Бухгалтерский аутсорсинг для крупных компаний

Аутсорсинг бухглатерии — это передача функций бухгалтерского и налогового учёта профессиональной сервисной компании с закреплением ответственности, сроков и уровня сервиса в договоре.

Северсталь – ЦЕС обеспечивает комплексное сопровождение бухгалтерского учёта: от обработки первичных документов до формирования и сдачи отчётности, взаимодействия с контролирующими органами и методологической поддержки. Клиент получает доступ к команде профильных специалистов, выстроенным процессам, автоматизации и контролю качества на каждом этапе.

При аутсорсинге вся ответственность за корректность учёта, соблюдение сроков и актуальность методологии ложится на исполнителя. Вы получаете прозрачную стоимость услуг, предсказуемый результат и возможность контролировать процесс через личный кабинет или назначенного менеджера проекта.

Северсталь – ЦЕС берет на сопровождение как весь комплекс бухгалтерского учёта и отчётности, так и отдельные участки в зависимости от потребностей клиента.

Основные направления работы:

• Обработка первичных документов — приём, проверка и систематизация входящих документов с контролем корректности оформления
• Ведение бухгалтерского и налогового учёта — отражение хозяйственных операций, расчёт налоговой базы, учёт основных средств и материальных ценностей
• Подготовка и сдача налоговой отчётности — формирование деклараций и расчётов в установленные сроки, взаимодействие с налоговыми органами
• Формирование финансовой отчётности по РСБУ и МСФО — подготовка баланса, отчёта о финансовых результатах и пояснений для управленческих и регуляторных целей
• Расчёт заработной платы и кадровое делопроизводство — начисление зарплаты, взносов, подготовка справок и отчётности по персоналу (опционально)
• Методологическое сопровождение — консультации по изменениям законодательства, оптимизация учётной политики

Формат взаимодействия и объём работ подбираются индивидуально с учётом структуры бизнеса и отраслевой специфики. Вы можете передать весь учёт или выбрать конкретные функции — от расчёта налогов до подготовки управленческой отчётности.

Мы обеспечиваем соблюдение сроков закрытия периода и качество данных за счёт выстроенных регламентов, автоматизации и многоуровневого контроля.

Процесс закрытия периода основан на согласованных SLA и показателях качества, регулярном мониторинге статуса работ, контрольных процедурах и дисциплине своевременного внесения данных в учётные системы. Это позволяет обеспечивать предсказуемые сроки закрытия и достоверность финансовой информации, а также вовремя предоставлять руководству финансовую информацию для обоснованного принятия решений.

В договоре фиксируем SLA и KPI, релевантные вашей модели сервиса: сроки обработки первичных документов, сроки закрытия периода, сроки подготовки и сдачи отчётности, показатели качества данных и полноты документооборота, а также регламенты взаимодействия и эскалации.

Северсталь – ЦЕС поддерживает удобные для клиента форматы работы с документами — как электронный, так и традиционный бумажный документооборот.

Электронный документооборот организован через интегрированную систему, встроенную в бизнес-процессы клиента и процессы Северсталь – ЦЕС. Мы используем единый интерфейс для работы клиента и наших специалистов, а при необходимости настраиваем правила маршрутизации, согласования, контроля статусов и хранения документов с учётом требований бизнеса, внутренних регламентов и законодательства.

Бумажный документооборот выстроен через фронт-офис: клиент предоставляет оригиналы документов в приёмный пункт, где они регистрируются, сканируются и добавляются в единую базу документов. После этого бумажные носители передаются на обработку специалистам Северсталь – ЦЕС, а электронные копии становятся доступны для оперативного контроля и работы. Это обеспечивает сохранность оригиналов, прозрачность движения документов и быстрый доступ к информации на любом этапе обработки.

Формат обмена документами согласовывается индивидуально и может комбинироваться в зависимости от специфики операций и предпочтений клиента.

Переход на бухгалтерский аутсорсинг в Северсталь – ЦЕС начинается с анализа текущей модели учёта и бизнес-процессов клиента. На этом этапе мы изучаем структуру компании, используемые учётные и ИТ-системы, объём и сложность документооборота, а также оцениваем уровень автоматизации и потенциальные риски.

По результатам анализа формируется каталог работ, определяется состав передаваемых функций, уровни сервиса (SLA, OLA), контрольные точки и целевая модель обслуживания. После согласования параметров сотрудничества утверждается поэтапный план перехода.

Далее настраиваются каналы взаимодействия, электронный документооборот, контрольные процедуры и ИТ-поддержка, при необходимости проводится тестирование процессов и параллельное ведение учёта. После стабилизации всех операций сервис переводится в промышленный режим, обеспечивая предсказуемые сроки, качество данных и прозрачность бухгалтерского учёта.

Учёт может вестись в учётной системе клиента с сохранением действующих регламентов и внутренних правил, или в наших системах, если по условиям сотрудничества такое подойдет больше. Мы работаем с SAP, 1С и другими системами.

Мы настраиваем работу с учётом требований бизнеса: поддерживаем регламенты сбора и обработки документов, правила отражения хозяйственных операций, контрольные процедуры и требования к отчётности. Такой подход обеспечивает прозрачность учёта, сопоставимость данных и соответствие требованиям законодательства, а также позволяет встроить сервис в существующую модель управления.

Один из наших ключевых принципов — обеспечение безопасности аутсорсинга и конфиденциальности всех данных клиента. «Северсталь — ЦЕС» прошла сертификацию в области информационной безопасности ISO 27001:2013 международной компанией DQS.

​Основные принципы работы с данными:

Безопасная передача данных и ограничение доступа: Используются стандарты шифрования при передаче данных. Только специалисты ЦЕС, работающие с клиентом, получают доступ к его данным. Выделенные рабочие зоны с ограничением доступа, политика чистых столов.

Защита на стороне клиента: ЦЕС в большинстве случаев выполняет операции в бизнес-системах клиента через удалённый доступ. Выделенные специалисты по защите данных определяют типы данных и методы их обработки.

Технологическая защита: Оборудование сетей с межсетевыми экранами и контролем доступа. Обязательное использование антивирусного ПО, автоматическая блокировка экрана, шифрование жёстких дисков.

Обучение персонала: Обязательные тренинги по безопасности для новых сотрудников и регулярное информирование проектных команд о мерах предосторожности.

Дополнительно усиливаем устойчивость через практики управления непрерывностью бизнеса (BCM): разрабатываем планы восстановления BCP/DRP для снижения рисков простоев и готовности к инцидентам

Финансовую ответственность за ведение бухгалтерской функции несёт исполнитель услуг — Северсталь — ЦЕС, в рамках согласованного периметра работ и установленных правил взаимодействия с заказчиком. Все условия финансовой ответственности фиксируются в договоре и определяют, что мы принимаем на себя риски, связанные с ошибками и недочётами, возникающими при оказании бухгалтерских услуг, при условии соблюдения согласованных процедур, регламентов и сроков предоставления информации со стороны клиента.

В первый год обычно достигаются измеримые эффекты: снижение операционных затрат и оптимизация численности финансовой функции, экономия бюджета, а также рост уровня обслуживания по SLA. Конкретные значения и целевые показатели закрепляем на старте проекта.

В Северсталь — ЦЕС контроль и управление рисками при оказании бухгалтерских услуг осуществляется через соблюдение согласованных SLA и OLA. В SLA фиксируются сроки, качество обработки данных и требования к отчетности, а в OLA — правила взаимодействия с внутренними подразделениями и процедуры эскалации. Все процессы выполняются в рамках согласованного периметра работ, что позволяет минимизировать ошибки и поддерживать прозрачность взаимодействия между заказчиком и нашей командой.

Контроль качества осуществляется через SLA и OLA — сроки, точность данных и правила взаимодействия с подразделениями. Для оценки удовлетворённости клиентов применяются NPS (Net Promoter Score — индекс лояльности клиента) и CSI (Customer Satisfaction Index — индекс удовлетворённости клиентов), что помогает улучшать процессы и повышать качество обслуживания.

В Северсталь — ЦЕС мы работаем с компаниями из разных отраслей и адаптируем наши услуги под специфику наших клиентов.

При обслуживании применяются признанные стандарты бухгалтерского и финансового учета, включая российские стандарты бухгалтерского учета (РСБУ) и международные стандарты (МСФО), где это необходимо. Мы также следуем лучшим практикам управления бизнес-процессами, что включает:

• прозрачные и документированные процедуры обработки данных;
• контроль точности и полноты финансовой информации;
• регулярные проверки и внутренний аудит процессов;
• сбор и анализ обратной связи от клиентов для постоянного улучшения качества обслуживания;
• внедрение современных IT-инструментов для автоматизации процессов и минимизации ошибок.

Такой подход позволяет обеспечить высокий уровень сервиса, соответствие нормативным требованиям и постоянное повышение эффективности обслуживания клиентов.