Обработка первичной документации по закупкам на аутсорсинге

Документация по закупкам – это пакет документов, который содержит информацию о закупочных материалах, порядке проведения процедуры, обязанностях обеих сторон в ее процессе. Аутсорсинговая компания берет на себя обязанности по обработке первичной документации, касающейся вопросов закупок.

Согласно законодательству РФ, открытые операции по закупкам позволяют любому желающему посмотреть закупочные бумаги в интернете на портале. Пользователь может пройти регистрацию и бесплатно скачать документы. В связи с этим закупочная документация должна соответствовать следующим требованиям:

  • Быть простой и понятной всем сотрудникам, вне зависимости от уровня квалификации и опыта работы.
  • Должна оформляться в русскоязычном формате и содержать общепринятые термины. Если употребляется специальная терминология из той или иной области, необходимо сослаться на авторитетные ресурсы.

Компания в цифрах

15 млн. +

Ежегодное количество транзакций, обработанных ЦЕС

80 тыс. +

Численность сотрудников обслуживаемых предприятий

600 +

Численность сотрудников ЦЕС

800 тыс. +

Ежегодное количество расчетных листов, обработанных ЦЕС

160 тыс. +

Ежегодное количество телефонных звонков, обработанных ЦЕС

500 тыс. +

Ежегодное количество обращений к сервисам самообслуживания, обработанных ЦЕС

18 тыс. +

Ежегодное количество отчетов, обработанных ЦЕС

Какие закупочные документы должны размещаться на Главном портале?

  • Положение о закупке (в течение 15 дней после согласования).
  • Изменения в Положении (в течение 15 дней после согласования).
  • План закупки услуг, товаров и иных продуктов на срок не менее, чем на 12 месяцев.
  • План закупки медицинских препаратов, инновационных продуктов, высоких технологий (на срок от 5 до 7 лет).

Какие закупочные документы не должны размещаться на Главном портале?

  • Сведения о закупке товаров стоимостью менее 100 000 рублей и, если его выручка за год составляет более 5 млрд рублей – 500 000.
  • Информация, которая содержит государственную тайну.

Первичные документы по закупкам

При осуществлении закупки первым оформляется извещение о закупке, которое должно содержать:

  • Способ закупки (аукцион или любой другой предусмотренный законом способом).
  • Название, место положения, почтовый адрес, e-mail адрес, контактные данные заказчика.
  • Предмет договора, который должен содержать количество закупаемого продукта, объем выполняемых работ или услуг.
  • Место отправки товара, выполнения работы или оказания услуги.
  • Время, место и порядок предоставления документов о закупке. Размер и порядок внесения оплаты.
  • Время и место рассмотрения предложений участников процесса закупки.

Заказчик может самостоятельно указать любые дополнительные сведения по своему желанию.

Также в состав закупочной документации входят следующие бумаги:

  • Информационная карта – документ, который содержит все требования относительно закупки и их конкретизацию.
  • Техническое задание – бумага, которая содержит конкурентные показатели о поставляемой продукции. Заказчик должен приложить к ТЗ инструкцию с расшифровкой указанных символов.
  • Проект контракта – «макет» будущего контракта, изучив который заказчик понимает, сможет ли он выполнить все условия договора. И если ответ положительный, контракт подписывается.

Сотрудники компании «Северсталь ЦЕС» возьмут на себя обязанности по работе с закупочной документацией. Мы займемся ее оформлением, размещением на портале и другой обработкой. Ваши работники смогут освободиться для выполнения более важных задач.