04 июня 2020 года
Фискальная инструкция: как перейти в режим налогового мониторинга

Зачем компании переходить на налоговый мониторинг

Налоговый мониторинг — это относительно новая форма налогового контроля. Компания, которая соглашается на такое сотрудничество, по сути, предоставляет налоговым органам удаленный доступ к своим информационным системам. С этого момента налоговики контролируют деятельность организации прямо на своем рабочем месте. Кроме того, инспекторы получают доступ к электронным архивам налогоплательщика. В результате компания сокращает свои трудозатраты на сопровождение налоговых проверок.

Новая форма налогового контроля создана, чтобы предупреждать налоговые риски компании и оперативно решать спорные ситуации (еще в момент планирования сделок). Также налогоплательщик получает право исправлять допущенные ошибки на основании письменных рекомендаций инспекторов. В результате полностью меняется подход к проведению проверок. Вместо сплошного контроля со стороны налоговиков компании получают «советчика», который готов совместно оценивать риски в учете.

При принятии решения о переходе на налоговый мониторинг эксперты компании «Северсталь» нашли для себя несколько финансовых, ресурсных и имиджевых выгод, которые послужили поводом для согласия:
1. Сокращение трудозатрат на подготовку документов по запросам налоговиков.
2. Уменьшение периода налоговой проверки с четырех лет шести месяцев до одного года девяти месяцев.
3. Использование единого информационного пространства при общении с инспекторами и выполнение актуальных контрольных мероприятий.
4. Возможность профессионального развития сотрудников (переход на новый формат позволил им быть в тренде развития ИТ-технологий и цифровизации).

Как подготовиться к переходу

Чтобы перейти на систему мониторинга, налогоплательщику предстоит серьезно подготовиться — собрать документы, адаптировать системы внутреннего контроля и создать информационное пространство для взаимодействия с налоговиками. Если проект делается впервые, ошибки при подготовке и внедрении неизбежны. Однако постараемся рассмотреть подробнее, чего можно избежать. 

Я советую начинать работу как можно раньше. Крупной компании понадобится семь–десять месяцев, чтобы:
- систематизировать, упорядочить и доработать внутренние организационно-распорядительные документы и процедуры;
- актуализировать и привести в соответствие системы управления рисками и внутреннего контроля;
- доработать учетные и информационные системы;
- автоматизировать системы обмена данными; автоматизировать контрольные процедуры и внутренние проверки;
- разработать системы сбора и фиксирования результатов выполнения контрольных процедур; подготовить документы для вступления в систему налогового мониторинга.

Первый шаг, который следует сделать, — обратиться в свою налоговую и договориться об этапах проекта. Все договоренности нужно прописать в «дорожной карте». Только после этого можно начинать процесс подготовки.

Как составить регламент информационного взаимодействия (РИВ)

Чтобы заявление компании о переходе на систему налогового мониторинга приняли, к нему нужно приложить целый комплект документов. Среди них регламент информационного взаимодействия (РИВ) между компанией и инспекцией. В нем прописывают порядок учета доходов и расходов, предоставления налоговикам документов и сведений, а также данные о налоговых регистрах организации.

Требования к РИВу прописаны в приказе от 21.04.2017 № ММВ-7-15/323@. Там можно найти описание разделов, которые необходимо раскрыть в регламенте. Чтобы сделать РИВ максимально унифицированным и пригодным для составления анализа и оценки, придерживайтесь структуры из приказа.

Профильные разделы РИВа, такие как «Порядок предоставления доступа к информационным ресурсам» и «Способ защиты передаваемой информации», лучше отдать в работу компетентным подразделениям компании. Этим не должны заниматься бухгалтеры или налоговые менеджеры.

Разделы РИВа о системе внутреннего контроля (СВК) необходимо описывать с учетом требований приказа № ММВ-7-15/509@. Налоговики ожидают, что здесь вы расскажете о конкретных правилах и порядке выполнения процессов, что называется, «без воды». В РИВе нужно кратко описать все критерии СВК с указанием нормативных организационно-распорядительных документов.

При передаче РИВа налоговикам приложите к нему копию всех внутренних нормативных актов, на которые ссылаетесь в документе. После отправки на согласование дождитесь замечаний от инспектора и дополните документ недостающей информацией. Например, он может попросить по шагам расписать весь процесс предоставления доступа к учетной системе компании — как должен действовать налоговик, если в программе возникнет технический сбой или просто не получится войти в систему.

Как составить распорядительный документ о системе внутреннего контроля без ошибок

Шаг 1. Заполните приложение № 9 к приказу № ММВ-7-15/509@ («Оценка уровня организации СВК организации»). Однако детальные критерии оценки удобнее смотреть в приложении № 7.

Наиболее эффективный способ оценки СВК — привлечь всех заинтересованных участников процесса:
- операционные управления, которые ведут бухгалтерский и налоговый учет;
- управления, которые отвечают за качество учетных процессов;
- управления внутреннего аудита и риск-менеджмента;
- службы, которые отвечают за ИТ и финансовую безопасность компании.

В результате обследования вы сможете выявить недостающие документы и процедуры. Создайте перечень документов и процедур, которые надо создать с нуля или доработать. Начните работу над ними как можно быстрее. Вам предстоит не только подготовить документы, но и согласовать их со всеми участниками налогового мониторинга вашей компании.

Шаг 2. Примите решение о программном продукте, в котором вы будете разворачивать СВК. Каким он будет, зависит от того, какое ПО использует компания. Например, те, кто работает в SAP, могут использовать блок GRC. Другие провайдеры предлагают свои решения витрины данных.

Шаг 3. Составьте матрицу рисков и контрольных процедур (приложение № 4 к приказу № ММВ-7-15/509@). Этот документ совмещает в себе приложение № 1 «Риски организации» и приложение № 2 «Контрольные процедуры». Учтите, что этот шаг займет много времени — это существенная часть всей работы над проектом. 

Проанализируйте существующие в компании риски и контрольные процедуры, структурируйте информацию в цепочке направление риска — риск — контрольная процедура. Учтите правила формулирования рисков и контрольных процедур и не забудьте их закодировать.

Продумайте порядок документирования контрольных процедур и информационные системы, с помощью которых компания будет получать отчет о результатах выполнения КП (приложение № 5 к приказу № ММВ-7-15/509@).

Если компания передала функцию ведения бухгалтерского и налогового учета специализированной организации, в СВК участника налогового мониторинга нужно включить регламенты, которые определяют СВК аутсорсинговой компании.

Как участник мониторинга будет взаимодействовать с налоговиками

Практика показывает, что компании, которые перешли на налоговый мониторинг, стремятся предоставить инспекторам онлайн-доступ в продуктивную систему учета и к электронному хранилищу документов. Только так можно упростить процессы контроля со стороны налоговиков и уменьшить нагрузку компании.

Если компания выбирает этот способ обмена данными, надо быть готовым к тому, что придется обучать сотрудников инспекции работе в вашей учетной системе. Для этого нужно:
- описать функциональные возможности транзакций;
- составить инструкции пользователей по работе в учетной системе;
- быть готовыми консультировать инспектора при возникающих вопросах.

Для удобства взаимодействия компания может создать специальный программный продукт, в котором будут объединены сведения из множества источников данных в единое пространство. Такие программы называют витриной данных. В ней можно настроить интерфейс таким образом, чтобы весь поток данных был представлен в удобном, интуитивно понятном виде по установленной в РИВе иерархии. Для упрощения контроля можно настроить витрину данных так, чтобы инспектор мог перейти от агрегированных показателей отчетности к первичному документу.

Обязательной функцией витрины данных должна быть запросная система. С ее помощью налоговики будут запрашивать у компании документы и пояснения. Также в витрине данных должна быть справочная информация, которая поможет инспектору в работе. Например, справочники, инструкции, описание функциональных возможностей разделов витрины данных, методологические документы.

Налоговые регистры и декларации можно визуализировать так, чтобы были понятны результаты выполнения контрольных соотношений между документами. Важным разделом витрины данных должно стать отображение результатов выполнения процедур СВК.

Как прошел переход в «Северстали»

Проект налогового мониторинга компания реализовывала собственными силами. В его запуске участвовала команда профессионалов в области учета, аудита, ИТ-специалистов, дизайнеров и ИТ-архитекторов. Благодаря высокой вовлеченности в проект нам удалось подготовить документы за пять месяцев, а на создание витрины данных ушло еще шесть месяцев.

В 2020 году к режиму налогового мониторинга мы присоединили еще одну компанию, которая занимается добычей железной руды. Накопленный опыт по переходу в режим налогового мониторинга и разработка собственной методологии процесса позволили выполнить работу в комфортные сроки — быстрее, чем в первый раз.