Автоматизация претензионной работы по просрочкам поставок

Последствия несоблюдения условий соглашения о поставках неблагоприятны для обеих сторон договора. Поставщик не получает оплату за доставленный товар, а покупатель остается недовольным качеством и вынужден сделать повторный заказ. Взаимное недовольство обычно регулируется при помощи претензионной работы, чтобы не допустить судебного разбирательства.

Как организовать претензионную работу по просрочкам поставок?

Необходимо начать со статистики. После сбора данных нужно ответить на следующие вопросы:

  • Сколько претензий выявляется за конкретный период времени?
  • Характер претензий и в какие моменты они выявляются?
  • Какую долю составляет сумма претензионных товаров в общем обороте закупок?
  • Какие и сколько ресурсов расходуется на решение каждого претензионного вопроса?
  • Какой процент компенсации выплачивается и как скоро?
  • Есть ли закрепление ответственности за специалистами?

Компания в цифрах

15 млн. +

Ежегодное количество транзакций, обработанных ЦЕС

80 тыс. +

Численность сотрудников обслуживаемых предприятий

600 +

Численность сотрудников ЦЕС

800 тыс. +

Ежегодное количество расчетных листов, обработанных ЦЕС

160 тыс. +

Ежегодное количество телефонных звонков, обработанных ЦЕС

500 тыс. +

Ежегодное количество обращений к сервисам самообслуживания, обработанных ЦЕС

18 тыс. +

Ежегодное количество отчетов, обработанных ЦЕС

Рассчитайте время специалистов по закупкам, которые занимаются претензионной работой; посчитайте, какая доля фонда оплаты труда уходит на оплату их услуг. Закупщики тратят много времени на решение вопросов, связанных с претензиями. Чтобы освободить своих сотрудников от рутинных операций для выполнения более важных задач, рекомендуется автоматизировать претензионную работу.

Автоматизация претензионной работы

Автоматизация работы с претензиями позволяет сделать компанию более эффективной и производительной. Юрист получает заявление, затем по номеру договора находит все связанные с ним документы, официальную переписку и другие материалы из систем 1С, CRM, ERP. Исходя из полученной информации, специалист делает вывод о перспективах судебного разбирательства и принимает решение об урегулировании вопросов до суда.

Какой должна быть система автоматизации претензионной работы?

  • Система не должна дублировать функции уже существующих программ.
  • Система должна стать надежным инструментом, позволяющим выигрывать дела по вопросам претензий, сохранять и увеличивать прибыль компании.
  • Программа должна быть доступной для пользователей не только с офисного рабочего места, но и в дистанционном формате.
  • Очень важна безопасность. Данные, которые находятся в системе, строго конфиденциальны, поэтому система должна быть снабжена механизмами для обеспечения их сохранения и защиты от незаконного доступа.
  • Должна быть возможность перенести в систему всю необходимую информацию или использовать заранее разработанные в организации шаблоны.

Автоматизация претензионной работы может также заключаться в передаче всех функций одному специалисту из сторонней организации. Сотрудник берет на себя все заботы по претензиям, и больше не выполняет никаких других задач. Это повышает эффективность и производительность труда на предприятии.

Благодаря автоматизации, все документы сохраняются в одной программе и доступны для будущей претензионной работы. В результате шанс выиграть дело и вернуть денежные средства значительно повышается.