Аутсорсинг закупок

Предприятия, занимающиеся торговлей, обязательно должны содержать в своем штате сотрудников, отвечающих за закупки. В крупных компаниях эту функцию выполняет целый отдел, а в небольших, как правило, обязанность возлагается на одного специалиста.

Какие услуги входят в аутсорсинг закупок?

  1. Администрирование данных и нормативно-справочной информации по закупкам.

Аутсорсинговая компания берет на себя обязанности по изучению потребностей предприятия в материалах, проводит анализ цен на рынке поставщиков, составляет план закупок с учетом складских расходов.

  1. Проведение конкурсов.

Аутсорсер организует различные мероприятия и выставки для изучения рынка поставщиков. Он может проводить конкурсы среди компаний, которые могут поставлять продукцию.

  1. Определение победителя, подготовка протокола конкурса.

Аутсорсинговая компания занимается выбором победителя среди поставщиков для дальнейшего плодотворного сотрудничества. Она берет за себя задачи по подготовке протокола конкурса и других необходимых документов.

  1. Подготовка оферты, контракта/спецификации.

Обращаясь в компанию-аутсорсер, вы передаете все обязанности по заключению контрактов с поставщиками и контроль их исполнения сторонней организации. Всей документацией займется специальный сотрудник.

  1. Формирование реестра оплат.

Аутсорсинговая компания ежедневно формирует реестр по принятым за день платежам, в котором указывается дата и время оплаты, сумма операции, данные о плательщике и организации.

  1. Контроль поставки, оплаты, рекламаций и возвратов.

Аутсорсер берет на себя обязанности по приему поступивших материалов, контролю их качества, приему платежей и работе с возвратами.



Обязанности отдела снабжения

Основная обязанность – поддерживать достаточный запас ресурсов в организации. Сотрудники определяют, сколько нужно заказать материалов и в какой срок. Они отвечают за хранение на складе и выдачу ресурсов. Отдел закупок обязан контролировать расход материалов: они должны использоваться только по назначению и расходоваться только в интересах компании.

Основные обязанности отдела снабжения:

  • изучение потребностей предприятия в материалах;
  • поиск поставщиков для сотрудничества, анализа цен;
  • выбор самого выгодного варианта транспортировки;
  • оптимизация запасов с учетом складских расходов;
  • формирование номенклатуры ресурсов;
  • планирование поставок продукции на месяц, квартал, год;
  • участие в мероприятиях и выставках для изучения рынка поставщиков;
  • выбор партнеров для доставки материалов;
  • заключение договоров на поставку и контроль их исполнения;
  • приемка поступивших ресурсов в соответствии с законодательством;
  • грамотное размещение ресурсов на складе;
  • контроль расхода материалов;
  • проявление инициатив по замене ресурсов на более бюджетные без потери качества.

Для повышения эффективности работы, оптимизации расходов и сокращения издержек функции отдела снабжения передают на аутсорсинг. Это услуга, которая заключается в передачи определенных видов деятельности сторонней компании по договору.

Основные цели аутсорсинга закупок

  • снижение расходов;
  • снижение издержек по процессу;
  • освобождение времени сотрудников для выполнения более важных операций;
  • повышение качества закупаемых материалов;
  • повышение качества процесса закупок.

Аутсорсинг закупок: этапы

  1. Оценка вариантов аутсорсинга. Необходимо оценить затраты на проведение закупок своими силами и обращение к услугам сторонней компании. Проанализируйте экономическое обоснование целесообразности аутсорсинга. Решение должно принимать руководство организации.
  2. Определение модели аутсорсинга. Определите цели, роли, обязанности, а также описание процесса закупок.
  3. Передача процесса закупок аутсорсинговой компании. Заказчик должен предоставить все данные о поставках, материалах.
  4. Ведение постоянного контроля работы аутсорсинговой компании.

Преимущества от перехода на аутсорсинг:

Фокус на клиента
Аутсорсинг сквозных бизнес-процессов
Экспертиза и профессионализм
Фокус на задачах добавляющих стоимость
Партнёрские отношения с клиентом
Технологические решения

Как выбрать аутсорсинговую компанию?

Обращайте внимание на следующие характеристики:

  • Опыт. Посмотрите существующие проекты компании, ее специализацию, отзывы клиентов.
  • Статистика участия в закупках материалов. Профессионального специалиста можно оценить по количеству услуг, которые он уже оказал. Обратите внимание на процент успешных и неудачных сделок.
  • Обещания. С осторожностью относитесь к организациям, которые гарантируют безупречный результат и обещают вернуть деньги в случае неудачи. Результат закупок зависит от многих факторов.
  • Стоимость услуг. Оцените, будет ли вам выгодно работать с данной компанией.
  • Сроки действия договора. Если вы сомневаетесь в сотрудничестве с компанией, попросите провести тестовый период или подписать соглашение на 1–2 месяца работы.
  • Отзывы клиентов. На наличие отзывов рекомендуется изучать не только официальный сайт компании-аутсорсера, но и другие независимые источники, чтобы получить всю картину.

Услуги аутсорсинга в Северсталь ЦЕС

Мы много лет занимаемся аутсорсингом в компаниях, работающих в различных отраслях. Вы можете ознакомиться с нашим опытом, клиентскими отзывами и принципами.

По всем вопросам обращайтесь по телефону к нашим менеджерам.