разработкой робота для автоматизации взаимодействия с банками при сборе котировок и размещении депозитов. Вместо ручного обзвона банков будет использоваться автоматизированная система отправки стандартизированных форм, которые банки смогут заполнять и возвращать нам для консолидации данных.
Значительные изменения произошли в работе с платёжными реестрами. Переход от Excel-версий к электронной системе учёта позволил исключить работу с выгруженными реестрами, которые могли устаревать к моменту согласования, организовать процесс согласования платежей непосредственно в системе, обеспечить целостность данных – после формирования реестра документ становится неизменным, а также получать оперативную информацию о невозможности оплаты.
Такой подход к автоматизации позволил существенно сократить численность персонала при одновременном повышении качества и скорости обработки данных.
Стратегия развития строится на постепенном внедрении автоматизации: от простых макросов к более сложным роботизированным решениям.
Наш девиз – «Все процессы поддаются автоматизации!». И, хотя идеала мы пока ещё не достигли, последовательно движемся к этой цели.
Ольга Крылова, руководитель управления «Казначейство», «Северсталь – ЦЕС»
Источник: ssc-pro.ru