Аутсорсинг кадрового делопроизводства
Передайте кадровое делопроизводство на аутсорсинг Северсталь — ЦЕС, чтобы организовать слаженную надёжную систему учёта сотрудников — одного из наиболее значимых корпоративных ресурсов: обеспечим полный порядок в вашем кадровом учёте и соответствие локально-нормативной документации законодательным нормам, а также примем на себя возможные риски штрафных санкций за допущенные ошибки.
Аутсорсинг кадрового учета избавляет от рутины и помогает освободить время сотрудников на выполнение других функций. Делегирование части работы сторонним исполнителям оптимизирует процессы: устраняет недоработки в документах, автоматизирует работу, предотвращает финансовые и репутационные риски, восстанавливает учет и обеспечивает полное администрирование.
Перевод кадрового учета на аутсорсинг гарантирует бесперебойность работы во время отсутствия штатных сотрудников. Снижает нагрузку на отдел кадров при расширении, масштабировании компании.
В каких случаях
целесообразен аутсорсинг
данной функции
Ваш штат постоянно растёт, управлять им всё труднее, а документация и системы учёта становятся громоздкими
В коллективе часто возникают конфликты, текучесть кадров высока
Уволился или длительное время отсутствует по любым основаниям занимавшийся кадровым делопроизводством сотрудник
Выполнение отдельных видов работ требует привлечения нештатных сотрудников, их количество растёт, а потребность в них становится систематической • Вы нанимаете на работу иностранных граждан
Выросло количество регулярных командировок штатных сотрудников
Вы хотите оптимизировать расходы и сэкономить на этой достаточно рутинной, но трудоёмкой бизнес-функции
Состав услуги
Аудит операций и системы внутреннего контроля кадрового учета
Проверка состояния операций и системы внутреннего контроля кадровых процессов на отсутствие нарушений
Организационный менеджмент
Услуги по организационному менеджменту включают:
Проектирование организационной структуры
Управление всеми связанными с ведением штатного расписания процессами, включая его изменения
Разработку мотивационных программ, организацию рабочих мест и др.
Планирование и учёт рабочего времени
Услуги по планированию и учёту рабочего времени включают ведение:
Табеля учёта рабочего времени, а также графиков смен
Учёта сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни и отсутствий по любым основаниям
Кадровое администрирование
Услуги кадрового администрирования подразумевают передачу на аутсорсинг следующих функций:
Приём и оформление сотрудников на работу
Расторжение трудовых отношений
Оформление кадровых перемещений
Осуществление консультаций работников по правовым вопросам в рамках компетенции отдела кадров
Взаимодействие с профильными органами государственной власти — Социальным фондом России и др.
Восстановление или разработка документации, относящейся к работе с персоналом
Диагностика актуального состояния системы кадрового администрирования в компании и сервисов самообслуживания
Поддержка сервисов самообслуживания
Защита персональных данных
Сбор и хранение персональных данных и иной личной информации сотрудников осуществляются в строгом соответствии с нормами действующего законодательства
Что входит в состав услуги
Ведение кадрового делопроизводства на аутсорсинге включает следующие операции:
-
Разработку приказов, проектов трудовых договоров, локальных нормативных актов. Подбор персонала, составление штатного расписания, ведение табельного учета. Аудит кадровых документов, подготовку отчетности.
-
Оформление кадровой документации: оплата труда, больничные, командировочные, переводы, прием на работу, увольнение сотрудников. Создание архива личных дел, оформление справок и ведение трудовых книжек.
-
Ведение кадрового документооборота согласно ТК РФ. Коммуникация с трудовой инспекцией, военкоматами, представителями миграционной службы, биржи труда.
-
Консультационная поддержка персонала по вопросам трудового законодательства. Документальное урегулирование разногласий между работодателем и сотрудниками.
-
Корректировка документов в соответствии с изменениями в законодательстве. Восстановление утраченной кадровой документации. Проведение выборочного, частичного аудита с предоставлением рекомендаций по решению проблем.
Правильно организованный кадровый учет помогает избежать штрафов со стороны контролирующих органов, а также выстраивать нормальные трудовые отношения со штатными сотрудниками.
Важно! Для эффективного кадрового учета на аутсорсинге используют системы электронного документооборота. Цифровой формат упрощает процесс ведения документации, позволяет контролировать корректность заполнения, а при необходимости — быстро устранять недочеты.
Этапы внедрения
Проведём обследование процессов, передаваемых на аутсорсинг, составим их каталог, оценим зрелость и подпишем рамочный договор
Бизнес-эффекты
от перевода функции
на аутсорсинг
~ 25%
снижение операционных затрат
~ 30%
сокращение численности сотрудников финансовой функции
~ 35%
экономия бюджета
~ 10%
рост SLA в течение первого же года обслуживания
3 года
средний срок окупаемости проекта
Когда пора передать учет на аутсорсинг
Кадровые услуги на аутсорсинге востребованы как у крупных, так и у небольших компаний. Зачастую такие задачи передают на сторону в следующих случаях:
-
У штатных сотрудников нет соответствующего опыта, компетенций для успешного выполнения поставленных задач. Такие ситуации возникают при разработке нетиповых документов, касающихся оформления иностранцев, составлении графиков с нестандартными формами оплаты труда.
-
У компании не хватает ресурсов, чтобы справляться с большим объемом кадрового документооборота.
-
Действующие кадровые работники не успевают решать все вопросы из-за высокой нагрузки, постоянной текучки кадров, часто меняющихся условий труда.
-
Компания хочет оптимизировать затраты на содержание кадровой службы из-за структуризации, а также повысить эффективность и точность учета, быстрее адаптироваться к обновленным требованиям законодательства.
Аутсорсинг актуален для недавно появившихся компаний, где кадровый и бухгалтерский учет не до конца отлажен. Сторонним специалистам передают как часть дел, так и целые блоки — все зависит от интересов и поставленных целей.
Специалисты аутсорсинговой компании берут на себя рабочие задачи и делают так, чтобы кадровый учет полностью соответствовал требованиям российского законодательства. Для сохранности персональных данных сотрудников в договор на оказание аутсорсинговых услуг обязательно включают пункт о конфиденциальности, а также составляют письменное соглашение с исполнителями о неразглашении.
Преимущества работы с Северсталь – ЦЕС
Мы осуществляем свыше 400 контрольных процедур по процессам и обеспечиваем занесение 99,99% данных в бухгалтерскую систему в срок
Средний уровень удовлетворённости внутренних клиентов услуги — 97%, коэффициент лояльности — более 85%
Один из самых высоких на рынке показателей SLA и ежемесячная отчётность по согласованным показателям
Создание на этапе предварительной проработки проекта карты рисков для выявления «узких мест» в системах учёта и профилактики ошибок
Мы обеспечиваем безопасную передачу данных по закрытым информационным каналам, конфиденциальность вашей корпоративной информации и данных ваших сотрудников
Проектные команды Северсталь — ЦЕС находятся в тесном контакте с клиентами, оперативно отвечают на запросы и гибко реагируют на изменения
Принимаем на себя все связанные с финансовой ответственностью риски
Широкая продуктовая линейка для автоматизации и упрощения процессов позволяет внедрять комплексные IT-решения или решать точечные задачи
Выгоды аутсорсинга кадрового учета
Почему выгодно передавать кадровое администрирование на аутсорс:
-
Возможность привлечения к работе сразу нескольких специалистов: юристов, кадровиков, бухгалтеров по расчету зарплаты, методологов.
-
Организация кадрового делопроизводства с нуля — оформление документации, внедрение системы ЭДО, полное сопровождение на всех этапах.
-
Минимизация рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации.
-
Снижение издержек на оплату труда штатных специалистов. Доступ к специализированным знаниям и цифровым технологиям.
-
Освобождение внутренних ресурсов компании для выполнения более важных задач.
-
Защита от штрафов из-за ошибок в оформлении кадровых документов.
Кадровые услуги на аутсорсинге — гарантия соблюдения норм действующего ТК РФ, профильные консультации и профессиональный подход к рабочим вопросам. Сотрудничество с «Северсталь — ЦЕС» выстроено максимально прозрачно: специалисты остаются на связи и оперативно решают все возникающие вопросы в рамках кадрового администрирования.
Узнать стоимость
своего проекта
Другие услуги
