Как совершенствовать ЭДО: опыт «Северсталь — ЦЕС»

• Какие выгоды и вызовы ожидают компанию при внедрении ЮЗЭДО
• Как удалось оптимизировать процесс ЮЗЭДО в «Северсталь — ЦЕС»
• К чему привела автоматизация входящих документов по закупке услуг
• Как избежать ошибок при внедрении ЭДО между подразделениями компании
• Что дает централизация экспертизы: опыт «Северсталь — ЦЕС»
• Объемы ЮЗЭДО в ОЦО «Северсталь — ЦЕС» в 2024 году

Автоматизация делает документооборот удобнее, но просто отказаться от бумаги и почтовых услуг недостаточно. Об опыте организации юридически значимого ЭДО рассказала Светлана Зыкова, руководитель сервисного центра «Финансы» компании «Северсталь — Центр Единого Сервиса». Читайте, на что в электронном документообороте способен ИИ, где можно споткнуться при автоматизации и как упростить обмен документами между крупными компаниями и их подразделениями.

Словарь

Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — обмен электронными документами, которые имеют полную правовую силу. Такие документы признают в том числе госорганы.

Какие выгоды и вызовы ожидают компанию при внедрении ЮЗЭДО

ЭДО существенно экономит ресурсы: сокращает время на обработку документов, снижает достаточно прозаические, но в масштабах группы компаний или холдинга далеко не малые затраты на бумагу, печать и доставку. Также ЭДО практически сводит на нет риски штрафов из-за упущенных сроков передачи документов. Причем как в рамках хозяйственной деятельности, так и при взаимодействии с различными проверяющими.

Есть у перехода на ЮЗЭДО и обратная сторона, с которой могут столкнуться компании. Основными препятствиями в работе могут стать:

• низкий уровень цифровой грамотности персонала. Выход — достаточное и регулярное обучение сотрудников;

• сложные и устаревшие процессы в компании, которые препятствуют унификации форматов электронных документов, например, по услугам, которые требуют много согласований. Решение — анализ существующих процессов и их реинжиниринг;

• невозможность организовать «бесшовный» обмен документами между операторами ЭДО и учетными системами. Эти трудности можно преодолеть изменением ИТ-инфраструктуры — с помощью собственной ИТ-команды или опытного провайдера;

• сложности с оформлением машиночитаемых доверенностей (МЧД). Для отладки процесса нужно наладить коммуникацию с руководителями и протестировать работоспособность новых инструментов.

Выгоды от перехода на ЮЗЭДО перевешивают возможные трудности. Ведь у компании вырастет скорость передачи информации, на 70–80 процентов снизятся затраты на печать, отправку и хранение документов, на 15–20 процентов сократится нагрузка работников.

Чем занимается «Северсталь — ЦЕС»

«Северсталь — Центр Единого Сервиса» — сервисная компания, которая более 15 лет обслуживает внутренние процессы «Северстали» и отраслевых лидеров российского бизнеса. Оказывает услуги аутсорсинга, консалтинга и автоматизации бизнес-процессов в финансах, бухгалтерии, казначействе, закупках, логистике, управлении персоналом, кадровом сопровождении и других функциях. В команде «Северсталь — ЦЕС» более 2000 специалистов, они поддерживают бизнесы с совокупной численностью более 120 тыс. сотрудников.

Как удалось оптимизировать процесс ЮЗЭДО в «Северсталь — ЦЕС»

При переводе документов в цифру сразу учитывайте расходы на их проверку.

Организация процесса ЮЗЭДО в компаниях, входящих в «Северсталь», проходила в несколько этапов. Без шероховатостей и постоянной оптимизации здесь не обойтись. Однако опыт нашего общего центра обслуживания (ОЦО) показывает, что предусмотреть можно многое.

Необходимо еще на старте подготовки к изменениям выяснить особенности бумажного внутреннего документооборота, узнать, какие технические возможности есть у подписантов и акцептующих в маршрутах движения документов. Нам доводилось сталкиваться, например, с тем, что у кого-то не было цифровой подписи или доступа к корпоративным системам, а кто-то часто находился вне зоны покрытия офисного интернета и мог подключаться только с телефона.

Когда выстраивали систему под себя, в процессе тестирования выяснялись новые подробности. Удивлялись, дорабатывали маршруты, перенастраивали инструменты согласования документов через электронную почту и так далее. Сейчас подавляющее большинство подобных тонкостей мы учитываем задолго до запуска. Но если в период опытно-промышленной эксплуатации выявляем какие-то уникальные, незапланированные трудности, устраняем их, а инструкции дополняем.

На сегодня мы разработали комплексное решение для обработки документов, интегрированное в бизнес-процессы компании. Правильным выбором было изменить подход, реализованный в 2014 году, и не интегрировать платформу для обработки, подписания и согласования документов непосредственно в учетные системы SAP и 1С. Вместо этого в 2021 году мы создали отдельное рабочее место, где под каждый договор выстроена система согласования, акцепта и проверки документов, а подписание документов полностью автоматизировано.

В учетные системы поступают только корректные и согласованные документы. Ключевой сотрудник ЦЕС может сам настроить маршрут согласования договора, что освободило команду ИТ от рутинной работы.

К чему привела автоматизация входящих документов по закупке услуг

Мы выбрали закупку услуг для автоматизации как самый трудоемкий процесс с точки зрения контроля. Услуги имеют значительно большую вариативность, например, по сравнению с закупкой ТМЦ: по категориям, по составу документов, по маршрутам согласований. Вот и получается, что приобретение услуг требует вовлечения большего числа участников и более сложной схемы движения документов, чем другие операции.

От получения документов по закупке услуг до проводки уходило пять рабочих дней, теперь — два часа

Уже первый шаг перехода на ЭДО позволил освободить 4 млн рабочих часов в год, которые уходили на обработку документов от поступления до ввода в учет. Раньше от получения комплекта документов по закупке до отражения затрат в учете и планирования оплаты проходило минимум пять рабочих дней! Теперь благодаря ЭДО это занимает не более двух часов. Это при том, что на сегодня в ЭДО обрабатываем «всего» 60 процентов пакетов документов по работе с контрагентами — 120 000.

Чтобы добиться результатов, мы разработали индивидуальные маршруты согласования для каждого вида услуг и договора. В системах учета добавили возможность отслеживать статус согласования и проверки документов. Для случаев, когда возможности отслеживания статусов нет, например, при работе во внешней системе клиента, настраивали роботов. Затем внедрили автоматическое подписание комплектов документов с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) и автопостинг услуг в учете. Основные этапы, которые важно не пропустить:

• выяснить существующие маршруты документов;

• собрать анкеты с участников документооборота;

• настроить новые маршруты;

• запустить отслеживание статусов.

В 2025 году мы продолжаем переводить документы по услугам в цифру. Когда выбираете, с каких пакетов документов начинать, целесообразно оценивать объем. Мы поступаем именно так — чем больше документов по контрагенту, тем скорее стараемся перевести работу с ним в ЭДО.

ЮЗЭДО в «Северстали-ЦЕС»

Электронные документы по закупке услуг проходят через операторов ЭДО, систему подписания/контроля и SAP/1С.

Как ИИ помог справиться с нереальным объемом задач в ЮЗЭДО

Отказ от бумаги оказался лишь вершиной айсберга. Переход на ЭДО не отменяет контрольных процедур — все равно нужно проверять корректность и комплектность поступающих от поставщиков документов. Время, необходимое для контроля за каждым пакетом документов, в среднем составляет 10–15 минут.

Мы используем почти два десятка контролей, а комплекты документов, проходящих через нас, имеют более 13 вариаций. И в каждом — от 10 до 21 пункта контрольных процедур, в ходе которых надо убедиться, что нужный артефакт нашел отражение в системе. Ручная проверка документов оказалась настоящим «узким горлышком», через которое наше стремление к полной автоматизации категорически не просачивалось, несмотря на достигнутые бизнес-эффекты.

Мы несколько раз подступались к автоматизации поверки документов. Начинали попытки еще когда не было доступных ИИ-технологий. Пробовали роботизировать. Но различные RPA-платформы и встроенные в них другие ИТ-инструменты не покрывали весь имеющийся у нас объем. А главное — требовали слишком больших затрат для их эксплуатации и контроля. Не делайте так! Пусть наш опыт сэкономит вам средства и нервы.

Считаю важным предостеречь еще от одной распространенной ошибки: не учитывать при переводе документов в ЭДО расходы на их проверку. Она не отменяется! Если же забыть о ней, то помимо незапланированных расходов вы можете получить некорректный учет затрат и замечания от проверяющих.

Если робот не находит нужной информации, он должен просить помощи коллеги-человека. Без такой функции работать опасно

Итак, благодаря тому, что прогресс не стоит на месте, а ранее набитые шишки — отличный учитель, наконец состоялся качественный рывок вперед, когда мы внедрили в процессы искусственный интеллект и создали «Цифрового сотрудника». Писали его на Python и обучали под себя точно так же, как это происходит с любым новичком: давали ему подробные ТЗ, инструкции, заставляли многократно повторять действия. Да, ошибался. Что делать — поправляли. А вот людей переобучать практически не пришлось, за исключением пары человек, которые в случае форс-мажора должны вовремя заметить, что цифровой сотрудник перестал функционировать.

Еще важный момент, работать без которого было бы опасно: если робот не находит нужной информации, или же находит расхождения в данных, он умеет просить помощи коллеги-человека. При тестировании мы выяснили, что нужно пресечь любые попытки ИИ «выдумывать». К сожалению, есть у него такая склонность. Так что мы сразу же заложили в техзадание опцию «что-то не понятно — обращайся к живому коллеге», чтобы исключить ошибки. Это выгоднее, чем перепроверять за ним и исправлять его.

Наш «Цифровой сотрудник» уже сэкономил более 19 000 часов работы и 16 млн руб. Эти ресурсы мы направляем на дальнейшее совершенствование процессов, не увеличивая бюджетные затраты. «Цифровой сотрудник» умеет:

• автоматически проверять полноту документов;

• сравнивать реквизиты сторон с данными договора;

• контролировать корректность подписей;

• генерировать отчеты о выполненной работе.

Полностью автоматически у нас проходят 95 процентов проверок корректности и комплектности документов. Как руководитель сервисного центра, в котором трудятся более 800 человек, считаю важным отдельно отметить сэкономленные благодаря этому время, интеллектуальные и психологические ресурсы команды. Это положительно сказывается на мотивации сотрудников, их стремлении к росту и развитию.

«Северсталь — ЦЕС» использует комплексное решение ЭДО

Любой, даже внутренний документ мы обрабатываем в системе ЭДО. Согласование новых регламентов, технических заданий, бизнес-требований или служебных записок — все проходит в системе ЭДО с наложением простой цифровой подписи уполномоченных сотрудников. В компании есть единое хранилище, где сотрудник может легко найти регламент, который ему нужен, или оформить любую необходимую заявку, быстро согласовать документы. Кроме того, каждому доступны обучающие материалы о том, как пользоваться ЭДО.

Как избежать ошибок при внедрении ЭДО между подразделениями компании

Словарь

Дашборд — интерактивная панель, которая получает данные из разных систем и отображает их в понятном виде со всеми изменениями.

Главная ошибка, которая провоцирует большинство проблем при реализации ЭДО между подразделениями — это отсутствие единого подхода, регламента по взаимодействию, по обработке документов, по срокам согласования и т. д. Этот регламент должна инициировать головная организация или управляющая компания и довести до всех предприятий или подразделений.

Без единого подхода в документообороте будет хаос: у каждого из участников — свой сценарий, разные требования к одному и тому же документу или пакету документов. Отсюда ошибки полноты, комплектности и корректности. Сроки сдачи документов из-за излишних требований необоснованно удлиняются. В общем, отличная иллюстрация к басне «Лебедь, щука и рак», а проще говоря, бардак.

У нас все реализовано на единой платформе, где процессы настроены под работу с абсолютно любым договором. Чтобы такую платформу внедрить, нужно:

• собрать информацию о том, как процесс выстроен сейчас;

• понять, что можно улучшить;

• составить план изменений с конкретными целями;

• расписать роли и ответственность каждого участника.

Документ, переданный через ЮЗЭДО, печатать нельзя. В отличие от XML-документа, который можно сдать в налоговую инспекцию, печатный документ не будет оригиналом.

После внедрения необходимо организовать контроль за соблюдением регламентов по работе с документацией. Это может включать точечные проверки в ручном режиме или контрольные процедуры, позволяющие выявлять отклонения от стандартных процессов. Например, важно следить за тем, чтобы сотрудники не печатали документы, которые уже переведены на ЭДО, так как иногда юридически значимые документы все еще печатаются. Помимо лишних расходов это опасно еще и тем, что у покупателя и продавца могут по итогам отличаться комплекты.

Контролировать исполнение регламентов и визуализировать данные помогают дашборды. Чтобы создать дашборд «под себя», сначала определите, какие именно данные и из каких систем вы хотите собирать. А затем тот, кто отвечает за процесс, обращается в ИТ за инструментом или же поручает эту функцию внутреннему специалисту с соответствующими компетенциями.

Когда внедряете любые изменения, надо обучать персонал. В «Северсталь — ЦЕС» мы создали «институт Владельцев продуктов и ключевых пользователей». Владелец продукта ЭДО отвечает за все изменения и обновления, а ключевые пользователи в каждом подразделении и филиале получают информацию от Владельца и транслируют ее своим коллегам в структурном подразделении или обособленном предприятии. Учебные материалы, чтобы не упустить никаких важных аспектов, разрабатываются Владельцем продукта, HR и ИТ — совместно. Сотрудников обучаем через их личные кабинеты и сессии от ИТ-команды. Это особенно важно для того, чтобы однажды созданная четкая система оставалась стабильной при любых изменениях.

Что дает централизация экспертизы: опыт «Северсталь — ЦЕС»

Работая, как ОЦО, мы помогаем нашим клиентам выстраивать многие процессы, в том числе по организации ЭДО. Когда мы принимаем процессы на аутсорсинг, мы централизуем экспертизу у себя. Владелец продукта ЭДО физически находится у нас — в Центре Единого Сервиса. Он же развивает этот продукт, допустим, при покупке заказчиком новых активов — оценивает и планирует перевод новых юрлиц клиента на уже существующие стандарты.

Мы или забираем процессы, включая обучение персонала, на себя, как аутсорсер, или же консультируем по выстраиванию ЭДО. Обследуем процессы, рекомендуем, как их оптимизировать и реорганизовать, с каких документов начинать, на чем можно сэкономить время, а чем пренебречь нельзя и т. д.

Часто для сотрудников предприятий, которые мы обслуживаем, самое важное в электронном документообороте — это помочь сагитировать контрагентов переходить на ЭДО. Остальная работа проходит на уровне ЦЕС: по выстраиванию ЭДО, тестированию системы, настройке обмена документами и поддержке дальнейшего документооборота.

Объемы ЮЗЭДО в ОЦО «Северсталь — ЦЕС» в 2024 году

На сегодняшний день у нас выстроено комплексное решение электронного документооборота. Подчеркиваю, не исключительно по ЮЗЭДО: наш подход охватывает также обработку бумажных документов, электронные архивы, поточное сканирование по QR-коду. У нас любой, даже внутренний документ обрабатывается в системе электронного документооборота. При согласовании новых регламентов, технических заданий, бизнес-требований или служебных записок все проходит в системе ЭДО с наложением простой цифровой подписи уполномоченных сотрудников. У нас единое хранилище, где любой сотрудник может легко найти нужный регламент, оформить любую заявку, согласовать что-то. Для этого в компании есть и обучающие материалы.

Подводя итоги, могу однозначно назвать ЭДО важным инструментом оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов. Даже при низком уровне автоматизации в компании в целом, отсутствии цифровых навыков у персонала, при самых громоздких процессах и других сложностях — дело того стоит. За себя говорят бизнес-эффекты от реализации комплексного подхода к организации документооборота, включая экономию времени и средств, повышения экспертности сотрудников и другие благоприятные для компании последствия от успешно проведенного внедрения ЭДО.

Источник: e.glavbukh.ru